Dijital dönüşüme liderlik etmek için 10 temel adım

Günümüzün hızla büyüyen rekabet ortamında işletmeler rekabette kalabilmek ve öne geçmek için dijital dönüşümden yararlanıyor. Dönüşüme öncülük etmek, kurumun faaliyet gösterme biçimini yeniden tasarlayarak iç görü kazanmak ve daha verimli çalışmaya yönelik olarak dijital teknolojiyi iş süreçlerine uygulamak çoğu zaman profesyonel yardım almayı gerektiriyor. Bu noktada iş ve BT liderlerinin dijital dönüşüm sürecinde başarı yakalamak için atması gereken 10 temel adım bulunuyor.

1-Dönüşüme odaklanmak

Hayata geçirilecek projeleri "sürüncemede bırakma" dijital dönüşümün avantajlarından tam olarak faydalanamamanın temel nedenlerinden biri olarak gösteriliyor. Şirket yöneticilerinin doğru ve gerçekçi hedefler koyarak ve tam olarak dönüşüme odaklanarak ilerlemesi gerekiyor. Başlangıçta küçük hedefler belirleyerek yol almak dijital dönüşüm yolculuğunun daha sağlıklı ilerlemesini sağlıyor.

2-Üst düzey yönetimle bağlantı kurmak

Dijital dönüşüm liderlerinin projelere üst yönetimle birlikte dönüşüm için ne gibi fırsatlar olduğunu gözden geçirerek başlaması gerekiyor. Bu birlikte çalışma süreci, projenin niteliğinin ve kapsamının belirlenmesini sağlıyor. Ayrıca işletmeyi neyin daha üretken kılacağını da ortaya çıkarıyor. Kurumun tehditlere ve fırsatlara karşı nasıl daha duyarlı olabileceği ve değişikliklerin hangi belirli iş süreçlerini etkileyeceği gibi başlıklar, tartışılacak diğer konular arasında bulunuyor.

3-Eyleme dönüştürülebilir hedefler tanımlamak

Net ve ölçülebilir hedefler koymak, öncelik verilecek görevleri belirlemek ve iş birliği yapılacak kilit departmanları doğru seçmek büyük önem taşıyor. Projenin teknik faaliyetlerinin belirli alanları hedef alacak şekilde planlanması ve etkin bir şekilde yürütülmesi, projenin genel başarısını doğrudan etkiliyor. Bu teknik faaliyetlerin belirlenen hedeflere ulaşıp ulaşmadığı departman liderleri tarafından değerlendiriliyor. Bu yüzden proje süresince liderlerin, departman liderleri ile sürekli iletişim halinde olması ve onlarla iş birliği yapması gerekiyor. Bu etkileşim hem projenin doğru bir şekilde yönlendirilmesini sağlıyor hem de hedeflere ulaşılmasına yardımcı oluyor.

4-BT hedeflerini tanımlamak

Dijital dönüşüm, bir şirketin iş süreçlerini ve bu süreçlerle BT arasındaki ilişkileri yeniden tanımlayan geniş kapsamlı değişiklikleri içeriyor. Bu süreçte BT'nin hangi teknolojik değişikliklerin iş akışını destekleyeceğini tespit edebilmesi için departman yöneticilerinin hedeflenen süreçleri net bir şekilde tanımlaması gerekiyor.

Dijital dönüşüm, iş süreçlerinde köklü değişiklikler gerektirdiği için BT hedeflerinin iş süreçleriyle uyumlu olarak belirlenmesi gerekiyor. Bu doğrultuda departman yöneticileri ve BT planlamacıları birlikte çalışarak hedeflenen süreçlerin iyileştirilmesi için gerekli olan teknolojik değişiklikleri belirlemesi kritik önem taşıyor. Bu iş birliği proje için bir teknoloji modelinin oluşmasını sağlıyor.

Söz konusu teknoloji modeli, projenin BT kısmı için gereksinimleri ve dijital dönüşümü desteklemek için BT'nin ulaşması gereken hedefleri içeriyor. Bu aşamada ayrıca BT'nin hangi alanlarda iş süreci yönetimi değişikliklerinin gerekli olduğunu belirlemesi gerekiyor. Böylece dijital dönüşümün her aşaması planlanmış ve bütüncül bir yaklaşımla ele alınmış oluyor.

5-Paydaşları daha ilgili hale getirmek

Dijital dönüşüm liderlerinin proje planını her aşamada departman personelini entegre edecek şekilde tasarlaması gerekiyor. Özellikle teknik standartlar ve test aşamalarında bu entegrasyon kritik önem taşıyor. Projenin teknik standartları, tanımlanmış eylemler ve net sınırlarla mümkün olduğunca ayrıntılı olması, ilerlemenin kolayca takip edilmesini sağlıyor. Düzenli yapılacak ilerleme toplantıları, tüm paydaşları proje için ilgili ve kapsayıcı konuma taşıyor.

6-Basitleştirilmiş dokümantasyon oluşturmak

Proje planındaki her adımın bir gereksinim referansı ile başlaması gerekiyor. Bu süreç, aktivitenin sade bir dille açıklanması ile başlıyor ve uygulama için gereken teknoloji gibi bağımlılıklarla devam ediyor. Eğer UML (Unified Modelling Language) gibi bir modelleme dili kullanılıyorsa, bu dilin açıklamalarını sade bir dille yaparak tüm ilgili departmanlar tarafından anlaşılabilir olmasını sağlamak büyük önem taşıyor. 

7-Test adımlarını belgelemek

Test aşaması özellikle entegrasyon veya yük testleri gibi süreçlerde büyük dikkat gerektiriyor. Proje sürecinin erken safhalarında oluşturulan spesifikasyonlarla başlayan teknik dokümantasyon, test sürecinde geliştiriliyor.

Testlerle ilişkili kullanıcı girdisi/çıktısı olduğunda, temel iş akışı mantığını doğruladıktan sonra atanmış departman temsilcilerini sürece dahil etmek kritik önem taşıyor. Son kullanıcılar, teknoloji adımlarını anlamakta zorlanabileceği için proje tartışmalarını bu atanmış temsilcilerle sınırlamak sürecin daha hızlı ilerlemesine yardımcı oluyor.

8-Sorunları erken ele almak

Değişiklik yapmak beraberinde pek çok sorunu getirebiliyor. Ancak problemleri kapsamlı biçimde ele almamak, değişiklik riskini artırmakla kalmıyor, aynı zamanda tamamlanmış bir göreve geri dönme ihtiyacına ve değişim yorgunluğuna neden oluyor. Önceki adımların çıktılarını yeniden inşa etmeyi gerektiren değişiklikleri yalnızca kaçınılmaz olduğunda değerlendirmek gerekiyor.

9-Hedefleri doğrulamak

Proje planında belirli bir işlevselliğin tamamlanmasının önemli bir iş faydası sağladığı bir nokta geldiğinde, atanmış temsilcinin bu hedefin gerçekleştiğini doğrulaması ve ardından bu başarıyı hem ilgili departmanına hem de BT ekibine rapor etmesi büyük önem taşıyor. Bu adım, projenin iş hedeflerine uygun ilerlediğini ve belirlenen faydaların elde edildiğini gösteriyor.

10-Personel testini planlamak

Testler BT’nin bütününe kadar ilerlediğinde temsilcilerin çalışanları test aşamasına dahil edeceği süreç başlıyor. Bu adım genel süreç akışının daha geniş bir doğrulamasını sağlamanın yanında son kullanıcıların deneyim kazanmasına da olanak tanıyor.

Bu son testler, çalışanların üretime geçmeden önce güven kazanmalarını sağlarken aşamalı olarak canlı operasyona geçmeyi mümkün kılıyor. Bu son aşama ayrıca nihai onay incelemesi için temel oluşturuyor ve gelecekteki dijital dönüşüm projelerinin daha başarılı olmasını sağlamak için süreç iyileştirmelerine odaklanılması gerekiyor.