KGM Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi

Karayolları Genel Müdürlüğü, kurumsal belge ve arşiv yönetim süreçlerini otomatik hale getirmek, maliyetlerin ve zaman kayıplarının önüne geçmek için artık Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi kullanıyor.

Merkezi Ankara’da bulunan Karayolları Genel Müdürlüğü (KGM), Türkiye’nin 81 ilinde faaliyetlerini yürütüyor. KGM, günde binlerce sayfayı bulan evrakın takibinin fiziksel olarak yapılması, kuruma ait eski evrakın aranıp bulunmasındaki zorluklar, gelen evrakların fiziksel olarak takibi, evrakların ilgilileri nedeniyle farklı illere gönderilmesindeki zaman kayıpları gibi sorunlar nedeniyle Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi’ne (EBYS) ihtiyaç duydu. Kurumdaki tüm işlerin hızlı, güvenli ve pratik şekilde yapılması hedeflendi.

9.000 kullanıcıya ulaşıldı

Projede ilk önce, KGM’nin belge ve iş akış süreçleri analiz edildi. Mevcut Documents İnnova ürünümüz analiz sonuçlarına göre konfigüre edilerek KGM ortamına yansıtıldı. KGM’ye özel ek geliştirmeler yapıldı. Kurumun tüm Türkiye’deki birimleri ve organizasyon yapısı, kişi ve kullanıcı bilgileri, belge akış süreçleri uygulama üzerine yansıtıldı. Merkezden ve taşra teşkilatlarından kullanıcılar Ankara’ya geldi ve eğitim aldı. Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı’nda pilot kullanım olarak başlayan proje daha sonra tüm Türkiye’de aynı anda canlı kullanıma alındı. Kullanıcı sayısı 2015 itibariyle 9.000’e yükseldi.