Özel entegratör değişikliği nasıl yapılır?

Özel entegratör unvanı, yasal düzenlemeler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığının (GiB) e-Arşiv ve e-Fatura gibi e-Dönüşüm uygulamalarına geçmekle mükellef olan şirketlerin ilgili alanlardaki dijital dönüşümlerini gerçekleştirmekle yetkilendirilen firmalara verilir. Bu firmalar, kurumların dijital dönüşüm yolculuğunda altyapılarını GiB sistemlerine bağlamak için teknik yatırımlar yapmaları ve sistemdeki olası değişiklikler doğrultusunda güncellemeleri ihtiyacını ortadan kaldırıyor. Türkiye’deki tüm özel entegratörler, kurum yapıları, teknik kabiliyetleri ve sundukları çözümlerin geçerliliği gibi birçok kriter göz önünde bulundurularak bizzat GiB tarafından yetkilendirilir.

e-Arşiv, e-Fatura ve e-İrsaliye gibi e-Dönüşüm uygulamalarına geçmekle mükellef olan şirketler, bunu ister kendi BT sistemleri aracılığıyla GiB üzerinden gerçekleştirebilir, isterlerse de özel bir entegratörle çalışarak sistemlerinin GiB’e bağlanmasını ve sunulan kullanıcı dostu web portal üzerinden süreci yürütmeyi tercih edebilirler. Özel entegratörlerin çözümleri, kurumların yalnızca yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerini değil, aynı zamanda resmi belge düzenleme, gönderme, alma, arşivleme ve GiB’e raporlama gibi süreçlerini verimli şekilde yönetmelerini sağlar.

Bu alanda faaliyet gösteren en başarılı entegratörlerin sundukları çözümler, halihazırda kullandığınız ERP uygulamaları gibi kurumsal araçlarla tam entegre çalışır. Yeni bir özel entegratör tercih ederken, seçeceğiniz çözümün mevcut kurumsal uygulamalarınızla birlikte çalışıp çalışamadığını göz önünde bulundurmalısınız.

Özel entegratör değişikliği kolay mı?

Dijital dönüşüm yolculuğunuza başladığınız özel entegratörün çözümleri, ölçeklenen ihtiyaçlarınıza yanıt vermiyor olabilir ya da vizyonunuza daha uygun bir çözüm ortağı bulabilirsiniz. Her halükarda, özel entegratör değişikliği yapmanız ve sorunsuz bir geçiş süreci geçirmeniz mümkün. Ancak bu süreçte sıkı sıkıya takip etmeniz gereken bazı adımlar söz konusu.

Özel entegratör değişikliğinin aşamaları nelerdir?

Doğru tercihi yaptığınız takdirde, yeni özel entegratörünüz sürece dair sizi aydınlatacaktır ancak yine de önceden hazırlıklı olmanızda fayda var. Özel entegratör değişikliği için gerekli aşamalar, beklenenin aksine değiştirmek istediğiniz değil, yeni çözüm ortağınızla başlar. Entegratör değişikliğiniz GiB sistemleri üzerinden gerçekleştirdiğiniz dijital süreçlere ulaşma ve yürütme şekillerinizi değiştireceğinden, firmanızla ilgili bir dizi bilgiyi dijital olarak yeni özel entegratörünüzle paylaşmanız gerekecek. Ancak bu sürecin sanılanın aksine bir hayli kolay olduğunu ve neredeyse tamamının yeni özel entegratörünüz tarafından sizin için yürütüldüğünü belirtmekte fayda var.

Yeni entegratör firma ile anlaşmak

İlk olarak yeni özel entegratör firmanızla anlaşmanız gerekiyor. Anlaşmanın GiB nezdinde geçerliliğinin olabilmesi için özel entegratörünüz tarafından size iletilen dijital bağlantıya giderek şirket bilgilerinizi sağlamanız gerekir.

Yeni özel entegratörünüz, verdiğiniz bilgilerle size web portal erişiminiz için bir hesap oluşturur ve hesabınızı aktifleştirmeniz için bir başka dijital bağlantı tarafınıza iletilir. Bu aşamada aktivasyon işlemi için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden edindiğiniz mali mührünüzü ya da eğer bir şahıs şirketiyseniz e-imzanızı ibraz etmeniz istenir.

Sürecin geri kalanı, özel entegratör değişikliğinin Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi ve oradaki gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesiyle sürer. Tüm bunlar için sizin herhangi bir girişimde bulunmanıza gerek yoktur. İşlemler özel entegratörünüz tarafından yürütülür ve gelişmeler tarafınıza iletilir.

Eski entegratör firma ile çalışmayı sonlandırmak

Yukarıda belirttiğimiz işlemleri yeni özel entegratörünüzle tamamladıktan sonra, halihazırda e-Dönüşüm süreçleriniz için çalıştığınız entegratörünüzden çıkış talebinde bulunmanız gerekir. Anlaşmanızı sonlandırmak ve özel entegratörler arasında değişiklik gösteren iptal/çıkış işlemleriniz için izlemeniz gereken adımlar tarafınıza bildirilir.

Eski entegratörünüzle çalışmayı sonlandırmak, yeni bir entegratörle çalışmaya başlarken olduğu gibi kurumunuza büyük külfetler getirmemelidir. Bu süreçte yapılması gereken işlemlerin büyük çoğunluğu eski entegratörünüz tarafından yürütülecek, kurumunuz süreçle ilgili bilgilendirilecek ve GiB’e herhangi bir başvuru yapmanız gerekmeyecek.