RPA bordro süreçlerini nasıl iyileştirebilir?

Robotik süreç otomasyonu botları, hatasız yürütülmesi çalışanların mutluluğu için çok önemli olan bordro zamanlamalarını ve doğruluğunu iyileştirerek bordro yöneticilerinin işlerini kolaylaştırıyor. RPA botları, masraf ödeme ve bordro sonuçlarını doğrulama gibi süreçleri destekleme veya tamamen devralma kabiliyetine sahip. Bu blog yazımızda, RPA’nın bordo süreçlerini otomasyona bağlamak için nasıl kullanılabileceğine mercek tutuyoruz.

Bordro süreçleri kimi kurumlarda finans, kimilerinde ise insan kaynakları departmanı tarafından yürütülüyor. İK’nın sorumlu olduğu senaryolarda, bordo süreçlerini RPA ile otomasyona bağlamadan önce İK ve bordo yöneticilerinin her bir bordro işlemi için harcanan zamanı saptaması gerekiyor. Ardından BT ve İK departmanları bu süreçleri otomasyona bağlamak için bir yol haritası oluşturabilir. İstisnai durumlar dışında, RPA projelerinin sorumluluğunu genellikle BT departmanları üstlenir ve bu alanda deneyimli bir çözüm ortağıyla çalışır. Bu proje senaryosunda bordro yöneticileri ise sürece uzmanlıklarıyla destek olur.

RPA bordro süreçlerinde nasıl kullanılır?

Şirketler RPA’yı kullanarak birçok bordro ve ödeme sürecini otomasyona bağlayabilir. Bunlardan bazılarına yakından bakalım:

Vardiya ücretleri

İmalat ve gıda işleme gibi alanlarda faaliyet gösteren bazı şirketlerin ödeme yapıları, manuel işleme ve hesaplama gerektiren kurallar veya istisnalar içerir. Bu kuruluşların bordro sistemleri, verileri başka bir sisteme veya elektronik tabloya aktarmayı ve ardından sık değişen ödeme kuralları ve oranlarına göre maaş bordrosunu hesaplamayı gerektirebilir. Bir RPA botu bu süreçleri insanlardan devralabilir ve bordro hatalarını azaltabilir.

İkramiyeler

Bazı şirketler ücret planlama araçları kullanmazken, bazı ücret planlama araçları ise değişken ödeme programlarının ihtiyaçlarını karşılayamayabilir. Dolayısıyla vardiya ödemeleri gibi ikramiye hesaplamaları da bazen manuel işlem gerektirir. RPA yazılım robotları ikramiye hesaplamaları ve işleme süreçlerini devralarak potansiyel olarak zamandan tasarruf ve hataların en aza indirgenmesini sağlayabilir.

Masraflar

Gider yönetimi, özellikle bir gider uygulaması bordro sistemine entegre edilmemişse zaman alan bir iştir. RPA robotları harcama raporlarını okuyabilir, onaylanmış ve işlenmemiş raporları belirleyebilir, ardından geri ödeme ayrıntılarını işlemek için bordro sistemine veya doğrudan para yatırma için ödeme sistemine bağlanabilir.

Bordro sonuçları

RPA robotları çalışanlara doğru bir şekilde ödeme yapılmasını sağlayan bir süreç olan dönem sonu bordro mutabakatına da yardımcı olabilir. Bir bot, bordro kaydını ve maaş oranlarını kontrol etmek, çalışılan zamanı ve devamsızlıkları saptamak ve kesintileri doğrulamak da dahil olmak üzere çeşitli mutabakat adımlarını gerçekleştirebilir. Doğrulama süreçlerini üstlenen botlar, insan kaynaklı hataları tamamen ortadan kaldırır.

İş akdi feshi

Bir çalışan işten ay ortasında ayrılıyorsa, ödenmesi gereken maaşın, sosyal yardımların ve diğer kesintilerin orantılı olarak hesaplanması gerekir. RPA botları bu görevleri tamamlamak için bordro sistemine iş akdi feshini işleyebilir ve hesaplamaları otomatik olarak gerçekleştirebilir. Bu sayede nihai bordro işleme doğruluğu artar. Bir bordro yöneticisi, fesih gerçekleştiğinde botu başlatabilir veya botun şirketin insan kaynakları bilgi sisteminde periyodik olarak sözleşmesi feshedilen çalışanları aramasını sağlayabilir.

İhtiyaçlarınıza özel otomasyonlar

İnnova tarafından sunulan Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) çözümleri, şirketinizin yapısına özel verimli otomasyon senaryoları sunuyor. İnnova’nın uzman mühendisleri, hangi iş süreçlerinin yazılım robotlarına devredilebileceğini sizin için tespit ediyor ve en uygun çözümleri oluşturuyor.

7 gün 24 saate durmadan çalışan yazılım robotları, rutin işleri üstlenerek insanların katma değerli işlere odaklanmasını mümkün kılıyor. Sıfır hatayla çalışan botlar, aynı zamanda işlem sürelerini de büyük ortanda kısaltarak şirketlere verimlilik sağlıyor.

Kural bazlı yapay zekâ (AI) ve iş akışı otomasyonu teknolojileriyle çalışan İnnova yazılım robotları, yorumlama, hesaplama, yanıt tetikleme ve gerekli sistemlerle etkileşime geçme kabiliyetleriyle donatılarak daha karmaşık görevleri de üstlenebiliyor.