Varlık yönetimi nedir ve işinize ne fayda sağlar?

Varlık yönetimi bir kurum veya kuruluşun servetini ve yatırım portföyünü onlar adına yönetme hizmetidir. Buradaki müşteriler genellikle yüksek profillidir. Peki, varlık yönetimi tam olarak nedir ve işinize nasıl bir fayda sağlayabilir?

Varlık dediğimiz şey, hayatın her alanında paha biçilemez ve iş denkleminin de en önemli parçasıdır. Varlık kavramı geniş olmasına rağmen, daha fazla değer depolamak veya üretmek için kontrol edilebilen ve kullanılabilen her şeyi ifade edebilir. Bunlar, şirketinizin sahip olduğu fiziksel ve entelektüel varlıkları içerir.

Varlık nedir? Varlık türleri nelerdir?

Maddi varlıklar makineler, aletler, gayrimenkul ve araçlar gibi fiziksel öğelerdir. Maddi olmayan varlıklara ise fikri mülkiyet, veri tabanları, operasyonel veriler, yazılım lisans  anlaşmaları ve kurumsal sermaye örnek verilebilir.

Herhangi bir gelir getirmeyen varlıkları korumaya zaman ve para harcama fikri, kaynakların verimsiz kullanımı gibi görünebilir. Ancak bir işletme büyüyüp ölçeklenince, varlık yönetiminin önemi de aynı oranda artar. Şirketinizin varlıklarını göz ardı etmek ise finansal bir kabusa dönüşebilir.

Doğru yönetildiğinde varlıklar şirketinizin büyümesine, finansal başarısına katkıda bulunabilir ve sürdürülebilirliği teşvik edebilir. Bununla birlikte, kötü yönetim uygulamaları kârlılığınıza zarar verebilir ve potansiyel olarak büyüme fırsatlarını engelleyebilir.

Varlık yönetimi, şirketinizdeki varlıkların doğru kullanımıyla büyümeye ve genişlemeye devam etmesini sağlar. İşinizin yolunda gitmesine, riskleri yönetmenize ve fırsatları yakalamanıza yardımcı olabilir.

Varlık yönetimi işletmelere güç katar

Varlık yönetimi kavramı yeni veya devrim niteliğinde değil. Ancak işletmeler için güçlü ve önemli uygulamaları var. Doğru uygulandığında, varlık yönetimi bir organizasyonu rahatsız eden en acil sorunları çözerek daha verimli bir şekilde büyümesine de olanak tanıyabilir.

Etkili bir iş yönetimi stratejisinin önemli bir parçası olan varlık yönetiminin aynı zamanda sıradan bir görev olarak da göz ardı edildiği senaryolar sıkça görülebilir. Ancak bu algı tamamen yanlıştır. Varlık yönetimi, herhangi bir kârlı işin kritik bir bileşeni olduğundan hem kuruluşa hem de hissedarlarına değer katar.

Varlık yönetimi, COO'lardan yöneticilere, denetmenlerden mühendislere, hatta BT uzmanları ve ekipman operatörlerine kadar tüm iş alanlarından ve bölümlerinden insanları içerir.

Varlık yönetimi ne işe yarar?

Varlık yönetimine yatırım yapan işletmeler çeşitli faydalar sağlayabilir. Bu faydaların tümü finansal kazançlarla bağlantılı değildir. Gerçek zamanlı varlık takibi sürekli bir veri akışı üretir, sorumluluğu teşvik eder ve uygun bir varlık yönetim sisteminin yardımıyla planlama ve ekipman bakımını yolunda tutar.

Varlıkların (sabit varlıklar gibi) bir varlık izleme yazılımı yardımıyla izlenmesi, hatalı verilere bağlı olma ve varlıkların nerede olduğunu bilememe gibi bazı dezavantajları ortadan kaldırır. İşletmelere varlıkların da içinde bulunduğu tüm yaşam döngüsünün 360 derecelik bir görünümünü de sağlayabilir.

Zaman ve kaynaklardan tasarruf sağlayan varlık yönetimi yazılımı, sermaye harcamalarını azaltır, bakım masraflarından tasarruf sağlar. Böylece planlama verimliliği artarken toplam operasyonel giderler azalır.

Böyle bir sistem, risk yönetimi stratejisinin benimsenmesini kolaylaştırır ve mevzuata uyumu artırır. Ayrıca, amortisman oranlarının ve varlık değerlemesinin doğruluğu da iyileştirilir.

Varlık yöneticisi kimdir?

Varlık yöneticisi, en basit tabirle belirli bir varlık grubunu yöneten kişidir. Bu kişinin amacı basittir; varlıkları izleyerek paradan tasarruf etmek ve israfı azaltmak için daha fazla organizasyon geliştirmektir. Bir varlık yöneticisi, varlık yönetimi stratejisi geliştirmekten ve yürütmekten, nihayetinde kendilerine emanet edilen varlıkları yönetmekten sorumludur.

Varlık yöneticileri, varlık performansını izlemekten, sağlam yatırım tavsiyesi sağlamaktan ve varlıkların performansını etkileyebilecek diğer görevlerle ilgilenmekten sorumlu araştırmacıları ve analistleri istihdam eder. Varlık yöneticileri özellikle, herkesten önce yüksek büyümeli yatırım fırsatlarını arar.

Varlık yönetimi yazılımı nedir?

Varlık yönetimi yazılımı, işletmelerin gelir getiren varlıklarını daha kullanışlı hale getirmelerine yardımcı olan bir araçtır.

Bu yazılım, edinmeden dağıtıma, bakımdan elden çıkarmaya kadar bir varlığın kullanım ömrü hakkında kapsamlı bir bakış açısı sunar.

Bir kuruluş varlıklarını elektronik bir tabloyla izleyebilirken, varlık yönetimi araçları, kullanıcıların her varlıkla ilgili verileri değerlendirmesine olanak tanıyarak varlık yönetimi hakkında daha bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olur.

Kurumsal varlık yönetimi nedir ve neler sunar?

Kurumsal varlık yönetimi (Enterprise Asset Management - EAM), bir varlığın faydalı ömrünü uzatmak için varlık performansını kontrol etmeye ve ölçmeye yönelik bir dizi işlemdir. Varlık ağırlıklı şirketlerin, satın alınmasından elden çıkarılmasına kadar, varlık yönetimi, bakım, durum ve verimliliğe odaklanmasına yardımcı olan bir çözümdür. EAM yazılımı, bir kuruluşun varlıklarının yönetimine de yardımcı olur.

EAM sisteminin özellikleri arasında şunlar yer alır:

Varlık raporlama ve analitik

Varlık satın alma ve satın alma yönetimi

Tedarik zinciri ve teknik işletim, bakım ve onarım (MRO) yönetimi

Varlık takibi ve yönetimi

Bakım planlaması ve zamanlaması

İşçilik ve envanter yönetimi

Dijital varlık yönetimi nedir?

Dijital varlık yönetimi (Digital Asset Management - DAM) , işletmelerin dijital varlıklarını (dijital medya ve içerik) mantıklı, organize ve erişilebilir bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan sürekli büyüyen bir sektördür.

DAM yazılımı, dijital varlıklara erişimi kontrol etmek için uygun maliyetli bir yöntem sağlar. Bu, resimler, belgeler, ses ve video klipler gibi dijital dosyaların organize edilmesi, sınıflandırılması, aranması, alınması ve arşivlenmesi için kullanılan bir disiplindir.

Ayrıca çeşitli güvenlik ve verimlilik avantajları da sağlar. İşletmeler DAM kullanarak dijital varlıklarına erişimi kontrol edebilir ve önceden belirlenmiş, ancak değişken rollere dayalı içeriğe farklı düzeylerde erişim sağlayabilir.

Varlıkları bulma veya yeniden oluşturma ile ilgili maliyetleri azaltarak verimliliği artıran DAM, medya dosyalarının güvenli bir şekilde saklanmasına, düzenlenmesine ve izlenmesine izin verir.

DAM sisteminin özellikleri şu şekildedir:

Farklı dosya türlerinin depolanması ve organizasyonu

Tüm dosyalar için erişim yönetimi

Tüm dosyalar için meta veri ataması

Aynı varlığın kademeli olarak değişen sürümlerini takip etmek için sürüm kontrolü

Varlık yönetiminin zorlukları nelerdir?

Herhangi bir modern iş sürecinin önemli bir adımı olan varlık yönetimi, tüm varlıkların endüstri standartları ve teknik özelliklerine göre uygun şekilde tedarik edilmesini, işletilmesini ve yönetilmesini kolaylaştırır.

Bir projenin fikir aşamasından tamamlanmasına kadar her aşamasında varlık yönetiminin iyi organize edilmesini sağlamak çok önemlidir. Varlıkları yönetmekten, korumaktan ve izlemekten sorumlu yöneticiler bu aşamalarda bir dizi zorlukla karşılaşabilir. Bunları da şu şekilde sıralayabiliriz.

Uygun varlıkları seçme

Çoğu işletme yöneticisi, kurumsal altyapılarının farkında değildir. Bu tür senaryolarda hangi varlıkların tedarik edileceğine karar vermek daha karmaşık hale gelebilir. Ardından varlık satın alma ekipleri, ihtiyaçları tam olarak anlamadan yeni varlıklara para harcamaya başlayabilir.

Bu nedenle hangi varlıklara sahip olduğunuzu, başka kimlerde olduğunu, nelerin kullanıldığını ve mevcut varlıkların ne kadar eski veya süresi dolmuş olduğunu biliyorsanız, yeni ekipman ve yazılım satın alma konusunda bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Kontrol edilmeyen varlıkların satın alınması

Konvansiyonel tedarik odaklı bir varlık stratejisi, genellikle daha fazla kontrolsüz varlığın kuruluşa dahil edilmesinden sorumludur. BT'de bu tür varlıklar, BT departmanının yetkisi olmadan şirket içinde uygulanan gölge varlıklar olarak adlandırılır. Bu, kontrol edilmeyen varlıkların şirkete girmesine, maliyetlerin artmasına, güvenlik ve uyumluluk sorunlarına neden olabilir.

İşlevler arası varlıklar

Varlıkları tüm iş birimlerinde yönetmek, verimli operasyonlar için büyük bir zorluktur. Bunun nedeni, iş birimlerinin varlıklarını, işlerini anlamlı kılmak için kullanmak istemesi ve genellikle diğer birimlerin ihtiyaçlarını göz ardı etmesidir. Sorun, varlıkların genellikle birden fazla iş birimi tarafından ödünç alınması veya paylaşılmasıdır. Dolayısıyla bir varlığa birden fazla birim tarafından ihtiyaç duyulduğunda, o an başka biri tarafından kullanılıyorsa işin kesintiye uğrama riski artar.

Varlık yönetiminin faydaları

Varlıklar, bir şirketin sorunsuz çalışması için ihtiyaç duyduğu değerli kaynaklardır. Varlık yönetimi de doğru kişilerin her zaman varlıklara erişimini ve gereksiz zararların oluşmamasını garanti eder.

Tüm kurumsal varlıklarınız için uygun maliyetli prosedürler ve maksimum yatırım getirisi sağlamak amacıyla varlık yönetimini kullanmanın çeşitli faydaları vardır. O faydaların bazıları şu şekildedir:

Operasyonel verimlilik artışı

Varlık yönetim sistemi uygulandığında, işletmeler her bir varlığın amacını anlamaya başlayabilir. Bu, maliyetleri azaltmak için yeteneklerini, yönetimini ve elden çıkarmalarını kapsar.

Tüm bilgiler bir arada

Çoğu varlık yönetimi yazılımı, kapsamlı raporlama özellikleri içerir. Bu, işletmelerin tek bir gösterge panosundan istedikleri bilgileri almalarına yardımcı olur. Bu sayede özel ihtiyaçlara göre uyarlanmış geçici ve temel raporlara kolayca erişebilirsiniz.

Gelişmiş varlık güvenilirliği

Varlık yönetimi ve takibi, varlıkların güvenilirliğini artırır. Bu, varlık yöneticilerinin bakım döngülerini izlemesine, giderleri analiz etmesine ve varlık kullanılabilirliğini gözden geçirmesine olanak sağlar.

Bakım maliyetinden tasarruf

Otomatik bir varlık yönetim sistemi uygulandığında, kuruluşlar genellikle yüksek bakım maliyetlerinin düştüğünü keşfeder. Kritik varlıklar için ise sağlam bir önleyici bakım stratejisi gereklidir. Genellikle elektronik tablolarda kaybolan sinir bozucu hayalet varlıklar, varlık yönetimi stratejisiyle kolayca bulunabilir ve yönetilebilir.