Dijital onay nedir, işinize ne fayda sağlar?

Dijital onay, profesyonellerin ve kurumların belgeleri ıslak imzayla onaylamak yerine elektronik araçları ve teknolojileri kullanarak onayladığı bir süreçtir. Dijital onay, kağıt ve ıslak imza içeren geleneksel yöntemlere kıyasla önemli ölçüde zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Elektronik imza yasalarının dünyanın birçok ülkesinde kabul edilmesiyle, dijital onaylar da yasal statüye kavuşmuş oldu. Aralarında Türkiye’nin de bulunduğu bu ülkelerde, elektronik imzayla onaylanan belgeler ıslak imzalı belgeler gibi kabul görüyor. Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 295/A maddesine göre, güvenli elektronik imza ile imzalanmış veriler ülkemizde senet hükmü taşıyor.

Dijital onay nedir?

Dijital onay, kağıt belgelere atılan ıslak imzaları dijitalleştiriyor. Bunun yerine, elektronik cihazlarda görüntülenen dijital belgelerin zaman ve mekandan bağımsız olarak elektronik imzalarla onaylanmasını mümkün kılıyor. Sürecin ardında elektronik imzalarda bulunan dijital sertifikalar yatıyor. Bu sertifikalar, çevrimiçi iletişim veya işlemlere katılan kişilerin kimlik bilgilerinin tanımlanmasına yardımcı oluyor. Kişiye özel sağlanan sertifikalar sahibin kimliğini ve imza yetkilisi olduğu kuruluşla olan ilişkisini ve belirli işlemleri gerçekleştirme yetkisini onaylıyor.

Kurum içi işlemlerin yanı sıra, bankalar gibi büyük kuruluşlar dijital onayları mobil uygulamalarına da entegre ediyor. Bu sayede kimliğini doğrulayan kullanıcılar, mobil uygulamaları aracılığıyla dijital onay verebilme şansına sahip oluyor ve birçok işlemi banka şubelerine gitmeden gerçekleştirebiliyor.

{module|IlgiliYazi}

Dijital onayın ardındaki teknoloji

Dijital onayı mümkün kılan sertifikaların altında yatan teknolojiye PKI, yani Genel Anahtar Altyapısı deniyor. Bu teknoloji kriptografiye dayanıyor ve "anahtar çifti" olarak adlandırılan bir açık anahtar ve bir özel anahtar kullanıyor. Matematiksel açıdan birbirleriyle ilişkili olan bu anahtarlar bir araya gelerek sahibine özel bir onay sertifikası oluşturuyor. Özel anahtar her zaman sahibinin kontrolü altındayken, genel anahtar diğer kullanıcılara dağıtılabilir. Özel anahtar, ilişkili genel anahtar bilgisi yoluyla tehlikeye atılamaz. Anahtar çiftindeki her bir anahtar diğerinin tersi işlevi yerine getirir. Bir anahtarın yaptığı şeyi yalnızca diğeri geri alabilir. Özel anahtar, bir mesajı veya bir belgeyi imzalamak ve şifresini çözmek için kullanılırken, ortak anahtar doğrulama veya şifreleme için kullanılır.

Dijital onay nasıl çalışır?

Dijital bir sertifika edindiğinizde, Dijital İmza uygulamaları belgeleri elektronik olarak imzalamak için bu sertifikayı kullanmanızı sağlar. Bir dijital sertifika, elektronik kimliğinize kefil olduğundan, bu sertifikanın herhangi bir veriye (belge veya işlem) uygulanması kimlik bilgilerinizi belgeyle ilişkilendirir.

{module|IlgiliYazilar}

Dijital onay işinize ne fayda sağlar?

Dijital onay, geleneksel yönteme kıyasla işinize hız, kolaylık, güven ve tasarruf sağlar. Hız ve kolaylık, her an her yerden elektronik cihazlar kullanarak belgelerin onaylanabilmesine dayanırken; belgelerin doğrulanmış sertifikalara sahip geçerli yetkililer tarafından imzalandığının garanti altına alınması ise güvence sunuyor.

Dijital onayın işinize sağlayacağı tasarruflar, her ne kadar başlı başına geçerli bir tercih sebebi olsa da yalnızca kağıt israfını önlemekle sınırlı değil. Belgelerin elektronik ortamlarda düzenlenmesi ve onaylanması, daha az kağıt kullanılmasının yanı sıra yazdırma, fotokopi veya tarama gibi hem zaman hem de para maliyetli süreçlere ve kırtasiye malzemelerine duyulan ihtiyacı ortadan kaldırır. Dijital belgelerin elektronik olarak depolanması ise arşivleme ve saklama için ayrılan kaynaklardan tasarruf sağlar. Elektronik belge dizinleri fiziksel arşiv odalarını elektronik ortama aktararak depolama, paylaşım ve imha süreçlerini de dijitalleştirir. Dolayısıyla tüm bunlar için ayrılan iş gücünden de tasarruf edilmesini mümkün kılar.

Dijital onay, COVID-19 kısıtlamalarıyla daha fazla uzaktan çalışana sahip olan ve salgın kısıtlamaları sonrasında da esnek iş modellerini benimsemek isteyen kurumlar için yapbozun önemli bir parçasını oluşturuyor. ERP ve iş süreçleri yönetimi gibi kurumsal yazılımların ayrılmaz bir parçasına dönüşen dijital onay süreci, mekandan bağımsız iş süreçleri kurgulanması için olmazsa olmaz nitelikte.