S/4HANA ile Birlikte Metodoloji Değişiyor

SAP Activate; Best Practices, Guided Configuration ve metodolojilerin S/4HANA için optimize edilmiş halinin birleşimi olarak tanımlanıyor. 2016 yılı ile birlikte ASAP tamamen ortadan kalkmayacak, sadece SAP artık ASAP için yeni bir güncelleme üzerinde çalışmayacak ve tüm odağını SAP Activate metodolojisine verecek. Böylelikle, SAP Activate ile birlikte proje yönetiminde kullanılacak olan yöntemlerin PMI tarafından da kabul görmüş ve her geçen gün daha çok önem kazanan Agile metodolojisine kaydığını görüyoruz.

Peki SAP Activate metodolojisi nelerden oluşuyor?

SAP Activate ile SAP projeleri de artık çevikleşiyor. Ayrıca daha önce ASAP'ta yer alan 5 aşama, Prepare, Explore, Realize, Deploy olmak üzere 4'e inmiş oluyor. Böylece kavramsal aşaması devreden çıkarak işin temelini Best Practices'lere bırakıyor.

Projenin hazırlık aşamasında öncelikle kapsam dokümanı oluşturuluyor, burada kullanıcının iş süreçleri ve beklentileri detaylı olarak incelenerek en iyi örneklerden hangilerinin kullanılacağı belirleniyor. Bu aşamada belirlenen süreçlere göre de sistem hazır hale getiriliyor.

Satış aşamasında oluşturulan kapsam daha detaylandırılarak SAP sisteminin hazır hale gelmesini gerektiriyor. Burada donanım tedarikinde sorun çıkması durumunda bulut tabanlı bir sistemi devreye almak mümkün. Sistem hazırlandıktan sonra keşfetme aşamasına (bu aşama “Scope Validation” olarak da adlandırılıyor) geçiliyor. Beklentilerin; en iyi örnekler ile ne kadar karşılandığı bu aşamada sistem üzerinden workshop’lar yapılarak değerlendiriliyor ve kapsam doğrulanıyor. SAP süreçlerinin süreci ne kadar karşıladığı sistem üzerinden standart yapı gösterilerek anlatılabiliyor.

Bu aşamanın faydaları arasında, ileride doğabilecek değişiklikleri en aza indirmek bulunuyor. Bu şekilde kullanıcı sürece dâhil edilirken süreci anlaması sadece yazı ile değil ekranlar üzerinden görsellikle de sağlanabiliyor. Bu aşamadaki ana soru ise standart sürecin ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı? Eğer karşılamıyorsa neden standardı kullanmalıyım? Böyle bir durumda ise standart süreç kullanımının faydaları anlatılarak standart sürecin kullanımına ikna edilmeye çalışılabilir.

Eğer en iyi örnekler (best practices) şirket ihtiyaçlarını tamamen karşılamıyor ise en iyi örneklerden ziyade temel uyarlamalar yapılarak süreç yeniden işletilir. Tüm bu aşamalarda, standartlar ile beklentiler arasındaki farklar belirlenerek GAP listeleri oluşturulur. Burada temel amaç, doğru çözümü üretmek ve bir sonraki aşamada yapılacak işleri çıkartmaktır. Artık elimizde net bir kapsam ve sistem üzerinden yapılacak işlerin detayları (GAP listesi), yani devam eden sürecin yol haritası bellidir. Firma çalışanları artık SAP’yi çok iyi tanımış ve beklentileri ona göre belirlemiştir. Böylelikle ileride çıkabilecek değişiklikler en aza indirgenmiş olur.

Oluşan GAP listemizdeki başlıklar önceliklendirilerek sprint’ler oluşturulur. Sprint’leri 2-4 haftalık, belli bir amacı gerçekleştirmek için gerekli olan GAP listesindeki başlıkların gruplanmış ve önceliklendirilmiş hali olarak düşünebilirsiniz, Agile metodolojisi ile birlikte gelen bu özellikte ana amacı kısa periyodlarda belli çıktıları üretmek olarak düşünebilirsiniz.

Artık elimizde standart çözümler çerçevesinde firma süreçlerine uygun bir sistem var ve gerçekleştirme aşmasına geçebiliriz. Bir önceki aşamada planlanmış sprint’ler için gerekli işlemler yapılır, kullanıcılara anlatılır, test edilir ve onaylanır. Bu şekilde tüm GAP listesi tamamlanıncaya kadar çeşitli sprint’ler halinde tüm iş listesi tamamlanarak gerçekleştirme aşaması tamamlanır. Gerçekleştirme aşaması sonrası canlıya geçiş için hazırlık çalışmaları yapılır ve canlıya geçilir.