Hukuk otomasyonu, hukuki süreçlerle ilgili belge oluşturma, inceleme, takip, iletişim, önceliklendirme, iş tahsisi, proje yönetimi ve dahası hakkında etkinlikleri yönetmek için modern yazılımlardan faydalanır. Hukuk otomasyonu hem hukuk firmaları hem de şirketlerin hukuk departmanları için büyük faydalar sağlar. Bu yazımızda, otomasyonun kurum içi hukuk departmanlarına sağladığı faydalara odaklanacağız.

Gartner'ın yakın zamanda yayınlanan bir araştırmasına göre, hukuk departmanlarının %92'si 2021'de bütçelerinin sabit kalmasını ya da daralmasını bekliyor. Gartner analistleri, iş yüklerinin artmaya devam ettiği bu ortamda, otomasyonun hukuk departmanlarının daha az çalışarak daha çok iş tamamlamalarının anahtarı olduğu görüşünde.

Hukuk otomasyonu hangi faydaları sağlar?

Hukuk otomasyonunun şirket içi hukuk departmanlarına sağladığı yaygın faydalardan bazıları aşağıdaki gibidir:

Yönetim görevlerinin azaltılması

Düzenlemelere daha kolay uyum

Kurumsal risklerin azaltılması

Daha hızlı operasyon

Uzaktan çalışma kolaylığı

Öte yandan daha fazla iş tatmini, ekip genelinde daha tutarlı iş kalitesi ve önemli bir hukuksal işlemin gözden kaçırılacağı konusunda daha az endişe gibi faydalar hukuk otomasyonunun dolaylı avantajları arasında sayılabilir.

Hukuk otomasyonu avukatların yerini alması için geliştirilmiş bir sistem değildir. Bunun yerine, insanların herhangi bir katma değer sağlayamayacağı, örneğin bir dosyanın UYAP uyumlu hale getirilmesi gibi, rutin işleri üstlenir. Dolayısıyla, kurum avukatları ve hukuk ekibi, zamanlarını ve enerjilerini kurumları için gerçekten değer sağlayacak önemli işlere harcayabilir. Hukuk otomasyonu, süreçleri düzene sokarak verimliliği ve yapılandırılmış iletişimi geliştirir. Daha tutarlı ve verimli hukuk süreçleri için şartları olgunlaştırır. Harcama (masraf) ve tahsilat gibi birden fazla sisteme veri girişi gerektiren işlemler için güvenilir ve hızlı bir veri akışı sağlar.

Hukuk otomasyonu hangi görevleri üstlenir?

Hukuk otomasyonu sistemleri genellikle aşağıdakiler gibi zaman alan, rutin görevleri üstlenir:

İş tahsisi, onayların yönetimi ve harici avukatların brifingi gibi iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi

Görevler, süreçler, güncellemeler ve dahili/harici iletişim kurma

Önemli verileri ve bilgileri dijital ve güvenli bir şekilde yakalama ve analiz etme, konsolide veri üzerinden raporlama

Sözleşme sürelerinin yönetimi

Dijital imza süreçleri

Bu tekrarlı süreçler genellikle deneyimli bir şirket içi danışman tarafından planlanabilir, tutarlılık sağlamak ve riski azaltmak için hukuk otomasyonu kullanılarak otomatikleştirilebilir. Günümüzün en gelişmiş modern hukuk otomasyonu sistemleriyse rutin işlerin yanı sıra avukatların dosya ve icra takibi görevlerini de önemli ölçüde kolaylaştırır.

LEGA LITE: Dava ve icra yönetimi bir arada

İnnova’nın uzun yıllar farklı sektörlerde edindiği hukuk süreçleri tecrübesiyle geliştirilen LEGA LITE hukuk otomasyonu çözümü, lehe ve aleyhe tüm icra ve dava dosyalarının yönetimini uçtan uca sağlıyor. Avukatların mevcut bir dosyaya bağlı icra ve davaları ortak bir dosya silsilesi üzerinden takip edebilmelerine olanak tanıyarak günlük iş temposunu kolaylaştırıyor.

Web tabanlı bir çözüm olan LEGA LITE, sunduğu zengin özelliklere rağmen kolaylıkla öğrenilebilir bir yapıda tasarlandı. Tüm web tarayıcıları ile her an ve her yerden erişilebilir olan sistem, gelişmiş bir kullanıcı deneyimi sunarak oryantasyon süreçlerini kısaltıyor. LEGA LITE, kurumların kadrolu avukatlarının ve sözleşmeli hukuk bürolarının zamandan ve mekândan bağımsız çalışabilmelerini de sağlıyor, sistem üzerinden işlem yapmak için ofise gitme gereğini ortadan kaldırıyor.

LEGA LITE, UYAP'tan alınan tahsilat, masraf, harç ve safahat bilgilerini dava dosyalarına otomatik olarak aktarıyor ve UYAP formatına uygun XML dosyaları hazırlıyor. Bu sayede hukuk ekipleri rutin işlere harcayacakları zamandan tasarruf ediyor.

Özel bulut ürünü olan LEGA LITE, kurumların verilerini kendi sistemlerinde tutmalarına olanak tanıyor ve halihazırda kullanılan mevcut kurumsal sistemlerle entegre olabiliyor. Sistem kullanıcıların ihtiyaçlarına göre kişiselleştirilebiliyor.

Hukuk ekipleri LEGA LITE ile aşağıdaki lehe ve aleyhe tüm icra ve dava dosyalarını takip edebiliyor:

İlamlı Takip

İlamsız Takip

İpoteğin Paraya Çevrilmesi Yoluyla Takip

Rehinin Paraya Çevrilmesi Yoluyla Takip

Kambiyo Senetlerine Özgü Haciz Yoluyla Takip

Adî Kira ve Hasılat Kiralarına İlişkin Takip

Adli Hukuk Davaları

Adli Ceza Davaları

İdari Yargı Davaları

Aleyhe Tüketici Şikayetleri

Sigorta Tahkim Komisyonu

LEGA LITE’ın özellikleri

LEGA LITE, avukatların işlerini kolaylaştıracak, onlara hem zaman hem de verimlilik katacak gelişmiş özelliklerle donatılmıştır. Yerli ve milli hukuk otomasyonu sisteminin başlıca özellikleri şöyle sıralanıyor:

Gelişmiş avukat deneyimi: Gerçek dava sürecine göre tasarlanmış ekranlar avukatlara yol gösterir.

İcra süreç takibi: Lehe ve aleyhe icra dosyalarında, tahsilat ve aleyhe ödeme süreçlerinin takibini sağlar.

Dava süreç takibi: Lehe veya aleyhe açılmış davaların yargıdaki aşamaları LEGA LITE üzerinden takip edilebilir.

Çoklu şirket yönetimi: Bir holding veya şirketler grubu bünyesindeki tüm kurumların hukuk süreçlerini ayrı hesaplarla yönetebilir.

Döviz desteği: Alacaklı hesaplardaki tahsilatlar, TL dışındaki para birimleri bazında da takip edilebilir.

Hatırlatmalar: Avukatlar sistem üzerinden gördükleri uyarılara ek olarak, SMS ve e-posta yoluyla hatırlatma ve bildirim mesajları alırlar. Sistem avukatlara ajandalarındaki toplantı ve duruşmaları SMS ile hatırlatabilir.

Otomatik faiz hesabı: Bir dosya ile ilgili faiz ve bakiyenin ilerideki bir tarihte ne durumda olacağı istenildiği an görülebilir.

Döküm editörü: Yüzlerce döküm şablonu sayesinde yeni başlayan avukatların bile kolayca döküm alabilmelerini sağlar.

Outlook senkronizasyonu: LEGA LITE ajandası doğrudan Microsoft Outlook üzerinden takip edilebilir.

Tahsilat harcı hesaplama: Tahsil harcının oranı, dosyanın aşamasına, tahsilat kanalına ve icra takip tipine göre otomatik hesaplanır.

Bağlı dosya takibi: Birbirine bağlı icra ve dava dosyalarının takibi sorunsuz şekilde gerçekleşir.

UYAP XML ve UDF oluşturma: UYAP üzerinden takibi yapılacak kişiye ait bir dosya, yine UYAP uyumlu XML ve UDF formatlarında dosyalar olarak hazırlanır ve ilgili kişiyle ilgili süreç kolayca başlatılır.

Otomatik dağılım: Tahsilatların borç gruplarının sırasına göre dağılımı otomatik olarak yapılır, geriye dönük faiz ve bakiye otomatik hesaplanır.

SMS hizmeti: T.C Kimlik Numarası veya doğrudan GSM numarası üzerinden borçlulara SMS gönderebilir.

Özel bulut mimarisi: Özel bulut mimarisi üzerinde çalışan LEGA LITE veri güvenliği, ölçeklenebilirlik ve yüksek performans sağlar.