Hibrit çalışmanın zorlukları tümleşik iletişimle aşılıyor

Pandeminin etkilerinin azaldığı son dönemde ortaya çıkan hibrit çalışma modelleri, her organizasyon için farklı zorlukları beraberinde getiriyor. Kurumların bu zorlukları aşmak için tümleşik iletişim teknolojilerini ve çalışanlara daha çok özgürlük tanıyan bir şirket kültürünü benimsemeleri gerekiyor.

Günümüzde birçok kurum hibrit çalışma düzenleri kurgularken, “hibrit” çalışmanın ne olacağı kurumdan kuruma değişiklik gösteriyor. Kimi organizasyonlar için çalışanların haftada birkaç gün ofise geldiği bir düzen anlamına gelirken, kimileriyse yalnızca belirli ekip ve departmanların belirli günlerde ofislerde bir araya geldiği düzenler oturtmaya çalışıyor. Şirketler hibrit çalışmaya geçişin zorluklarını aşmaya çalışırken, nerede olurlarsa olsunlar çalışanların işlerini kolaylaştıracak araçları saptamaları ve iş süreçlerinin ayrılmaz bir parçası olarak benimsemeleri ihtiyacı etkisini hissettiriyor.

Tümleşik iletişim araçları çalışanların mekandan bağımsız birlikte çalışmalarını ve uzaktan yürütülen iş süreçlerini kolaylaştırıyor ancak bunun ön şartı olarak söz konusu araçları verimli şekilde kullanabilmek üzere eğitilmeleri gerekiyor.

Bazı şirketler, salgının başından bu yana ofise dönüşün fırsatını kollarken, COVID-19 delta varyantının etkili olmaya başlaması birçoklarını ofislerini yeniden açma planlarını tekrar değerlendirmeye ve hatta ertelemeye itiyor. Statükoyu sürdürmek ve hemen ofislere dönmek bir seçenekken, hibrit çalışma döneminde başarıya ulaşan şirketlerin esnekliğe odaklanan yapıda olduğunu göreceğiz.

İlk fırsatta ofise, bir diğer deyişle eskiye dönmeye çalışmak yerine, operasyonlarını ve iş süreçlerini geleceğe hazırlamak için kolları sıvayan kurumlar, halihazırda toplantı kapasitesi ve toplantı alanlarının kullanımını izleme, uzaktan çalışanları etkileyebilecek bağlantı sorunlarını yönetme gibi dönemin gelgitlerine uyum sağlayabilecek süreçler ve iş akışları oluşturdu.

Ofisler iş birliği odağında yeniden tasarlanıyor

Aralarında daha önce hiç uzaktan çalışmamış olanların da bulunduğu milyonlarca çalışan, geleneksel açık ofisin her gün uzun yolculuklar yapılmasını ve gürültülü ortamlarda çalışılmasını gerektiren zorluklarına maruz kalmadıklarında daha üretken ve mutlu olduklarını fark etti. Uzaktan çalışmanın faydalarının dezavantajlarından ağır bastığını düşünen çalışanların sayısı azımsanamayacak kadar fazla. Bu kolektif uyanış, şirketler için hibrit çalışma modellerine geçişte yeni bir sorunu ortaya çıkardı: Ofise geri dönme ihtiyacını haklı çıkarmak.

Hibrit çalışmaya geçiş, geleneksel iş dünyasının siyah-beyaz yapısından çok farklı bir olgu. Çalışanlar evlerinde daha üretken olabilirler ancak bu ofisin tarih olacağı anlamına gelmiyor. Aksine, hem binalar hem de içerisindeki insanlar yeni bir modele adapte olacak. Kimi yenilikçi kurumlar bu değişim dalgası karşısında ofis alanlarını yeniden hayal etmeye ve kurgulamaya başladı. Ancak bu bir deney, neyin işe yarayıp, neyin yaramadığına dair birçok soru işareti söz konusu. Bu nedenle kurumlar açık ofisleri tamamen yeniden yaratmak yerine, önce ofisin yeni kullanım amacını göz önünde bulundurmaya ve genelde bir masa, birkaç sandalye ve projektörden oluşan toplantı odalarını en verimli hale getirmeye odaklanıyor.

Frost & Sullivan araştırma şirketi, birçok kurumun ofislerine daha fazla toplantı alanı eklemeye ve bu alanları görsel-işitsel (AV) araçlarla donatmaya başladığına dikkat çekiyor. Gelişmiş görsel-işitsel araçlar, sanal toplantıların ve fiziksel odaların doluluk oranları, kişi sayma ile toplantı zamanlaması gibi faktörlerin yönetimini destekliyor.

Toplantı odalarına yönelik artan odak, ofislerin birer iş birliği merkezine dönüşebileceğinin bir göstergesi olabilir. Geleceğin ofisi, insanların evden ya da seçecekleri herhangi bir yerden verimli şekilde gerçekleştirebilecekleri işleri yapmak için değil, ihtiyaç duyduklarında gerçekten faydalanacakları bir yer olacak. Bu açıdan bakıldığında, hibrit ofisin üniversite kampüsleriyle büyük benzerlikler taşıdığı görülüyor. Nasıl ki devamlılık zorunluluğu olmayan öğrenciler yalnızca bir grup projesi üzerinde çalıştıklarında ya da profesörleriyle görüşmeleri gerektiğinde kampüse gidiyorsa, ofisleri de benzer bir gereklilik-fayda ekseninde yeniden ele almak mümkün.

Hibrit çalışma şirket kültürünü değişime zorluyor

Hibrit çalışmanın zorluklarını ele almak, teknolojik olduğu kadar kültürel de bir meseledir. Uzaktan çalışanların, ofise gitmedikleri için dışlanma veya terfiler konusunda göz ardı edilme gibi adaletsizlikler yaşamamaları gerekir. Bu kucaklayıcı eşit ortamı yaratmak kurumların sorumluluğudur. Kaldı ki, ofistekiler ile uzaktan çalışanlar arasındaki bağlantı sorunu pandemiyle ortaya çıkan bir olgu değil. Çok uluslu veya operasyonu serbest çalışanlara dayanan şirketler uzun yıllardır bu sorunu aşmak için inisiyatifler uyguluyor. Oyun endüstrisi bu sorunun etkilerini, toplantılara uzaktan katılan ekip üyelerine öncelikli konuşma hakkı vererek dindirmeye çalışıyor.

Dışlanma ve göz ardı edilme hissini ortadan kaldırmak için kolaylıkla uygulanabilecek bazı önemli ipuçları var. Uzaktan katılımcıların toplantıya girdikleri gibi selamlanması, toplantının başında konuşmaya dahil olmalarının sağlanması ve yerleşik sohbet gibi sanal toplantı özelliklerinin kullanılması, karma toplantıları daha kapsayıcı ve dolayısıyla daha üretken hale getirebilir.

Çalışan mahremiyetine saygı duyulmalı

Kuruluşlar, hibrit çalışmayla gelen kültürel değişiklikleri desteklemek için teknolojiden yararlanabilir. Örneğin veri bilimi ve analitik, uzaktan çalışanların yönetilmesi için çok etkili yollar sunar.

Tümleşik iletişim platformlarının gösterge panoları zengin veri kaynaklarıdır. Sadece üretkenliği ölçmez, aynı zamanda çalışanların yaptıkları faaliyet türlerini de ölçer. Bu veriler, çalışanların toplantılara katılıp katılmadıklarının ya da tükenme riski altında olup olmadıkları gibi daha elzem durumların saptanmasını sağlar.

Ancak izleme hassas bir konudur. Kuruluşlar, uzaktan çalışanların gizliliğini ihlal etmediklerinden emin olmalı, izleme ve yönetme için topladıkları verileri nasıl kullandıkları konusunda çalışanlarına ve kamuoyuna karşı şeffaf olmalıdır.