İyi bir e-Fatura uygulaması işinize ne fayda sağlar?

Kurumların muhasebe süreçlerini kolaylaştıran hem çevre dostu hem de tasarruflu bir çözüm olan e-Fatura uygulamalarının getirdiği avantajları ve sunduğu faydaları bu yazımızda bir araya getirdik. 

İş dünyasında uzun yıllardır dijital dönüşüm konusunda ciddi adımlar atılıyor. Bu alanda pek çok çözüm olsa da, e-Faturanın iş süreçlerine getirdiği sayısız fayda ile diğerlerinden bir adım öne çıktığını söyleyebiliriz. Her şeyden önce, gereksiz kaynak kullanımını ve faturalama süreçlerinin maliyetlerini azaltan e-Fatura, kurumlar tarafından giderek daha fazla tercih ediliyor. Bu yazımızda e-Fatura nedir ve neleri kapsar sorularını yanıtlıyoruz.

e-Fatura nedir?

En basit ifade ile alıcı ve satıcı arasındaki faturalama işleminin elektronik ortamda gerçekleşmesi şeklinde tanımlayabileceğimiz e-Fatura (elektronik fatura), faturaların internet ortamında gönderilmesini ya da alınmasını sağlar.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre, e-Fatura tutulması zorunlu olan faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını, kaydedilmesini, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlayan sisteme verilen genel isimdir. Ülkemizde 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulanmaya başlayan ve veri formatları ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan e-Fatura, 397 sıra no ile VUK tebliği ile hayata geçirilmiştir.

e-Fatura, fiziksel faturalarda bulunan tüm bilgileri taşır, aynı zamanda e-imza ve mali mühür uygulamalarını içerir. Bu sayede, elektronik faturaların kaynağı, doğruluğu, içerik bütünlüğü ve değişmezliği garanti altına alınarak, vergi kaçaklarının ve kayıplarının önüne geçilir.

e-Fatura kimler için zorunlu?

Aşağıdaki gruplar yasal olarak e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır:

2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 milyon ve üzeri olan mükellefler,

ÖTV I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi için EPDK’dan lisans alan mükellefler,

ÖTV III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal edenler,

Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılması ve kiralanması için ilan yayınlayan internet sitesi sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları,

Komisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükellefler.

e-Faturanın avantajları

E-dönüşüm sürecinin en önemli getirilerinden olan e-Faturanın sayısız avantajı var. e-Fatura’nın kurumlara getirdiği avantajları PayFlex e-Fatura çözümünün sunduğu artılar üzerinden şöyle özetleyebiliriz.

Gereksiz kaynak kullanımının önüne geçer ve faturalama işlemlerindeki giderleri azaltır.

Kullanım için çoklu fatura şablonları oluşturmak mümkündür.

Giden/gelen faturaların durumu hakkında kullanıcı dostu arayüzü ile anlık bilgi verir.

GİB’e yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir.

Verileri otomatik olarak ERP sistemlerinden çeker ve müşteriye iletilmek üzere E-Fatura sistemine gönderir.

Fatura işlemlerinde maliyetleri azaltmak için etkilidir.

Çok ofisli/merkezli kurumlar için fatura verilerini birleştirir.

Tedarikçiler için, satıcıların geniş ağları ile fatura işlemlerini kolaylaştırır.

Fatura verilerini kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkânı sunar.

Maliye Bakanlığı kurumlarından talep gelmesi durumunda faturalara anında erişilebilir.

İş süreçlerinde performans artışı sağlanır, hata oranları düşer.

7/24 kesintisiz çalışma garantisi

Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-fatura alanında “Özel Entegratörlük” izni alan İnnova, e-faturaya geçiş yapmak isteyen firmaların bilgi işlem yatırımı zorunluluğunu ortadan kaldırıyor. İnnova PayFlex e-Fatura çözümü, başvuru yapan kurumların altyapı yatırımı olmaksızın aynı gün e-Fatura kesmeye başlamalarına olanak tanıyor. PayFlex e-Fatura sistemine entegrasyon, uzman İnnova kadrosuyla baştan sona yönetiliyor.

İnnova, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemine doğrudan entegre etmek isteyen şirketler için bu entegrasyonu gerçekleştiriyor ve uzman kadrosuyla baştan sona yönetiyor. Entegrasyon yöntemini tercih eden şirketler, GİB’in sistemi ile 7/24 doğrudan bağlantıya sahip olarak herhangi bir aracı şirket olmaksızın, e-faturalarını gönderip alabiliyorlar.

Firmaların GİB ile arasındaki tüm ilişkileri tek elden yönetebileceğiniz PayFlex e-Fatura sistemi 7/24 kesintisiz çalışma garantisi veriyor. Aynı zamanda müşterilerinin faturalarını kendi sistemlerinde arşivliyor. Bu sayede, işletmelerin ayrıca e-fatura arşiv sistemi kurmalarına ihtiyaç kalmıyor. İşletmeler, faturaların saklanması dahil tüm süreçlerde İnnova güvencesi ile e-Fatura sistemini kullanabilirken, mevzuat takibi, yasal uyum, güncelleme, bakım gibi konularla da ilgilenmek zorunda kalmıyorlar.

İnnova PayFlex e-Fatura çözümü hangi özellikleri sunuyor?

Uluslararası standartlara uyumlu

Maliye Bakanlığı’na otomatik yasal fatura alışverişi sağlayan ve Maliye Bakanlığı e-Fatura standartlarına uygun olan çözüm, hem UBL’ye (Universal Business Language) hem de EFKS’ye (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) uyumlu çalışır.

Otomatik fatura süreçleri

Elektronik İmza Sunucusu ve Maliye Bakanlığı Gelirler İdaresi Başkanlığı (GİB) Posta Kutusu ile entegre çalışan PayFlex e-Fatura, kurumların ERP sistemlerini, Maliye Bakanlığı ve uluslararası e-Fatura standartlarına uygun hale getirir.

Bulut tabanlı

Kurumlar e-fatura çözümünü ekstra yatırım ve BT kaynak maliyetleri olmadan bulut ortamından güvenli ve kolay bir şekilde kullanabilirler. Ücretsiz ve kolay kullanımlı portal üzerinden tüm faturalar yönetilebilir. Kurumların ihtiyacı olan tüm elektronik belgeler (e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-mm) için aynı kontör havuzu kullanılabilir.

Muhasebe yazılımları ile kolay entegrasyon

Esnek API kullanarak çoğu muhasebe yazılımı ile kolayca entegrasyon sağlar.

Standartlara Uyum ve Destek

İnnova, PayFlex çözüm ailesini değişen mevzuat ve regülasyonlar doğrultusunda ücretsiz ve gerçek zamanlı olarak günceller. Böylece kurumların bu güncellemeleri kendi süreçlerine yansıtmaları için ayrıca efor sarf etmelerine gerek kalmaz.