Doküman yönetimi ve içerik yönetimi arasındaki farklar nedir?

Doküman yönetim sistemi ve içerik yönetim sistemi birbirine benzer terimler gibi görünse de farklı amaçlar için tasarlanan ve kullanılan sistemlerdir.

Bir doküman yönetim sistemi (DMS) ile içerik yönetim sistemi (CMS) birbirlerine benzer işlevleri yerine getirebilir. İşlevleri açısından bir örtüşme vardır ancak iki teknoloji arasındaki farkları anlamak önemlidir.

Doküman yönetim sistemi nedir?

Bir doküman yönetim sistemi e-postalar, görseller ve ses dosyaları dahil olmak üzere tüm elektronik belgeleri depolar, yönetir ve izler. Kağıt belgelerin taranmış görüntülerini de izleyebilir.

Doküman yönetim sistemleri tipik olarak aşağıdaki yeteneklere sahiptir:

DMS, taranmış kağıt belgelerin görüntülerini işleyerek içeriği yakalar. Çoğu DMS, bu dijital görüntüleri okunabilir ve düzenlenebilir metne dönüştürmek için optik karakter tanıma (OCR) teknolojisinden faydalanır. Diğer gelişmiş tarama yetenekleri arasında optik işaret tanıma ve el izi karakter tanıma sayılabilir.

Gelişmiş DMS’ler genellikle yerleşik iş akışı modüllerine veya iş akışı yönetimi araçlarıyla entegre olma yeteneğine sahiptir.

DMS, kullanıcıların veya yöneticilerin belge sürümlerini görüntülemesini ve gerekirse önceki bir sürüme dönülmesini sağlar.

DMS, daha iyi arama deneyimi ve organizasyon sağlamak için kullanıcıların içeriği kategoriye, türe ve anahtar kelimeye göre etiketlemesini sağlayabilir.

Bu konuyla ilgili bir diğer terim ise kurumsal doküman yönetimidir (EDM). Kurumsal doküman yönetimi, yasal durumlarda kolay erişilmeleri için kuruluşun kağıt ve elektronik belgeleri denetleme stratejisidir. Bu strateji, doküman perspektifinden yasal uyumluluğa odaklanır. Belgelerin ne kadar süreyle saklanacağı ve bir felaket durumunda belgelerin nasıl kurtarılacağıyla ilgilidir.

Doküman yönetim sistemleri bağımsız sistemler olarak da sunulabilirken, günümüzde çoğunlukla kurumsal içerik yönetimi (ECM) kategorisine dahil edilirler.

İçerik yönetim sistemi nedir?

İçerik yönetim sistemi (CMS), kullanıcıların bir web sitesinde dijital içerik oluşturmasını, yönetmesini ve yayınlamasını sağlayan bir uygulamadır. CMS'ler teknik bilgisi olmayan kullanıcıların kodlama bilmeden web içeriği düzenleyebilmesi, yayınlayabilmesi ve yönetebilmesi için grafik kullanıcı arabirimleri (GUI) içerir.

Bir CMS'in iki temel bileşeni vardır:

İçerik yönetimi uygulaması (CMA): Kullanıcıların bir siteye içerik eklemelerini ve yönetmelerini sağlayan, kullanıcı odağında tasarlanmış sezgisel bir arayüzdür.

İçerik dağıtım uygulaması (CDA): Kodu bir araya getiren, web sitesi ziyaretçilerine sunan ve depolayan arka uç altyapısıdır.

Web içerik yönetim sistemi (WCMS) ile CMS neredeyse birbirinin yerine kullanılabilen terimlerdir. Aralarındaki tek fark, WCMS'in özellikle web sitesi içeriği dikkate alınarak geliştirilmiş bir CMS türü olmasıdır.

ECM'in geniş kapsamlı gelişmiş örneklerinde genellikle CMS de bulunur. Bu nedenle CMS, artık ECM yazılımının bir alt kategorisi olarak düşünülebilir.

DMS ve CMS arasındaki benzerlikler

DMS ve CMS’in ilk örtüşme noktası her ikisinin de ECM stratejisinin bileşenleri olmasıdır. Ayrıca her ikisi de aşağıdaki ortak işlevleri yerine getirir:

Dijital varlıkların yönetimi

İçerik güvenliği

İçerik için merkezi bir depolama sistemi

Bilgi oluşturma, saklama ve dağıtımı

Arama ve erişilebilirlik kabiliyetleri

İş akışı otomasyonu

Ek olarak hem DMS'ler hem de CMS'ler günümüzde bulut tabanlı SaaS abonelikleri yoluyla kullanılabilmektedir.

DMS ve CMS arasındaki temel farklar

DMS ve CMS arasında işlev benzerlikleri olsa da, bu ikili birbirlerinin yerine kullanılmaz. Aşağıda inceleyeceğimiz temel farklılıklar bunun sebebini ortaya koyacak:

CMS, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verileri işler. CMS ve DMS arasındaki en büyük fark, işleyebilecekleri bilgi türünden kaynaklanır. DMS PDF dosyaları, Word belgeleri ve PowerPoint sunumları gibi yapılandırılmış veriler ve belgelerle çalışır. Bu dosyaları, içerik yaşam döngüsü boyunca izleyerek dijital hale getirebilir. CMS, hem yapılandırılmamış hem de yapılandırılmış içerik dahil olmak üzere daha geniş bir elektronik bilgi yelpazesini işleyebilir. DMS'in işleyebileceği belgelere ek olarak, CMS ses, video, flash ve web içeriği gibi zengin medyayı da yönetebilir.

DMS, gelişmiş içerik yakalama özelliklerine sahiptir. Çoğu belge yönetimi yazılımı, OCR gibi görüntüleme ve tarama özelliklerini içerirken, CMS’ler genellikle bu kabiliyete sahip değildir.

Farklı amaçlara hizmet ederler. CMS'in ana hedefi içeriği depolamak ve yayınlamaktır. DMS ise iş akışı yönetimi ve uyumluluğa odaklanır.

Kurumunuzun hangisine ihtiyacı var?

DMS, ECM, EDM, CMS… Bu kısaltmalar keşmekeşi kurumların ihtiyaçları için doğru teknolojiyi bulmalarını zorlaştırabilir. Netleştirmek gerekirse: Kurumsal doküman yönetimi (EDM) veya doküman yönetimi (DMS), kurumsal içerik yönetiminin (ECM) bir bileşenidir. ECM, aşağıdakiler dahil birçok teknolojinin birleşiminden oluşur:

Kayıt yönetimi

Web içeriği yönetimi

Dijital varlık yönetimi

Doküman yönetimi

Yukarıdaki bileşenlerin tümüne ihtiyaç duyan büyük işletmeler için en doğru tercih bir ECM platformudur. Dış yayın ve içerik pazarlamasına daha az odaklanan şirketler ise kayıtlarını ve belgelerini yönetmek için bağımsız bir DMS’e yönelebilir.

Gartner araştırma şirketine göre günümüzde ECM'in yerini içerik hizmetleri platformları almaya başlıyor. İçerik hizmetleri platformu (CSP), RESTful API'lerle birlikte ECM'in yeteneklerini ileriye taşıyan yeni bir teknolojidir. Tek bir ürün paketi veya ortak API'leri paylaşan bir uygulama koleksiyonu biçiminde gelebilen bir dizi mikro hizmet ve uygulamadan oluşur. Modern CSP'ler hem belge yönetimini hem de ECM'i içerir.