Çalışma hayatında Japonların 5S taktiği

Hemen her alanda kendilerine özgü uygulamaları bulunan Japonlar, disiplin ve istikrarı harmanladıkları çalışma düzeninde verimliliği artırmak için 5S taktiği kullanıyor. Çalışma sahasında tertip, düzen ve temizlik olarak ifade edilen bu toplam kalite tekniği, global çapta popülerlik kazanıyor. Blog yazımızda girişimlerin başarılı olmasında etkili olan Japon 5S taktiği hakkında bilinmesi gerekenleri paylaşıyoruz.

“Yaşam boyu iş” prensibini benimseyen Japonların, 1960’lı yılların başında uygulamaya başladıkları 5S taktiği, uygulama öncesinde uzun uzun hazırlıklar yapılmasını gerektirmediği gibi pratik şekilde uygulanabiliyor. Japon eğitim kurumlarının müfredatına dâhil ettiği 5S taktiği, temel olarak yaşam kalitesini artırma amacı taşıdığından çalışma ortamının dışında da uygulanabiliyor. Huzuru ve verimliliği artırmasıyla bilinen Japon 5S taktiği, Türkiye’deki bazı şirketler tarafından da uygulanıyor.

Japonların 5S kuralı nedir, nasıl uygulanır?

Japonların 5S metodu; Seiri (ayıklama), Seiton (düzenleme), Seiso (temizlik), Seiketsu (süreklilik) ve Shitsuke (disiplin) kelimelerinin baş harflerinin bir arada ifade edilmesi nedeniyle 5S olarak adlandırılıyor. 5S kuralı; düzensizlik, temizlik eksikliği ve standartsızlık yüzünden oluşan kayıpları ortadan kaldırarak verimli bir çalışma ortamı yaratma amacı taşıyor. 

{module|IlgiliYazilar}

5S Japon çalışma sistemi 7 temel israfın ne olduğunu anlamakla başlıyor. 7 temel israf; hatalı üretim, fazla üretim, fazla stok, bekleme, gereksiz işler, gereksiz taşıma ve gereksiz hareketler olarak sıralanıyor. 5 ana prensibe dayanan Japon 5S taktiği ile tüm bu detaylara odaklanarak iyileştirme çalışmaları yapılıyor. 5S kuralı, şu adımlardan oluşuyor:

Seiri: 5S metodunun ilk halkası olan Seiri, çalışma alanındaki gereksiz malzemelerin çalışma ortamından uzaklaştırılıp kullanım sıklıklarına göre sınıflandırılmasına dayanıyor. Bu ilk adımın iyi yapılması diğer adımların etkili olması açısından önem taşıyor.

Seiton: 5S adımları arasındaki ikinci adım seiton; yani düzenleme, aranan malzemelere 30 saniye içerisinde ulaşmayı sağlayarak ihtiyaç duyulan malzemelerin kullanılmasını kolaylaştırmayı amaçlıyor. Sınıflandırmada kullanılan malzemeler etiketlendiriliyor, dolaplar ve dolap rafları numaralandırılıyor. Yönlendirme ve ikaz çizgileri ile eşyaların konumu belirleniyor. Bu sayede düzensizliğin neden olduğu yorgunluğun güvensiz çalışma ortamı yaratmasının önüne geçiliyor.

Seiso: Çalışma ortamının yeterince temiz olmamasından kaynaklanan psikososyal riskin azaltılması ve olası sağlık problemlerinin önüne geçilmesi amacını taşıyan bu adımda temizlenecek yerler ve sorumlular belirlenip temizlik ve bakım yöntemleri listeleniyor ve temizlik işlemi gerçekleştiriliyor. Bir başka ifadeyle çalışma ortamı her türlü tozdan ve kirden arındırılıyor.

Seiketsu: İlk üç adımın etkili yürütülmesini sağlamaya dayanan süreklilik adımında şu soruların yanıtlanması gerekiyor: 

Kaybolan veya yerine konmamış malzemeler kolayca tespit edilebiliyor mu?

Çalışma ortamında fazla ya da eksik malzeme var mı?

Her şey düzenli ve temiz mi?

Standartlaşmayı tam anlamıyla sağlayarak geriye dönüşü engellenmek renkler, işaretler, etiketler ve yazılar için standart oluşturmakla mümkün oluyor.

Shitsuke: Diğer 4 adımı birbirine bağlayan disiplin adımında yeni kuralların herkes için bir alışkanlık haline gelmesi sağlanıyor. 

Güçlü bir kalite tekniği olarak görülen Japon 5S taktiğinin uygulanabilmesi için üst yönetimin izninin sağlanması, başarılı takım çalışması için sinerji oluşturulması, eğitim ve gelişim için kaynak ayrılması, hedeflerin ortaya konmasını sağlamaya yönelik işyeri incelemesi/taraması yapılması ve iyileştirme sürecinin başlatılması gerekiyor. 5S sürecinin bir metot olmasının yanı sıra çalışanların isteklerinden kaynaklanan doğal davranışların yansıması olarak uygulanabilmesi için aşağıdaki tekniklerden yararlanılabiliyor:

Afiş, slogan, rozet ve 5S bülteni gibi halkla ilişkiler çalışmaları 

Fikir üretme yarışı, 5S günü (ayda bir gün, bir saat), çalışanların standart fotoğraflarının çekilmesi gibi iyileştirme çalışmaları

Üst düzey yönetici ziyaretleri ve ödül sistemiyle değerlendirme

5S sisteminin faydaları

Endüstriyel üretimde yalın üretim metodunun vazgeçilmez bir adımı haline gelmiş olan Japon 5S taktiği, çalışanların yaratıcılıklarını sergilemelerine ve bakış açılarını genişletmelerine olanak sağlıyor. Keyifle çalışılan ortam yaratılması katılımın ve paylaşımın artmasına ve zaman yönetiminin etkin şekilde yapılabilmesine katkıda bulunuyor.

{module|IlgiliYazi}

5S tekniği ile çalışma alanında neye ihtiyaç olduğunun tanımlanması ve malzemelerin nerede olması gerektiğine karar verilmesi sayesinde en verimli çalışma ortamı oluşturuluyor. Organize, düzenli ve temiz bir iş ortamı sağlayan bu sistem, iş güvenliği açısından da önem taşıyor. Grup odaklı bir faaliyet olarak uygulanan metot, hata oranının azalmasını, maliyetin düşmesini ve iş kazalarının önlenmesini sağlıyor. Böylece işletmeye rekabet gücü kazandırıyor.

SAP İş Zekası (SAP BI) ile işinize yetenek ve başarı kazandırın

SAP İş Zekâsı (Business Intelligence) sayesinde doğru verinin en hızlı ve doğru biçimde değerlendirilmesiyle potansiyel değerleri keşfederek basit optimizasyonların çok ötesine geçmeniz için gerekli deneyimi yakalayabilirsiniz. SAP’nin yeteneklerinin İnnova’nın deneyimiyle harmanlandığı SAP İş Zekası (SAP BI) çözümleri çalışanların iş süreçlerinde kaybolmasını engellerken tahminsel analiz ve performans yönetimi gibi temel verimlilik odaklı iş süreçleri için de sağlam temeller atılmasını sağlıyor.

Tahminlere bel bağlamamak, hızlı yanıt almak, raporları ve verileri her an her yerden erişilebilir hale getirmek, müşteri eğilimlerini en iyi şekilde değerlendirerek karlılığı artırmak, anlık müdahalelerin sonuçlarını görebilmek, en verimli organizasyonel yapı ve iş prosedürlerine sahip olmak, çevik müdahalelerde bulunarak hızlı karar vermek ve geleceğinizi şekillendirmek SAP İş Zekası (SAP BI) ile mümkün oluyor.