İK’cıların KVKK konusunda dikkat etmesi gerekenler

7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, insan kaynakları süreçlerinde şirketleri çeşitli yükümlülükleri yerine getirmeyi zorunlu kılıyor ve KVKK insan kaynakları birimi için büyük önem taşıyor. Bu yazımızda insan kaynakları biriminin KVKK konusunda dikkat etmesi gerekenleri derledik.

İnsan kaynakları süreçlerinde verimliliğin yakalanması KVKK ile ilgili doğru adımların atılmasıyla mümkün olabiliyor. Bu noktada özgeçmiş kabulünden istihdama kadar her aşamada KVKK’ya uygun olarak emin adımlarla ilerlemek gerekiyor.

Adaylık süreçlerinde veri güvenliği

KVKK’nın insan kaynakları için önemi adayların iş başvurusu süreciyle ortaya çıkıyor. Adaylık süreçlerinde adayın hangi kişisel verilerini iletmesi gerektiğini belirleyin ve başvuru formu dışında kişisel veri barındıran özgeçmişi kabul etmeyin. Aday başvuru formlarını, başvurulan pozisyon doğrultusunda düzenleyerek pozisyonun gerektirmediği kişisel verileri işleme zorunluluğunun önüne geçebilirsiniz. 

Başvuru formlarında veri işleme faaliyetiniz ile ilgili olarak bilgilendirin. Adayın sahip olduğu hakları belirtip açık rızasını alırken açık rızasını geri alma hakkı olduğunu da bildirin. Başvuru formlarını ofis kazası veya siber saldırıya karşı korunaklı bir alanda saklayın. Adayın başvurusunun olumsuz olması durumunda kişisel veriyi imha edin.

İstihdam sürecinde şeffaf olun

Çalışanları kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı, hangi yöntem ile toplanacağı ve çalışanın sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmek önem taşıyor. Çalışana ait kişisel verilerin iş ilişkisi dışında kullanılmasının şirket açısından hukuki sorumluluk doğurabileceğini göz önünde bulundurun. Hangi çalışanın hangi kişisel veriye temas edebileceğini belirleyin. 

KVKK konusunda periyodik aralıklarla farkındalık eğitimleri düzenleyebilirsiniz. Kamera sistemlerini çalışanın özel hayatına müdahale etmeyecek şekilde düzenleyin. Çalışanın mesai ve giriş-çıkış kontrolü genellikle parmak izi okuyucu cihaz ile yapılıyor. KVKK çerçevesinde temel hak ve özgürlüklere zarar vermeyen başka alternatiflerle kontrol sağlayabilirsiniz.

Yasal süre geçtiğinde verileri imha edin

KVKK ile ilgili insan kaynakları süreçlerinde hangi kayıtları ne kadar süre ile muhafaza etmeniz gerektiğini bilmelisiniz. Mevcut sebeplerin ortadan kalkması veya yasal sürenin dolmasıyla birlikte kişisel verileri imha edin.

Kişisel veri envanteri oluşturun

Kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek kişisel veri işleme envanteri oluşturun. Şirket içinde ve dışında imzalanan sözleşmelerde “kişisel verilerin korunmasına ilişkin hükümler”e mutlaka yer verin. 

İnnova ile daha verimli ve hatasız İK süreci

Dünyadaki en büyük bulut platformlarından biri olan SAP SuccessFactors ile insan kaynağınızı daha verimli ve hatasız biçimde yönetebilirsiniz. Odaklanma, şeffaflık ve hesap verilebilirlik kriterlerini başarıyla yerine getir SAP SuccessFactors, güvenlikte sektör standartlarından fazlasını sunuyor. Özlük yönetiminden, çalışan taleplerine kadar tüm süreçleri SAP SuccessFactors ile dijital ortamda yöneterek zamandan ve nakitten tasarruf edebilirsiniz.