RPA kurarken dikkat etmeniz gereken 7 konu

Merkezinde verinin bulunduğu modern iş süreçlerinde uzun vakitler alan ve tekrarlayan görevlerle sıklıkla karşılaşılıyor. Genellikle yaratıcılık kullanmanın gerekmediği bu rutin görevler uzun vadede çalışanlar için yıpratıcı olabiliyor. Verimliliği artırarak iş süreçlerinden en yüksek faydayı elde etmek isteyen kurumlar bu tür görevleri robotik süreç otomasyonu (RPA) uygulamalarıyla gerçekleştiriyor. 

Zaman alan belirli işleri otomatikleştirmek için kullanılan RPA çözümleri, tekrarlayan ve kural tabanlı görevlerin insan müdahalesi olmadan gerçekleştirilmesini sağlıyor. İşletmelere çalışanlarını daha fazla fayda sağlayabilecekleri yaratıcılık ya da teknik bilgi gerektiren görevlere yönlendirme fırsatı sunan RPA, verimlilik noktasında önemli kazanımlar vadediyor. RPA sayesinde kurumlar günler hatta haftalar sürecek rutin görevleri dakikalar içinde gerçekleştirebiliyor. Ayrıca iş süreçlerinde insan faktörüne bağlı hataların da ortadan kalkmasını sağlayan RPA sistemleri 7/24 kesintisiz çalışabiliyor. 

İş süreçlerinde RPA’dan faydalanmak isteyen işletmelerin RPA’nın potansiyelinden yararlanmak için bazı noktaları dikkatle değerlendirmesi gerekiyor. Otomasyon platformlarının çözebileceği sorun türleri ve bunların nasıl ele alınacağı noktasında karar vericilerin dikkatli olması gerekiyor. 

RPA’dan beklentiler

RPA pek çok önemli fırsat sunuyor olsa da yapabileceklerinin sınırı olduğunu unutmamak büyük önem taşıyor. RPA çözümlerini iş süreçlerine adapte ederken makul beklentilerle ilerlemek, elde edilecek katkılardan doğru şekilde yararlanılmasına yardımcı oluyor. Bu nedenle iş süreçlerini analiz edip RPA botlarından tam olarak ne isteneceğinin kıstaslarını belirleme ve ihtiyaç duyulması halinde botlarda iyileştirmeler yapmak gerekiyor.

Öncelik belirlemek

İşletmelerin ihtiyaçları ve RPA’yı kullanım senaryoları küçük detaylarla da olsa farklılık gösteriyor. Dolayısıyla bir şirket için RPA botları geliştirirken öncelikleri belirlemek kritik değer taşıyor. Otomasyon önceliklerini belirlerken çağrı merkezi verileri, canlı sohbet kayıtları ve destek talepleri gibi farklı müşteri deneyimi kanallarındaki Müşteri Sesi (VoC) verisini kullanmak gerekiyor.  VoC, neyin önceliklendirilmesi gerektiği ve hangi vakaların RPA tarafından başarılı bir şekilde ele alınması gerektiği konusunda son derece değerli bilgiler sunuyor.

Karmaşık iş süreçlerini otomatikleştirmek

RPA'yı bir iş sürecine adapte etmeden önce projenin fizibilitesini ve karmaşıklığını değerlendirmek gerekiyor. Birçok insanı, rolü ve entegrasyonu içeren karmaşık iş süreçleri RPA'nın yapabileceklerinin ötesinde yetenekler gerektirebiliyor. Bu durumda işletmeler bazı adımların gerçekleştirilmesi için sürece insanların dahil olacağı yarı otomatik bir çözümü tercih ediyor. 

RPA botları tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek için son derece başarılı olsalar da tüm kurumu kapsayan daha karmaşık süreçler oluşturmak ve otomatikleştirmek gerektiğinde az kodlu veya kodsuz bir otomasyon aracına ihtiyaç duyuluyor. Örneğin, otomatikleştirilen bir fatura işleme iş akışı için PDF belgelerini tarama, ERP'den veri çekme, veriyi doğrulama ve onay iş akışlarının desteklenmesi gerekiyor. Birçok RPA sistemi ilk üç adımı otomatikleştirebilse de onay iş akışını geliştirmek için genellikle düşük kodlu veya kodsuz bir platforma gereksinim duyuluyor.

Değişken süreçleri otomatikleştirmek

Değişken süreçleri otomatikleştirmek RPA uygulamalarında dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri olarak işaret ediliyor. Eğer temel sistemleri veya davranışları etkileyen bir gelişim süreci devam ediyorsa RPA bu değişiklikler neticesinde kesintilere uğrayabiliyor. Bu nedenle değişken ve tutarsız kaynak koşullarına rağmen bir süreci otomatikleştirmeye çalışmak istenen sonuçları veremeyebiliyor. Böyle durumlarda bir bot oluşturulsa bile değişikliklere uyum sağlamak için sıklıkla müdahaleye ihtiyaç duyuluyor. Dolayısıyla RPA’nın insan müdahalesini gerektiren istisnalar barındırmaması gerekiyor.

Hata tespiti yapmamak

Veri doğrulama, hata tespiti ve izleme yapmadan botların üretime alınması, RPA süreçlerinde kaçınılması gereken bir diğer hata olarak öne çıkıyor. Kusurlu çalışan RPA botları çok kısa sürede pek çok hataya yol açarak iş süreçlerinin aksamasına neden oluyor. Bu nedenle kurumların uygulamaları ve altyapıyı izlemekten sorumlu DevOps veya BT operasyon ekipleriyle bot izleme işlemlerini merkezileştirmesi gerekiyor. 

Plansız destek

Botlar da diğer yazılımlar gibi sürekli bakım gerektiriyor. Özellikle de bağlandıkları temel sistemler sık ​​sık değişiyorsa RPA botlarının uygulamalara göre düzenlenmesine daha sık ihtiyaç duyuluyor. Örneğin, bir SaaS aracının girdilerindeki veya yüklerindeki küçük bir değişiklik olması, botun değişiklikleri değerlendirebilmek için desteğe ihtiyaç duyacağı anlamına geliyor.

Tüm iş sürecinin ve gerekli entegrasyonların haritasını çıkarmak RPA’dan doğru faydanın elde edilmesine yardımcı oluyor. Yapay zeka tabanlı, kendi kendini onaran RPA'lar da dahil olmak üzere işletmelerin RPA kullanımında dikkatli olması ve planlı destek süreçleri oluşturması gerekiyor.

Botlar son adım

RPA botları işletmelere önemli bir iş değeri yaratıyor. Maliyetlerin düşmesine ve kalitenin artırılmasına yardımcı olan RPA çözümleri, beraberinde teknik borcun azalması ve eski sistemlerin kullanımdan kaldırılması için uygulanabilecek zaman ve para tasarrufu anlamı da taşıyor. RPA'lardan en iyi faydayı elde eden kurumlar yüksek bir yatırım getirisi kazanıyor.