Sağlam bir otomasyon stratejisi nasıl oluşturulur?

İş süreçlerini hızlandırmak, daha keskin sonuçlar elde etmek ve çalışan verimliliğini artırmak için kullanılan otomasyon araçları, maliyetleri de önemli ölçüde düşürüyor. Geçmişte BT uzmanlarının görevi olan otomasyon, günümüz modern işletmelerinde daha geniş bir alanın sorumluluğu haline geldi. CIO’lar (Chief Information Officer), CISO’lar (Chief Information Security Officer) ve diğer BT liderlerinin, güçlü bir otomasyon stratejisi için işbirliği yapması gerekiyor.

Güçlü bir otomasyon stratejisi için 6 adım

- Geleceği netleştirmek

Kurumların otomasyon uygulamaları zamanla artabilir ancak bu artış, uzun vadeli bir vizyonun parçası olmalıdır. Pek çok işletme tek seferlik uygulamalar ilave ederek, otomasyon yolculuklarını bir plandan bağımsız sürdürüyor. Bu tek seferlik çözümler, kısa vadede işletmelere maliyet tasarrufu ya da süreç verimliliği sağlasa da uzun vadeli değer oluşturmaktan çok uzakta kalıyor. Bu nedenle liderler, iş hedeflerine bağlı kalmalı, otomasyon hedeflerini ve çözümlerini ihtiyaçlara göre uzun vadeli katkı sağlayacak biçimde planlamalıdır. 

Bir otomasyon stratejisi, şirketin gelecekteki durumuna ilişkin ayrıntılı bir vizyonla başlamalıdır. Başarılı bir otomasyon stratejisinin yapı taşları, bu hedefleri mümkün olduğunca spesifik olarak tanımlamaya bağlıdır. Ortaya çıkan tablo, hedeflerin 30 ya da 90 gün içinde veya gelecek yıl içinde sonuçlandırılacağı anlamına gelmez. Bu yaklaşım, ekibin çabalarına rehberlik edecek net bir bakış açısı ve amaç olduğu anlamına gelir.

Yöneticilerin, işletmenin gelecekteki durumu için bir projeksiyon oluşturmaları, otomasyon yolculuğu sırasında zorluklarla karşılaşıldığında daha çok önem kazanacaktır. Çalışanlar ancak net bir vizyonla ve ortak bir hedefle işletmenin otomasyon çalışmalarına önemli katkılar verebilir.

- Kapsamlı analiz

Yöneticiler geleceği netleştirdikten sonra kıyaslama ve analiz süreci başlar. Mevcut iş süreçlerini analiz etmek ve otomasyon yoluyla iyileştirme potansiyeli en yüksek olan süreçleri tespit etmek kritik önem taşır. Bu süreç, otomasyon için en uygun hız, kontrol ve devreye alma stratejisinin belirlenmesini de gerektirir. Otomasyon dostu bir kültürün temelini oluşturmak için, otomasyonun başarısı erkenden gösterilmelidir. Bu nedenle kısa vadedeki hamlelerde, genel stratejinin değerini gösterecek yüksek etkili kazanımlar elde etmek büyük değer taşır. Otomasyonu ölçeklendirmek küçük bir BT ekibinin sorumluluğundayken zordur. Başarı, tüm departmanlardaki çalışanların katılımına ve desteğine bağlıdır.

- Öncelikleri belirlemek

Analiz süreci, otomasyon için en yüksek değerli alanların tespit edilmesini sağlar. Bu sayede hangi kullanım durumlarının işletme üzerinde en yüksek ve en anlamlı etkiye yol açtığı öngörülebilir. Böylece işletme genelinde gelir artışı, maliyet tasarrufu, üretkenlik veya kaliteyi artırma gibi kazanımlardan hangilerinin meydana geleceği de belirlenir.

Otomasyonun finansal, verimlilik veya kültürel etkilere nasıl sahip olabileceğini tespit etmek, önceliklerin belirlenmesinden sonuçların ölçülmesine kadar pek çok noktada faydalı olacaktır. Doğru otomasyon öncelikleri ve stratejisi uygulandığında, CIO'lar ve BT liderleri hem işletmelerine değer katar hem de kaynaklarını geleceğe taşır. 

- Standartlaştırma

İşletmelerde doğru otomasyon seçimini yapmak stratejik planın bir parçası olmalıdır. Doğru ekipleri doğru çözümlerle buluşturamayan işletmeler, otomasyon planlamasını standartlaştıramaz. Karmaşık, farklılaştırılmış teknoloji uygulamalarını otomatikleştirmek neredeyse imkansızdır. Bu tür uygulamalar manuel insan desteği gerektirir ve teknik borca yol açar. Ancak standartlara ve teknolojik yaşam döngüsüne bağlı kalmak, otomasyonun ölçeklendirilmesi için temel oluşturur.

- Müşteriye odaklanmak

BT liderleri, otomasyondan uzun vadede en yüksek faydayı elde etmek için müşteriye odaklanılması gerektiği konusunda hemfikirler. Buluta öncelik veren bir dünyada, müşteriye odaklanmanın en iyi yollarından biri, gerçek zamanlı sonuçlarla self servis iş akışı otomasyonu oluşturmaktır. Günümüzde kullanıcıların bulut sağlayıcılarla yaşadıkları deneyim, bir menüden seçim yapmak, farklı otomasyonları birleştiren bir iş akışı çalıştırmak ve sonuçları elde etmektir. Bu deneyim, insanların otomasyondan beklediği müşteri deneyimi ile de örtüşür.

- Sürdürebilirlik ve güvenlik

Sağlam bir stratejide, özellikle yapay zekanın ve diğer otomasyon teknolojilerinin dinamik doğası göz önüne alındığında, bir bitiş çizgisi yoktur. Otomasyon yolculuğu hiçbir zaman gerçekten tamamlanmaz çünkü daima gelişir. Yeni yetenekler ve kullanım durumları ortaya çıktıkça, şirketlerin değişen talepleri karşılamak için çözümlere ihtiyacı olacaktır. Bu nedenle otomasyon, sürdürülebilir olması gereken bir süreçtir. Bu noktada sürdürülebilirlik için olmazsa olmaz unsur güvenliktir. Güvenliği içermeyen hiçbir otomasyon stratejisi için “sağlam” terimi kullanılamaz. Otomasyon güvenli olmak zorundadır ve işletmeler bu noktada proaktif çözümlere başvurarak riskleri en aza indirmelidir.