Kurumsal Hafıza Nedir, Nasıl Çalışır?

Yıllar önce piyasaya sürdüğünüz bir ürünün teknik dokümanları ortada yok mu? İş süreçlerinizi kurumsal bir yapının gerektirdiği şekilde organize etmekte güçlük mü çekiyorsunuz? Hemen hemen tüm araştırmalar, bilgi, belge ve süreç yönetimi konusunda dijitalleşme yolunda olan kurumların çoğunun aynı sorunları yaşadığını ortaya koyuyor. “Kurumsal hafızayı fiziksel kâğıtlardan dijital ortama aktarmak ve onu üretimin bir parçası olarak konumlandırmak dünyanın en zor işlerinden biridir” denirse sanıyorum ki hiç yanlış olmaz.

Kısaca ‘hafıza’mızı tanıyalım

Kurumlar çalışanları, müşterileri ve resmi otoritelerle kendi iş kuralları çerçevesinde belge alır, belge üretir ve gönderirler. Hatta yasal süreleri boyunca bu belgeleri saklar ve süre bitiminde gereksiz belgeleri imha eder ya da uzun bir süre daha arşivde saklarlar. Bu sayede kurumlar bilgi ve tecrübelerini kayıt altına alarak kurumsal hafızalarını oluştururlar. Örneğin; ISO 9001:2001 Kalite Yönetim Sistemi’nin önerdiği “Yazdığını yap, yaptığını yaz” yaklaşımı, süreç girdi ve çıktılarının kayıt altına alınmasını bir kalite gereksinimi olarak ortaya koyar. Bu yaklaşım aynı zamanda kurumsal hafızanın oluşması için delil ve kaynak niteliği taşıyan kayıtların oluşmasını da sağlar.

Peki, kurumsal hafıza neden önemlidir? Bilginin 21. yüzyıl dünyasında çok önemli ve stratejik bir güç olduğu gerçeğinden yola çıkarsak, rekabet koşullarının firma lehine değişmesini sağlamak için hızlı karar vermek ve hızlı karar vermek için de bilgiye hızlı erişmek hayati derecede önem taşıyor.

Kurumsal hafızasından bir belgeye erişmek ve yeniden konumlandırmak isteyen bir kurumun, bu işlemi fiziksel arşivle yapması ya da dijital ortamda gerçekleştirmesi arasında, ciddi ölçüde efor sarfiyatı ve saatler hatta belki de günleri bulabilecek zaman farkı ortaya çıkıyor.

Fiziksel ortamda gerçekleştirilen içerik ve süreç yönetim faaliyetlerini bugün bilgi, belge, doküman ve içerik yönetimi platformları aracılığıyla hızlı bir şekilde elektronik ortama aktarılabiliyoruz. Bu da teknolojinin avantajlarından faydalanılarak işlemlerin daha hızlı ve kolay gerçekleştirilebildiği anlamına geliyor. Hatta rakamlara baktığımızda dijital sürece geçiş sonrası üretilen ve saklanan toplam bilgi ve verilerin miktarında ciddi bir artış olduğunu da tespit edebiliyoruz.

{module|IlgiliYazilar}

Dijital dönüşümün kurumlara sağladığı faydaların her geçen gün daha belirgin hale gelmesi, dünyada ve Türkiye’de bilginin ve verinin fiziksel ortamlardan elektronik ortamlara geçiş sürecini daha da hızlandırıyor. Elektronik ortamda toplanan bilginin saklanması ve kurumsal hafızanın oluşturulması için geliştirilmiş olan bilgi, belge, doküman ve içerik yönetimi platformları/araçları tüm bu dönüşümün ana bileşenleri olarak dikkat çekiyor.

Veriler beceri kazanıyor

Temelde bilgi niteliği taşıyan tüm bu içeriklerin kayıt altına alınması, saklanması ve yönetilmesi için kullanılan içerik ve süreç yönetim araçlarını, Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ve Doküman Yönetim Sistemi (DYS) olarak sınıflandırılabiliriz. Aynı zamanda Belge, Doküman, Form ve Süreç Yönetimi’ni tek başlık altında toplayan platform niteliğindeki araçlar sayesinde, İçerik ve Süreç Yönetimini delil ve kaynakları ile birlikte elektronik ortamlara taşıyarak kurumsal hafızanın uçtan uca tek bir çözüm ile yönetilmesini sağlayabiliriz.

Bilgi ve verilerin tek çatı altında toplanarak yönetilebilmesi, yalnızca saklama ya da kayıt altına almayı değil aynı zamanda işleyebilme ve güvenli saklama özelliklerini de kapsıyor. Örneğin fiziksel veriler için en baş ağrıtan işlemlerden biri olan ıslak imza süreci, yerini modern, güvenilir ve yasal olarak kabul edilen bir sistem olan e-imzaya bırakıyor. Kurumların Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti ve Information Right Management (IRM) modüllerini kullanması ile tüm bilgi/belge ve dokümanlarını güvenlik altına alabilmesini sağlayabiliyor. Benzer şekilde fiziksel süreçte mümkün olmayan SAP, Oracle gibi uygulamalar ile entegrasyon sağlanarak kurumsal verimlilik artırılabiliyor.

Daha verimli firmalar için…

Bir kurumun bütünleşik çözümlere sahip olması, yasal mevzuatların gerekliliklerini yerine getirmeyi kolaylaştırırken aynı zamanda küresel rekabet koşullarında bir adım öne çıkmayı sağlayan bilgiye hızlı erişim ve hızlı karar verme imkânlarını da artırıyor. Piyasa koşulları ve küresel rekabet, kurumsal nitelik kazanmış bir firmanın verimliliğini ve buna bağlı olarak rekabet gücünü artırmak için tüm belge ilişkili süreçlerini, yönetilebilir ve kolay erişilebilir bütünleşik platformlara taşımasını gerektiriyor.

İnternet kullanımının artması, sahip olma, bakım ve işletim maliyetlerinin düşürülmesi gerekliliği gibi sebepler tüm bu çözümlerin diğer sektör çözümleri gibi bulut hizmetine dönüşmesi yönünde yeni yol haritaları belirlemesi gereksinimini ortaya çıkartıyor.

O halde artık şu soruyu kendimize sorabiliriz: Dijital kurumsal hafıza ne gibi avantajlar sağlıyor? İçerik ve süreç yönetimi platformları, belge/doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azaltmak, güvenli ve ortam bağımsız bilgiye erişim sağlamak, süreleri yönetilebilir hale getirmek, kırtasiye ve iş gücü giderlerini düşürmek ve en önemlisi bilgiye en hızlı ve doğru şekilde erişim sağlamak gibi ölçülebilir birçok fayda sağlıyor.

Kurumların hafızalarını fiziksel ortamdan dijitale taşıması, başta maliyetli ve oldukça zahmetli bir süreç gibi görünüyor olabilir. Ancak doğru adımlarla, orta ve uzun vadede bu süreç tam tersine tasarruf sağlayan, işleri kolaylaştıran ve kuruma prestij katan bir etken haline dönüşüyor.