Modern işletmelerin ihtiyacı: Dijital İş Gücü Yönetimi

Dijital iş gücü yönetimi, süreç verimliliğini artırmanın önemli adımlarından birisi kabul ediliyor. Her geçen gün daha fazla şirket, çalışanları tekrar eden görevlerden kurtarmak için akıllı otomasyon çözümlerini kullanıyor. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) bu otomasyon çözümlerinin başında geliyor.

Yazılım robotları veri kopyalama, okuma veya aktarma gibi rutin görevleri üstlenir. Şirketler, çalışanlarına giderek daha fazla otomasyon robotu sağladıklarında, özellikle güvenlik ve ölçeklenebilirlik açısından dikkate alınması gereken birkaç nokta vardır.

Dijital İş Gücü Yönetiminin faydaları

Kuruluşlar, iş birliğinin başarılı olmasını ve kaosa sürüklenmemesini sağlamak, tüm çalışanları güvenli ve verimli bir şekilde yönetmek için dijital iş gücü yönetimini giderek daha fazla kullanıyor. Günümüzde bir hayli popüler olan bu akımın sıkça tercih edilmesinin ardında beş önemli neden yatıyor:

1. Güvenlik

İnsani ve dijital iş gücü birbirine yaklaştıkça, birleşik bir yönetişim ortamına sahip olmanın önemi artar. Otomatik süreçler ayrıca denetim ve uyumluluk gereksinimlerini de karşılamalıdır. Güvenlik risklerini en aza indirmek, tüm sektörlerdeki şirketler için en önemli öncelik olmalıdır.

Merkezi kontrol edilen dijital iş gücü yönetimi, şirketlerin yazılım robotu sürümlerini kapsamlı güncellemelerle senkronize etmesini sağlar. Bu sayede robotların kesinti ve arızaları en aza indirilebilir. Ayrıca çalışanların ve dijital iş gücünün hassas uygulamalara veya verilere erişiminde tek tip bir kontrol oluşturulur. Şirketler, dijital iş arkadaşlarını izlemek ve tüm kaynaklar tarafından hangi bilgilerin kullanıldığını kontrol etmek için dijital iş gücü yönetimini kullanabilir. Dijital İş Gücü Yönetimi ayrıca, robotların kimlik bilgilerinin olası kötüye kullanımına karşı önlem alabilmelidir.

Dijital İş Gücü Yönetimi araçları, işlevlerin kişilere ve departmanlara dağıtıldığı görevlerin ayrılmasını kolaylaştırır. Örneğin, belirli sayıda robottan sorumlu olan bir çalışan hassas bilgilere erişemez. Ayrıca, bir yazılım robotunun yaratılmasından hizmet dışı bırakılmasına kadar tüm yaşam döngüsü boyunca çalışma şartlarını ve kontrollerini düzenler. Bu kontroller, artırılmış güvenlik, uyumluluk ve izlenebilirlik sağlar.

2. Düzenleme ve yönetim

Açık bir dijital iş gücü yönetimi platformu, çalışanlar, dahili teknolojiler ve üçüncü taraf sağlayıcıların RPA botları arasındaki ilişkiyi düzenler. Böylece şirketler, doğru çalışana (ister insan ister robot olsun) doğru zamanda doğru görevi atayabilir ve belirli bir görevin karmaşıklığı veya maliyetleri üzerinde tam kontrol sahibi olabilir. Platform kullanıcıları, ihtiyaçlarına göre robotlar oluşturabilir ve kullanıcı tanımlı kod yardımı ile harici uygulamalara bağlanabilir. Bu, şirketlerin dijital işgücünü genişletme hızını artırır. Modüler yapı ve botların yeniden kullanımı sayesinde şirketler, karmaşık kodlar yazmak zorunda kalmadan en karmaşık robotları bile basitçe inşa edebilir.

3. Şeffaflık

Süreçleri sürekli iyileştirmek için bir iş akışı dahilinde görevleri gerçekleştiren tüm kaynakların tam şeffaflığını sağlamak çok önemlidir. Kuruluşlar her zaman aşağıdaki soruları yanıtlayabilmelidir:

• Şu anda hangi görevler üzerinde çalışıyorsunuz?

• Sırada hangi görevler var?

• Süreç performansı KPI'larına ulaşılabiliyor mu?

Süreç tanıma ve görselleştirmeye sahip akıllı bir platform, şirketteki süreçler hakkında içgörüler sunar. Bu şekilde, örneğin hangi iş akışlarının hala verimsizliğe yol açan durumlara sahip olduğuna dair fikir edinebilir ve bunları ortadan kaldırmak için uygun önlemleri alabilirsiniz.

4. Ölçeklenebilirlik

Akıllı otomasyon çözümleri ölçeklenebilirdir. Bununla birlikte, şirketler sürekli daha fazla işi otomasyona bağlayarak zamandan ve paradan tasarruf etmek istiyor. Onlar için en büyük zorluk, süreçlerinin parçalanmasıdır. İşi yapan çalışanlar veya robotlar genellikle silolarda çalışır. Parçalı süreçler ise maliyetleri artırırken yatırım getirisini azaltıyor. Dijital meslektaşlar ve insan çalışanlar arasındaki iş birliğini teşvik eden platformlar ise parçalı iş akışlarını ortadan kaldırmada ve bu zorlukları çözmede kullanılabiliyor.

5. Müşteri deneyimi

Tüm sektörlerdeki şirketler, self servis hizmetlerini genişletmek için çaba gösteriyor. Müşterilerin aynı gün teslimat veya sorulara kısa yanıt süreleri gibi beklentileri sürekli olarak artıyor. Dolayısıyla memnuniyet, mükemmel bir müşteri deneyimi sunan şirketlere her zamankinden daha fazla bağlı hale geliyor. Bu durum büyük ölçüde şirketlerdeki manuel, tekrarlayan süreçlere bağlı. Akıllı otomasyon ve dijital iş gücü yönetimi, şirketlerin bu yüksek beklentileri karşılamasında önemli rol oynuyor.

Dijital iş gücü yönetimi, şirketlerin hem yapılandırılmamış hem de yapılandırılmış verileri çok daha hızlı işleyebilmesi için çeşitli teknolojileri birleştirir. Bu, uygulamalar, siparişler veya destek gibi müşteri bilgilerini ve sorgularını otomatikleştirmelerini sağlar. Örneğin taleplerin işlenmesi, RPA yardımıyla büyük ölçüde otomatikleştirilebilir. Bu, çalışanların sıkıcı görevler yerine kendilerini önemli ölçüde daha karmaşık sorulara ve müşteri hizmetlerine adayabilecekleri anlamına gelir.

Müşterilerine en iyi hizmeti sunan ve verimsiz süreçleri günlük pratiklerinden çıkarmak isteyen şirketler yeni teknolojilere bağımlıdır. Bunlar yalnızca çalışanları sıkıcı, tekrarlayan görevlerden kurtarmaz, aynı zamanda sorunsuz iş akışları ve daha fazla verimlilik sağlar.