Yeni yazılım çözümlerinin entegrasyonu nasıl yapılmalı?

Kurumlar için yeni yazılım çözümlerinin entegrasyonu, genellikle umulduğundan daha karmaşık bir süreçtir. Sonuç olarak, yeni bir yazılımı yüklemek ve onun tüm çalışanlar tarafından kabul edilip kullanılmaya başlanmasını ummak, yeterli değildir. Yazılım entegrasyonu, KOBİ ölçeğinde bile zorlu bir göreve dönüşebilir. Bu blog yazımızda, yeni yazılım çözümlerinin kuruma tanıtımında en sık yapılan hataları ve yeni bir çözümün entegrasyonuna dair en iyi yaklaşımları sizler için kaleme aldık.

Yeni bir yazılım çözümü kısa sürede kuruma tanıtılıp, ardından tüm çalışanlar tarafından verimli şekilde kullanılamaz. Yeni araçların tanıtımı tüm kurumu kapsamalı, iyi planlanmalı ve adaptasyon için yeterli zaman tanınmalıdır. Tanıtım sürecinde yapılan hatalar, yazılımın tam potansiyeliyle kullanılmasının önüne geçebilir.

Spontane entegrasyon verimi düşürür

COVID-19 salgını gibi öngörülemeyen ve iş operasyonları için dramatik sonuçlar doğuran krizlerde, kurumların acil yeni yazılım ihtiyaçları doğar. Bu aciliyet, entegrasyon sürecinin spontane gerçekleşmesine sebep olabilir ki, bu büyük riskler içerir. Tanıtım süreci ve yazılımın entegrasyon prosedürü çok iyi planlanmalı, durumu düzenli olarak takip edilmelidir. Bu süreci yönetecek bir proje yöneticisi atamak, başarılı bir entegrasyon gerçekleştirme şansını artırır.

Spontane ve iyi yönetilmeyen bir entegrasyon sürecinin sonucunda, çalışanlar yeni yazılıma dair yeterince eğitilemez; dolayısıyla yalnızca bilgileri doğrultusunda ondan faydalanabilir. Çalışanların yeni yazılım hakkında metot, teknik ve profesyonel bilgi eksikliğine sahip olması, proje ve operasyon maliyetlerinin artmasıyla sonuçlanabilir. Böylesi bir durumda, yazılımın kolay kullanılabilir özelliklere sahip olması, kurum içi şeffaf iletişim ortamının tesis edilmesi ve çalışanlar arasındaki bilgi eksikliğinin hızla giderilmesi gerekir.

Çalışanlar, yeni yazılım çözümlerine direnç gösterebilir

Kapsamlı planlanmayan tanıtım, entegrasyon ve eğitim süreçleri, çalışanların yeni çözümleri kullanmayı reddetmesinin başlıca sebebidir. Özellikle de tanıtım sürecine en başından bu yana dahil edilmedilerse, adaptasyon beklenenden güç olabilir. Bu nedenle, entegrasyon projeleri her zaman kullanıcıları (çalışanları) odağına alan bir değişim sürecine ev sahipliği yapmalıdır.

Yeni yazılımın daha çok kabul görmesi için çalışanların en erken aşamada sürece dahil edilmeleri ve nihai yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesi gerekir. Günün sonunda yeni çözümü her gün kullanacak olanların, dolayısıyla onu en iyi anlamaları gerekenlerin çalışanlar olduğu unutulmamalıdır.

Başarılı bir tanıtım ve entegrasyon sürecinde, yazılımın kuruma uygunluğu, çözümün günlük operasyonlarda kullanıma girmesiyle ölçülebilir. Öngörülemeyen sorunlar ve avantajlar, ancak bu aşamada fark edilerek planlamaya dahil edilebilir. Bu noktada yazılımı kurumun ihtiyaçlarına göre uyarlamaya devam etmek önemlidir.

Yeniden adaptasyon, çalışanların da yazılımdan en etkili şekilde faydalanmaları için yeniden eğitilmelerini gerektirir. Entegrasyon, sürekli bir süreçtir; nihai entegrasyonun ardından kurum topladığı veriler ve yaptığı değerlendirmeler sonucunda yeni prosedürler geliştirerek, söz konusu yazılım çözümünden azami faydayı elde edebilir.

Çok kolay kullanılabilir bir yazılımın da tanıtım ve entegrasyon süreci, yukarıda anlatılan gibi hedefli ve iyi planlanmış olmalıdır. Tanıtım sürecinin uzunluğu, operasyona dahil edilen yeni çözümün türüne ve onunla erişilmek istenen hedeflere göre değişiklik gösterir. Çalışanlar, sürecin başından sonuna dahil ve ikna edilmesi gereken başlıca faktör olarak kalır.