Dijital dönüşüm projeleri işletmelerin önemli miktarda zaman ve para yatırımı yapmalarını gerektiriyor. Bu projelerin başarılı olabilmesi için kurumların dikkatli planlama yapması ve ikna edici veriler sunması önem taşıyor.

Günümüzde pek çok işletme, dijital dönüşüm stratejilerini geliştirmek için yapay zekâdan yararlanıyor. Yapay zekâ, büyük veri kümelerini analiz ederek iş süreçlerini anlamak, dönüşüm çabalarını pazar eğilimleri ve müşteri talepleriyle uyumlu hale getirmek konusunda büyük katkı sağlıyor. Bu analizler, dijital dönüşüm bütçesinin nereye tahsis edilmesi gerektiği noktasında daha bilinçli kararlar alınmasına yol açıyor. Peki işletmelerin dijital dönüşüm projeleri için bütçeleme yaparken nelere dikkat etmesi gerekiyor?

1-Projeyi ve katılımcıları tanımak

Büyük şirketlere her yeni gün belirli bütçelerle sayısız proje sunuluyor. Rekabette öne çıkabilmek için projeleri doğru kişiye ve ilgili finansman kaynaklarına yönlendirmek büyük önem taşıyor. Bu noktada projede doğru personellerin görev yapması ve ekibin yetenekleri, bütçe sahiplerinin projenin başarı olasılığına inanmalarında anahtar rol üstleniyor. 

Oluşturulan dijital dönüşüm ekiplerini desteklemek projelerin başarısını doğrudan etkiliyor. Bu noktada karar vericilerin proje başlangıç toplantıları ve başarılı olursa ekibe verilecek bonuslar için mutlaka finansman sağlamaları gerekiyor.

2-Bütçe sahiplerini belirlemek

Kurumların dijital dönüşüm projelerini finanse etmesinin çeşitli yolları bulunuyor. Bu noktada süreci değerlendiren dijital dönüşümden sorumlu kişilerin tüm potansiyel finansman kaynaklarını belirlemesi kritik değer taşıyor. 

Bazı işletmeler dönüşüm projeleri için bütçe ayırırken, bazıları ayırmayarak sonradan finansman yaratma yolunu tercih ediyor. Bütçe ayıranlar dönüşüm projeleri için fonlarını iş birimleri arasında paylaştırırken bütçe ayırmayan organizasyonlar ise merkezi veya dağıtılmış esnek harcama havuzlarından yararlanıyor. Dönüşüm bütçesi ayırmış işletmelerde de dijital projeleri desteklemek için kullanılabilecek esnek harcama kalemleri bulunuyor.

3-İş planı oluşturmak

İş planı, dijital dönüşüm başarısının en önemli belirleyicisi konumunda yer alıyor. Bu noktada karar vericilerin bir projeyi sunmadan önce dijital dönüşüm projesinin iş açısından faydalarını, başarı ölçütlerini ve çalışanlar ile müşteriler için sağlayacağı avantajları gösteren bir plan oluşturması gerekiyor.

Başarılı bir iş planı oluşturmak, küçük organizasyonlar için üç ila altı aylık, büyük organizasyonlar için ise altı ila on sekiz aylık bir süreyi kapsıyor. Bu süreçte mevcut harcamaların tutarlarını ve operasyonel ölçütleri karşılaştırmak büyük önem taşıyor. Bununla beraber yaklaşık bütçeyi belirlemek için sağlayıcılar ve hizmet teslimatını da kapsayan geniş bir ağ üzerinde çalışmak gerekiyor.

İş planları dönüşüm projesinin öncesi ve sonrası görünümünü de içeriyor. Örneğin müşteri odaklı bir girişimde, işletme her müşteri etkileşimi için sadece sesli arama seçeneği nedeniyle 25 dolar harcıyor olabilir. Bir dönüşüm projesiyle, çağrı merkezini dijitalleştirerek web sohbeti, self-servis bilgi tabanları ve SMS gibi seçenekler gündeme alınabiliyor. Dijital dönüşüm projeleri, operasyonel maliyetlerin düşmesini ve ürün önerileri için tahmine dayalı analiz araçları sayesinde gelirlerin artmasını sağlıyor.

4-Çevik kalmak

Proje başlamadan önce dijital dönüşüm yol haritasındaki her sapmayı tahmin etmek son derece zordur. Bu nedenle dijital dönüşüm projesine bağlı olarak çeviklik yaklaşımı anahtar rol üstleniyor.

Küçük ve tek uygulamalı projeler üç ayda tamamlanabiliyor. Bu da bütçe tahminlerinin doğru olma olasılığını artırıyor. Ancak daha büyük projeler bütçede ve destek ekibinde esneklik gerektirebiliyor. Çalışma süreleri beklenmedik şekilde artarken yeni güvenlik kuralları ek yazılım çözümleri konusunu gündeme getiriyor. Ayrıca liderlik değiştiğinde yeni talepler ortaya çıkabiliyor. Proje planlarının zamanla değişebileceğini hesaba katarak beklentileri doğru bir şekilde belirlemek büyük önem taşıyor. 

5-Pazarlama uzmanlarıyla çalışmak

Yeni teknoloji veya süreçler konusunda farkındalığı sağlamak için BT departmanının çalışmalarına ek olarak profesyonel pazarlama uzmanlarının yaratıcı ve bilgilendirici yollarla süreci yönetmeleri gerekiyor. 

Pazarlama uzmanlarından destek alınan yapılarda, öğrenmeyi tetikleyecek etkinlikler düzenlemek gibi çalışanların ilgisini çeken veya müşteri deneyimini iyileştiren çözümler ortaya çıkıyor.

6-Başarıyı ölçmek

Dijital dönüşüm girişiminin başarısını, önemli metriklerle takip etmek büyük önem taşıyor. Proje başında temel metrikleri ve gerçek sayıları belirlemenin ardından önceden belirlenmiş aralıklarla değişimi izlemek, sürecin hangi yönde ilerlediğini net bir şekilde ortaya çıkarıyor. Tipik iş metrikleri arasında gelir artışı, maliyet düşüşü, müşteri puanlarının iyileşmesi ve çalışan verimliliği artışı bulunuyor. Ek metrikler arasında ise bir görevi gerçekleştirmek için gereken çalışan sayısı, projenin işletmeye rekabet avantajı sağlama yeteneği, çalışan bağlılığı ve teknoloji kesinti süresi yer alıyor.

Bir projenin başarısını sürekli olarak ölçmek, dijital dönüşümün başarısız olmasının önüne geçiyor. Başarıyı ölçmek, ekip liderlerinin süreçleri iyileştirmesini sağlamanın yanında gelecekteki finansman talepleri için bir başarı geçmişi oluşturuyor. Paydaşların, belgelenmiş bir başarı geçmişine sahip projeleri finanse etme olasılığı zamanla artıyor.