Saha teknisyenlerinin kış aylarında karşılaştığı 3 temel sorun

Yeni yılın yaklaştığı şu günlerde herkesi yeni bir yıla girmenin heyecanı sarmışken, soğuk ve yağışlı geçen bu dönem hepimiz için aynı derecede mutluluk verici olmayabilir… En azından, müşterilerine en hızlı yoldan hizmet taşımaya çalışan işletmeler ve onların saha operasyon ekiplerinin kış aylarını sizin kadar sevmediğine emin olabilirsiniz.

Peki, nedir saha teknisyenlerinin kış aylarında karşılaştığı bu ek sorunlar?

Sorun 1: Tatiller

Saha ekipleriniz de, herkes gibi yılbaşını ailesi ile ve sevdikleri ile birlikte geçirmek istiyor olabilir… Okulların kapalı olduğu Şubat tatili ve kış aylarına rastlayacak bayram günlerini de düşünürsek; her yıl personelinizin ailesi ile birlikte geçirebileceği ortalama 20-25 iş gününden bahsedebiliriz.

Sahada yapılması gereken işler, müşterilerin taleplerini yerine getirmek için açılmış iş emirleri ve sadık kalınması gereken SLA’ler olduğu sürece; İnsan Kaynakları biriminizin yıllık izin taleplerini planlı bir şekilde karşılaması olanaksız hale gelecektir.

Çözüm – İzinli olanları kaydedin ve iş yoğunluğunu tahmin etmeye çalışın

Saha personelinin bir kısmı tatile çıkarken, doğal olarak diğerleri işleri aksatmadan sürdürebilmek için görevinin başında olacaktır. Tatile çıkan personelin tam olarak hangi gün izne ayrılacağı ve izinden hangi gün döneceğini sisteme girmeniz, bu dönemde fiziken sahip olmadığınız bir kaynağa görev ataması yapılmaması için şarttır. ARENA veya benzeri bir saha servis yönetimi uygulaması kullanıyorsanız, personelin görev atamalarını ve randevularını zaten bu uygulamanız sizin için takip edecektir. Böylelikle personelinize görev ataması yaparken, izinde olan personeli görevlendirmediğinizden emin olabilirsiniz.

Personelinizin ne kadarına izin vereceğiniz ve geriye ne kadar işgücü ayırmanız gerektiğine dair bir veriye de ihtiyaç duyabilirsiniz. Bunun için önceki yıllarda tatil dönemlerinde müşterilerinizden ne kadar çağrı aldığınızı inceleyerek, yaklaşan tatil döneminde karşılaşacağınız iş yüküne dair tahmin yürütebilirsiniz. Ve bir “tahmin” yürüteceğiniz için, büyük olasılıkla gerçekleşecek iş yükü; beklentinizin üzerinde veya altında gerçekleşecektir. Fakat zamanla biriken ölçümler, her geçen yıl daha isabetli tahminler yürütmenizde size yardımcı olacaktır.

Sorun 2: Hastalıklar

Tatilleri, hiç olmazsa önceden öngörebilirsiniz. Ama hastalık ve diğer zorunlu izinlerin böyle bir özelliği maalesef bulunmuyor. Özellikle kış aylarında, solunum yolu hastalıklarının ülkemizde %30’a kadar artış kaydedebileceğini bilmenizde yarar var. Personelin plansız bir şekilde birkaç gün işe gelememesi, sıkışık takvim dönemlerinde sizi çok zor durumda bırakabilir. Ayrıca böyle bir durumda, hastalanmış personelin üzerindeki işlerin, başka personele kaydırılarak yeniden görevlendirmelerin yapılması da acil olarak halledilmesi gereken ayrı bir iş yükü oluşturacaktır.

Çözüm – Akıllı ajanda ve randevu yönetimi

Bazı durumlarda müşterinize başka bir gün için randevu verme imkanınız olabilir ve bu sizi rahatlatacaktır. Ama genellikle müşteri nezdinde itibar kaybına sebep olabileceği için, müşteriyi arayıp randevuyu ötelemek çok tercih edilen bir çözüm olmayacaktır. Çok daha iyi bir çözüm ise, hastalanan personelinizin alternatifi, yedeği olabilecek başka bir personelin görevlendirilmesi olacaktır. Böylece müşteriyi rahatsız etmeden, bu sorunu çözmüş olursunuz.

Bir anda uygun ekip listenizden yok olan bir personel yerine, alternatif bir personelin görevlendirilmesinin otomatik olarak yapılabilmesi; şüphesiz ideal senaryo olacaktır. ARENA’nın Akıllı Ajanda ve Randevu Yönetimi özelliği sayesinde, planlanmamış personel eksilmeleri kolaylıkla çözülebilir. Eksilen kaynağınızı sistemde işaretlediğinizde, bu kaynağın üzerindeki iş yükü otomatik olarak listelenir ve randevuların aksamaması için yeniden görevlendirmenin yapılması konusunda alternatif çözümler üretebilirsiniz.

Sorun 3: Zorlu hava koşulları

Kış aylarında hava şartlarının ağırlaşması, saha hizmetlerinde ciddi aksaklıklara yol açabilir. Kablolama faaliyetleri için yollarda kazı yapan ya da binalarda dış cephe ve çatı bakımı ile ilgili hizmetler sunan ekipleriniz olduğunu düşünelim. Kış aylarında yağmur, kar, fırtına, dondurucu soğuklar, yollarda çamur ve su birikintileri oluşması gibi mevsimsel zorluklar, personelinizin çalışmasını güçleştirecektir. Aynı zamanda, hava şartlarının ağırlaştığı kış günlerinde, müşterilerinizin aldığı hizmetlerde de daha fazla kesintiyle karşılaşmanız ve iş yükünüzün katlanarak çoğalması olağandır.

Çözüm – Analiz edin, planlayın ve işlerin yolunda gitmesini umun

Ne yazık ki sorunun kaynağı hava durumu olunca, çözüm üretmek için elimizden gelen pek bir şey yok. (Belki daha da kötüye gitmemesini umabiliriz :) Bununla birlikte, havaların kötüye gitmesi durumunda nelerle karşılaşacağınızı ve nasıl çözüm üretmeniz gerektiğine dair planlama yapabilirsiniz.

Geçmiş verilerinizi incelemek bu konuda da size yardımcı olacaktır. Böylelikle, geçmişte karşılaştığınız hava koşullarına göre önümüzdeki dönemde, ağır hava şartlarında müşteri talebi hakkında öngörülerde bulunabilirsiniz. Ayrıca, geçmişte bu tür zorlu hava şartlarında SLA sürelerine ne kadar uyabildiğinize bakarak, taleplere ne ölçüde yetişebileceğinizi de kestirebilirsiniz. Uzun dönemli mevsimsel hava tahminlerini de değerlendirmenize dahil edebilirsiniz. Bu üç alandaki bilgiyi birleştirerek yorumlayabilir, hangi hava koşulunda ne ölçüde kesintisiz hizmet verebileceğinizi ve ne kadar personele ihtiyacınız olacağını öngörebilirsiniz.

Bunlar, saha hizmetleri yönetimine ihtiyaç duyan iş kollarının kış aylarında karşılaşabileceği tipik sorunların bazıları. Sahada hizmet veriyorsanız, kış aylarında ortaya çıkan güçlüklerin dışında afetler, acil durumlar, farklı sahalarda çalışmanın getirdiği sıkıntılar gibi daha pek çok güçlükle başa çıkmanız gerekecektir elbette.

Üzerinde durmaya çalıştığımız önerilerimizi özetlemek gerekirse;

Etkili bir planlama yapmak için geçmiş verilerinizin analizini yapmanız önemlidir.

Personelin çalışma ve izin dönemlerini, çalışamadığı dönemleri de takip edebildiğiniz bir saha hizmetleri yönetim uygulaması kullanmanız, aksiliklerle karşılaştığınız durumlarda mevcut görevleri anlık olarak çözebilmenize yardımcı olacaktır.

Saha hizmetlerinin yönetimini tek bir uygulama yerine birden fazla uygulama, defterler, tablolar ile çözmeyi tercih ediyorsanız; zorlu şartlarda ve acil durumlarda önemli güçlüklerle karşılaşabilir, istenmeyen aksaklıklarla yüz yüze gelebilirsiniz.

Ve en önemlisi: Her şeyi planlayamazsınız. Biraz da şansa ihtiyacınız olduğunu unutmamak gerek!

İnnova’nın saha hizmetleri yönetim uygulaması ARENA ile henüz tanışmadıysanız, sitemizdeki bilgileri inceleyebilir, dilerseniz bizimle irtibata geçerek size yerinizde tanıtım yapmamız için randevu alabilirsiniz.

Bol güneşli, güzel günler dileriz!