e-Arşiv, işletmelere ne gibi faydalar sağlar?

e-arsivisletmelere-ne-gibi-faydalar-saglar

13 Haz 2023

2 dk okuma süresi

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından kurum ve kuruluşlar için zorunlu tutulan e-Arşiv uygulaması, işletmelerin son kullanıcılara mali mühürlü ve imzalı faturaları PDF formatında iletmelerini sağlıyor. Kurumların kağıt materyalde oluşturdukları belgeleri, dijital olarak arşivlemelerini mümkün kılan e-Arşiv, bu sayede hem zamandan hem de kırtasiye masraflarından tasarruf edilmesine yardımcı oluyor.

e-Arşiv nedir?

Dijital ortamda belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan e-Arşiv sayesinde kağıt belgelere olan ihtiyaç azalıyor. Tamamen dijital olarak yönetilen e-Arşiv, belgelerin arşivlenmesini, paylaşılmasını ve erişimini kolaylaştırıyor. Aynı zamanda e-Arşiv, belgelerin fiziksel olarak saklanması için gereken alanı da minimuma indirerek, maliyet tasarrufu sağlıyor.

e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bir diğer uygulaması olan e-Fatura, benzer bir işleve sahip olduğu için e-Arşiv ile karıştırılabiliyor. e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan şirketler tarafından diğer işletmelere ve son kullanıcılara yönelik kullanılırken e-Fatura ise GİB’in sistemine dahil olmuş kurumlar arasında faturalaşma süreçlerinde kullanılıyor. Buna ek olarak e-Fatura kullanan işletmeler fatura gönderip alırken, bu işlemleri GİB’in sistemleri üzerinden gerçekleştiriyor. e-Arşiv’de ise kesilen faturalar, GİB’e raporlanmak amacıyla aktarılıyor. İsteyen her işletme e-Fatura sistemine dahil olabiliyorken e-Arşiv’e geçmek için önce e-Fatura’ya geçiş yapmak gerekiyor.

e-Arşiv işletmelere ne gibi avantajlar sağlıyor?

-Minimum kağıt belge kullanımı

e-Arşiv sayesinde işletmelerin kağıt belge kullanımı azalıyor. Bu sayede işletmeler hem doğal kaynakların korunmasına katkı sağlıyor hem de maliyet tasarrufu elde ediyor. 

-Daha az depolama alanı ihtiyacı

İşletmelerde kağıt belgelerin fiziksel olarak saklanması için genellikle büyük bir depolama alanı gerekiyor. e-Arşiv sayesinde belgeler dijital formatta saklanabiliyor ve böylece depolama alanı ihtiyacı azalıyor. Bu sayede işletmeler, ofis alanlarını daha verimli kullanabiliyor.

-Belgelere kolay erişim

e-Arşivdeki belgeler, dijital olarak arşivlendiği için istenildiğinde kolayca erişilebilir hale geliyor. İşletmeler ihtiyaç duyduklarında aradıkları belgelere hızla erişim sağlıyor.

-Daha hızlı iş süreçleri

e-Arşiv, belgelerin dijital ortamda yönetilmesini sağlayarak iş süreçlerinin hızlanmasına yardımcı oluyor. Belgelerin dijital ortamda paylaşılması, onaylanması veya işlenmesi, geleneksel yöntemlerden çok daha hızlı tamamlanıyor. Bu sayede işletmelerin verimliliği artıyor.

-Güvenli veri saklama 

e-Arşiv, belgelerin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlıyor. Böylece belgelerin kaybolma, zarar görme veya yetkisiz erişim gibi riskleri en aza iniyor.

-Uzun süreli arşivleme

e-Arşiv, belgelerin uzun süreli saklama ve arşivleme gereksinimlerini karşılıyor. Elektronik ortamda oluşturulan faturaların bir kopyası, 10 yıl boyunca arşivleniyor. Böylece resmi olarak ya da iç denetimler sebebiyle ihtiyaç duyulması halinde ilgili belgelere kolayca erişilebiliyor. Ayrıca kağıt belgeler zamanla bozulabiliyor, kaybolabiliyor veya zarar görebiliyor. Dijital belgeler ise kolayca çok uzun sürelere varacak şekilde muhafaza edilebiliyor.

İşletmeler e-Arşiv’in avantajlarından PayFlex e-Arşiv ile faydalanıyor

GİB’den e-Arşiv Özel Entegratörü, e-Fatura Özel Entegratörü ve e-Fatura Saklama Hizmeti Verme yetkileri alan İnnova’nın geliştirdiği PayFlex e-Arşiv, işletmelerin faturalama süreçlerini kolayca dijitalleşmesini mümkün kılıyor. Beraberinde e-Fatura ve e-Defter çözümünü de sunan PayFlex e-Arşiv, kurumlara zaman, iş gücü, kaynak ve arşivleme noktalarında tasarruf imkanı sağlıyor. Türk Telekom’un veri merkezlerini kullanan PayFlex e-Arşiv çözümü, faturaları 10 yıl boyunca Türk Telekom güvencesiyle saklıyor. İşletmelerin Kurumsal Kaynak Yönetimi (ERP) sistemleriyle tamamen entegre çalışan PayFlex e-Arşiv, kesilen faturaları kolayca sisteme aktarabiliyor, işlenmeye hazır hale getiriyor. 

PayFlex e-Arşiv uygulaması, kurumların e-Arşiv uygulamasına geçiş sürecini son derece hızlandırıyor. e-Arşiv’e geçiş yapmak isteyen işletmeler, İnnova’ya başvurarak, GİB ile herhangi bir bağlantı kurmadan PayFlex e-Arşiv üzerinden süreci tamamlayabiliyor. 

İlgili Postlar

Uretken-yapay-zeka-dijital-donusumu-nasil-etkiliyor

Üretken yapay zekâ günümüzde dijital dönüşümü nasıl etkiliyor?

30 Eki 2024

Dijital Dönüşüm
Başarı Hikayeleri
Teknik Destek ‍
444 5INV
444 5 468 ‍
info@innova.com.tr