e-İşler çözümleri iş hayatını nasıl kolaylaştırıyor?

Sağlıktan eğitime pek çok sektörde geleneksel yöntemlerin yetersiz kaldığı günümüzde teknolojideki hızlı ilerleme sayesinde kamu ve özel işletmelerde çoğu iş sürecinin dijitalle tanışmaya başladığını görüyoruz. Bu noktada gün geçtikçe iş hayatının zorunlu bir parçası haline gelen veri temelli e-dönüşüm uygulamaları, hem maliyet hem verimlilik konusunda firmalara büyük avantajlar getiriyor. Kâğıttan elektronik ortama ve akıllı uygulamalara geçiş olarak ifade edebileceğimiz e-Dönüşüm, çalışma şeklini değiştirerek iş verimliliğine yeni bir boyut kazandırıyor. İşletmeler öncelikle, online imza kullanımı ve işlemlerin ortak bir ağda gerçekleştirilmesi gibi çalışmalarla e-Dönüşümün temel gereklilikleri yerine getirilebiliyor. Ancak özellikle finansal süreçlerin kontrolünün e-Dönüşüm sürecine dahil edilmesi işletmeler için kritik öneme sahip. Başta e-fatura olmak üzere, e-Arşiv, e-Defter ve e-Mutabakat gibi çözümlerle bu finansal veri dünyasına giriş yapan kurumlar için e-dönüşüm uygulamaları, süreçlerini daha da iyileştirmek ve kağıt ortamından tamamen uzaklaşmak adına en iyi alternatif olarak görünüyor. 

İnnova‘nın güçlü servis alt yapısıyla fintek çözümleri markası olan PayFlex İnnova bu noktada avantajlı çözümleriyle kurumların da yanında yer alıyor. PayFlex İnnova'nın e-Defter, e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye, e-Mutabakat gibi e-İşler Çözümlerinin detaylarına yakından bakıyoruz.

e-Arşiv nedir? e-Arşive geçmenin artıları neler?

Faturalama süreçlerinin dijital ortama taşınması ile sık sık duyduğumuz bir kavram haline gelen e-Arşiv; Gelir İdaresi başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması, muhafaza edilmesi ve elektronik ortamda raporlanması anlamına gelir.

Bireysel ya da kurumsal olarak çok sayıda fatura kesen tüm firmalar için zaman, iş gücü, kaynak ve arşivlemede büyük tasarruf sağlayan bir uygulama olan e-Arşiv uygulaması sayesinde firmalar kağıt fatura gönderme maliyetini ortadan kaldırarak faturadan kaynaklanan operasyonel yüklerini en aza indiriyorlar.

Bununla birlikte e-Fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak dahil olan/olacak olan mükelleflerin e-Fatura uygulamasına geçtikleri tarihte e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorunda olduğunu da hatırlatalım. 

İnnova PayFlex e-Arşiv uygulamasının avantajları

E-Arşiv’de Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan Özel Entegratörlük hakkını alan ilk firmalardan biri olan İnnova’nın PayFlex e-Arşiv çözümü, herhangi bir yazılım ya da donanım satın alınması gerekmeksizin firmaların tüm elektronik faturalama ve arşivleme süreçlerini gerçekleştiriyor.

E-Fatura sistemine dâhil olmuş firmalar Elektronik Arşiv hizmetini İnnova’dan alarak e-Arşiv uygulamasından faydalanmaya başlayabiliyor. Yani firmaların ayrıca GİB’e başvuru yapmalarına ihtiyaç kalmıyor.

PayFlex e-Arşiv sistemi ile İnnova; 10 yıl boyunca güvenli arşivleme, sektör farkı olmaksızın kolay ve hızlı entegrasyon, elektronik faturaların anında ibraz edilebilme avantajı, GİB’e periyodik olarak elektronik ortamda raporlama, zaman, iş gücü, kaynak ve arşivlemede tasarruf gibi avantajlar sunuyor. Diğer yandan PayFlex e-Arşiv’in sunduğu yüksek teknoloji sayesinde fatura formatı ve faturayı oluşturan bileşenlerin aralarındaki ilişkiler bütün olarak korunurken, indeksleme işlemleri; Kişi-kurum, VKN-TCKN, yıl, birim-kod, müteselsil numaraları gibi anahtar kelime ve eşleşmelerle beraber yapılıyor.

e-Fatura nedir?

Teknolojik gelişmelerin ticari alandaki getirilerinden biri olan e- Fatura sistemi kısaca fiziki olarak elde edilen ve Vergi Usül Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre, tutulması zorunlu olan faturaların ve faturalama sürecinin, dijital ortamda, oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve ibraz edilmesidir.

E-imza ve Mali Mühür uygulamalarını içeren elektronik fatura (e-Fatura) sistemi, kaynağının doğruluğunu, içeriğin bütünlüğünü ve değişmezliğini garanti altına alarak özellikle vergi kaçaklarının ve kayıplarının önüne geçmeyi amaçlar.

e-Arşiv ile e-Fatura farkı

E-Fatura ile e-arşivin arasındaki en temel fark şudur; e-Arşiv; e-Fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenirken, e-Fatura ise; e-Fatura uygulaması kapsamında olan kullanıcılara düzenlenir.

İnnova PayFlex e-Fatura ile müşteriler faturalarını kendi sistemlerinde arşivleyebiliyor

Maliye Bakanlığı standartlarına tam uyumlu PayFlex e-Fatura çözümüyle, İnnova, e-Faturaya geçiş yapmak isteyen firmaların bilgi işlem yatırımı zorunluluğunu ortadan kaldırıyor. 7x24 kesintisiz çalışma garantisinin sunulduğu bu sistem ile firmalar, ayrıca e-Fatura arşiv sistemi kurmaya gerek duymadan GİB ile arasındaki tüm ilişkileri tek elden yönetiyor ve aynı zamanda müşterilerinin faturalarını kendi sistemlerinde arşivliyor. Bu sayede işletmeler mevzuat takibi, yasal uyum, güncelleme, bakım gibi konularla da ilgilenmek zorunda kalmıyorlar. Faturalama işlemlerindeki giderleri azaltmada da etkili olan PayFlex e-Fatura çözümü firmalara fatura verilerini kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkânı sunuyor. İşletmeler Maliye Bakanlığı kurumlarından talep gelmesi durumunda faturalara bu çözüm sayesinde anında erişebiliyor.

e-Defter nedir, kimler bu sisteme geçebilir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin, elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesini sağlayan uygulamaların bütünüdür. Türkiye’de 1 Temmuz 2020 tarihinde e-Fatura ve e-Arşiv faturaya geçen firmaların 1 Ocak 2021 tarihinde e-Defter uygulamasına da geçişleri zorunlu tutulmuştu. e-Defter uygulamasına geçebilmesi için kurumların, e-Defter kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uyumluluk onayı verilmiş bir yazılım kullanmaları gerekiyor. Tüzel kişilerin e-Defter çözümünü entegre edebilmesi için öncelikle e-Fatura kullanıcısı olması gerekirken, gerçek kişilerin uyumlu bir yazılımı kullanmaları ve e-İmza kullanıcısı olmaları yeterli oluyor.

İnnova’nın PayFlex e-Defter çözümü ile gereksiz kaynak kullanımının önüne geçin

Maliye Bakanlığı’nın e-Defter sistemi standartlarına tam uyumlu olan İnnova PayFlex e-Defter çözümü, uluslararası standartlara da uygun olduğundan dönüşüm sürecindeki kurumlara uluslararası bir uyum ve itibar da kazandırıyor. Gereksiz kaynak kullanımının önüne geçen ve faturalama işlemlerindeki giderleri azaltan bu çözüm ile kağıt ortamında defter tutmaya, kağıt ortamındaki defterlerin noterde tasdik ettirilmesine ve defterlerin arşivlenmesine gerek kalmaz. İnnova’nın PayFlex e-Defter çözümü GİB’e yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir ve talep edilmesi durumunda dosyalara anında erişilebilir. Bu çözümün kullanılması ile iş süreçlerinde performans artışı sağlanır, hata oranları düşer.

e-İrsaliye nedir?

Kağıt ortamında düzenlenmekte olan sevk irsaliyesi belgesi yerine, elektronik ortamda düzenlenmiş olan, elektronik ortamda alıcısına iletilen ve muhafaza edilen bir elektronik belge olan e-irsaliye uygulaması, klasik sevk irsaliyesi anlayışına önemli bir yenilik getiriyor. e-İrsaliye ile kurumların kendi depoları arasındaki sevkiyatlar dijital ortamda takip edilebilir hale geliyor.

e-İrsaliye uygulamasında İnnova farkı

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu kıldığı tüm e-dönüşüm projelerinde etkin bir çözüm ortağı olarak yer alan İnnova’nın PayFlex e-İrsaliye çözümü, kağıt ortamında kesilen sevk irsaliyelerini dijital hale getirerek, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden geçecek şekilde oluşturulmasını ve alıcıya iletilmesini sağlıyor.

İnnova’nın finansal dönüşüm kapsamında sunduğu diğer hizmetlerle entegre bir şekilde çalışan ve e-Fatura çözümüne benzer kolaylıklar sunan bu uygulamada gönderilen irsaliyeler Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine otomatik olarak aktarılır ve buradan alıcıya ulaştırılır. Aynı şekilde alıcının verdiği yanıtlar da doğrudan sisteminizde görüntülenebilir. Alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığının da anlık olarak kontrol edildiği bu sistemde, karşı tarafın e-İrsaliye kullanmadığı durumlarda gönderici kağıt irsaliye kesmesi için yönlendirilmiş olur.

e-Mutabakat nedir?

Şirketler için kritik süreçlerden biri kuşkusuz muhasebe departmanları tarafından yürütülen işlemlerdir. Uzun yıllar boyu borç – alacak konularında telefon ya da faks ile yürütülen mutabakat süreçlerinin dijital ortama taşınması e-Mutabakat çözümleriyle mümkün hale geliyor. İş dünyasındaki finansal süreçleri dijital ortama taşıma adımlarının önemli basamaklarından biri olan e-Mutabakat, sağladığı kolaylık ve getirdiği avantajlar ile kısa sürede yaygınlaşmaya başladı.

Kağıt ortamında çalışmanın riskleri, PayFlex e-Mutabakat çözümü ile ortadan kalkıyor

İnnova'nın finans dünyasına yönelik tecrübesiyle ortaya çıkan PayFlex e-Mutabakat çözümü, muhasebe süreçlerini dijital ortama taşıyarak işleri hızlandırırken, bu sayede özellikle muhasebe departmanlarının üzerinde bulunan önemli bir iş yükü ortadan kalkmış oluyor. Ayrıca bu çözüm manuel süreçlerde karşılaşılan hataları da engelliyor.

Kağıt ortamında tutulan evrakların kaybolma riski ortadan kalkarken, kağıt kullanımının azalmasıyla kurumunuzun ekolojik ayak izini azaltırsınız. İnnova PayFlex e-Mutabakat çözümü ayrıca ilgili firmalara gönderdikleri mutabakatların tümünü tek bir ekrandan izleyebilme ve operasyonu yönetebilme kolaylığı sağlar.