Otomasyonla üretkenliği artırmanın 3 yolu

Günümüzde hemen her işletme veri üretiyor ve veriyi daha verimli iş süreçleri oluşturmak için kullanıyor. Verinin etkin olarak değerlendirildiği kurumlarda, uzun sürelere yayılan ve tekrarlayan görevler ortaya çıkıyor. Yapılan araştırmalara göre bu tür görevler çalışanların motivasyonunu düşürebiliyor. Ayrıca personelin uzun süreler rutin bir görevi takip etmek zorunda kalması, yaratıcılığa ya da beceriye ihtiyaç duyulan diğer işlerde verimliliğin düşmesine neden oluyor. Hem çalışanlar hem de kurumlar açısında önemli dezavantajları bulunan rutin görevlerin üstesinden gelmek için teknolojiden destek almak gerekiyor.

Otomasyon teknolojileri nedir?

Otomasyon teknolojileri, iş süreçlerinin tekrarlayan veya rutin olan kısımlarını insan müdahalesi olmadan otomatik olarak gerçekleştiren teknolojik sistemleri ifade ediyor. Bu teknolojiler genellikle bilgisayar yazılımları, robotlar veya makine öğrenimi gibi yapay zeka teknikleri kullanılarak geliştiriliyor. Otomasyon araçları sayesinde işletmeler, bir insan tarafından yapılması günler ya da haftalar sürecek rutin bir görevi saatler hatta dakikalar içinde tamamlayabiliyor. Bu sayede personelin gereksiz bir biçimde yorulmasının önüne geçiliyor ve kurumlar çalışanlardan daha fazla faydalanma imkanına kavuşuyor. Tekrarlayan ve zaman alan görevlerin otomasyon araçlarına devredilmesi sayesinde çalışanları daha çok yaratıcılık gerektiren iş süreçlerinde değerlendirmek mümkün hale geliyor. Peki bu teknolojinin avantajlarından yararlanan kurumların, otomasyonun daha üretken olmasını sağlamak için neler yapması gerekiyor?

Otomasyondan en yüksek fayda nasıl elde edilir?

Doğru analiz üretkenliği artırıyor

Ne kadar gerekli olurlarsa olsunlar, rutin görevler çalışanların iş motivasyonunda olumsuz etki yaratıyor. Ayrıca can sıkıntısı, unutkanlık ve dikkat dağınıklığı gibi nedenler, insanların hata yapma ihtimalini artırıyor. Otomasyon araçları ise normalde saatler sürecek görevleri saniyeler içinde tamamlayabiliyor. Üstelik otomasyon araçları yorulmuyor ve insana has hatalar yapmıyor. Bu teknoloji 7/24 çalışarak görevlerini eksiksiz bir biçimde tamamlayabiliyor. İşletmelerin otomasyon araçlarından en yüksek faydayı elde etmek için öncelikle iş süreçlerini analiz etmeleri ve adımlara ayırmaları gerekiyor. Sonrasında hangi adımlarda, hangi süreçlerin tekrarlandığını tespit ederek, bu süreçlere en uygun otomasyon araçlarını belirlemeleri kritik önem taşıyor. 

Otomasyon, bağlılığı artırıyor

Yoğun ve tekrarlayan görevler üzerine çalışmak, yalnızca üretkenliği ve yaratıcılığı olumsuz etkilemekle kalmıyor aynı zamanda şirkete olan bağlılığa da zarar veriyor. İş süreçlerinde otomasyondan yararlanan kurumlar, çalışanların bu sayede daha kritik problemlerle uğraşmaları için fırsat yaratmış oluyor. Personelin bu sayede karşısına çıkan yeni görevleri tamamlamak için yaratıcılığını ya da teknik bilgisini kullanması işten aldığı tatmin duygusunu da artırıyor. Rutin görevlerden uzaklaşmış bir çalışanın hem bağlılık seviyesi hem de mutluluğu artıyor. Bu durum beraberinde daha iyi müşteri deneyimlerine de yol açıyor. Sonuç olarak daha yüksek bağlılık, hem kurum hem de müşteriler için memnuniyeti artırıyor. 

İşletmelerin bu nedenlerle mümkün olduğu kadar çok iş adımını otomatikleştirmeye çalışması gerekiyor. Bu sayede çalışanlarını anlamlı işlere yöneltmeleri bağlılık seviyelerini de artırmalarını sağlıyor. Bağlılık mutluluğu, mutluluk ise beraberinde verimliliği getiriyor. Bu zincirin son halkası ise işletmeler için “kârlılık” oluyor.

Yukarıdan aşağıya teşvik, işi güçlendiriyor

Otomasyon bağlılığı ve üretkenliği artırdığı gibi insan hatalarından doğan problemleri de en aza indiriyor. Ancak otomasyonun gücünden gerçekten yararlanmak isteyen işletmelerin, otomasyon stratejileri ve ilgili protokolleri yukarıdan aşağıya izlemeleri gerekiyor. Bu noktada yöneticilerin, çalışanları otomasyona teşvik etmesi büyük önem taşıyor. Bu sayede otomasyon tüm iş süreçlerinde belirgin bir fark yaratabiliyor ve verimliliği en üst noktaya taşıyabiliyor. Sadece bir çalışanın otomasyondan faydalanması, işletmenin geneli için büyük bir fark yaratamıyor. Bu nedenle otomasyonu hemen her noktada değerlendirmek gerekiyor. Ancak şirketteki herkes dinlenecek yeterli zamanı bulduğunda ve görevlerini yapmaları için uygun alanlara sahip olduklarında verimli bir döngü ortaya çıkabiliyor.