Dokümanlarınızı buluttan yönetin, bütün dünya ofisiniz olsun

Pandemi ile birlikte hız kazanan uzaktan çalışma ve hibrit çalışma modelleri, büyüklüğü ne olursa olsun bütün işletmelere dijital dönüşümün ne kadar önemli olduğunu gösterdi. İş süreçlerini yeniden düzenlemek zorunda kalan şirketler, görüntülü mesajlaşmadan bulut depolamaya kadar geniş bir yelpazedeki dijital ürün ve servisleri kullanarak işlerinin kesintiye uğramadan devam edebilmesi için çaba sarf ettiler. Özellikle büyük ölçekli şirketler arasında doküman yönetimi için dijital servislerden faydalanmayanlar büyük zorluklar yaşadılar.

İş süreçlerini çalışanların aynı ofiste fiziksel olarak bir arada olmasını gerektirecek şekilde planlayan şirketler, yaşadıkları aksaklıklara anlık çözümler bulmaya çalıştılar. Bu geçici çözümler günü kurtarmak için bir can simidi görevi görse de zaman içinde doküman yönetimini bütüncül bir yaklaşımla çözmek adeta bir zorunluluk haline geldi. İşte bu noktada devreye giren doküman yönetim sistemleri, büyük ölçekli işletmelerin elektronik belge, doküman, form, arşiv ve süreç yönetimi işlerinin sağlıklı bir şekilde yürümesini sağlayarak iş kaybının önlenmesinde büyük bir rol oynadı.

Günümüzün iş modelleri artık haftanın 5 veya 6 günü fiziksel olarak ofise gelinmesi gerekliliğinden giderek uzaklaşıyor. Haftanın belirli günleri uzaktan çalışma uygulamaları iyice yaygınlaştı. Bununla birlikte aynı ekipte bulunan çalışanların farklı şehirlerde hatta farklı ülkelerde olması da artık o kadar şaşırtıcı bir durum olmaktan çıktı. Sık seyahat etmek zorunda olan yöneticiler, müşteri ziyareti yapmak zorunda olan satış ekipleri ve sahada görev alan çalışanlar da hesaba katılırsa şirket organizasyonun her aşamasında iş akışının sürekliliğini sağlamak için sağlıklı bir doküman yönetim sistemi kullanmanın önemi net bir şekilde ortaya çıkıyor.

Başarılı bir doküman yönetim sistemi nasıl olmalıdır?

Doküman Yönetim Sistemi, kurum içindeki iş akışlarında gerekli olan belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, güvenli bir şekilde depolanması, düzenlenmesi, etiketlenmesi ve paylaşılması için kullanılan bir iş yazılımı çözümüdür. Başarılı bir Doküman Yönetim Sistemi, büyük ölçekli bir organizasyonun iş süreçlerinin tüm gerekliliklerini karşılamalıdır. Bir Doküman Yönetimi Sistemi seçmeden önce dikkat edilmesi gereken konuları şu şekilde sırlayabiliriz:

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ile Kalkınma Bakanlığı E-Dönüşüm projeleri başta olmak üzere yasal mevzuata tam uyumlu olmalıdır.

Elektronik Belge Yönetimi Standartları’na (EBYS) uygunluğu belgelenmiş olmalıdır.

Değişen şirket ihtiyaçlarına göre kolayca uyarlanabilir olmalıdır.

Tüm elektronik belgeler web tabanlı olarak erişilebilir olmalıdır.

IRM (Information Rights Management – Bilgi Hakları Yönetimi) ile üst seviye güvenlik sunmalıdır.

Lisanslama ücretleri kullanıcı başına yerine işlemci başına hesaplanmalı, böylece büyük ölçekli şirketlere fazladan maliyet çıkarmamalıdır.

Form tanıma, bölgesel karakter tanıma ve sayfa sınırlaması olmaksızın OCR işlemi özelliği sunmalıdır.

Hem Android hem de iOS platformları için geliştirilmiş mobil uygulamalar üzerinden çalışanların dünyanın her yerinden ihtiyaç duydukları dokümanlara anında erişebilmesi mümkün olmalıdır.

Documents Innova ile tüm çözümler tek çatı altında       

İnnova tarafından geliştirilen doküman yönetim sistemi Documents Innova, gelişmiş özellikleri sayesinde sunduğu uçtan uca çözümle büyük ölçekli şirketlerin doküman yönetimi konusunda tüm ihtiyaçlarını karşılıyor. Yukarıda saydığımız tüm özellikleri bünyesinde barındıran Documents Innova, kullanıcılara çoklu dil ve kişiselleştirme desteği de veriyor. Documents İnnova platformunu kullananlar, arayüz ve menüleri kendi istedikleri şekilde kişiselleştirebiliyor.

Documents Innova esnek yapısı sayesinde kurum içinde değişen iş ihtiyaçlarına göre çok kısa bir süre içinde yeniden yapılandırılabilmesiyle de dikkat çekiyor.