Faturaları kağıt olarak saklamaktan kurtaran çare: 'e-Arşiv'

Adı ‘e-Arşiv’ olduğu için ilk duyan pek çok kişide, ‘her türlü elektronik evrakın arşivlenmesi ile ilgili bir çözüm’ algısı oluşturuyor. Ama işin aslı öyle değil. Bu yazımızda sözünü ettiğimiz e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yürürlüğe aldığı bir elektronik fatura uygulaması. Basitçe tanımlamak gerekirse, “10 yıl boyunca saklanması gereken ikinci nüsha faturaların ve ilgili belgelerin, kağıt halinde değil de, elektronik ortamda saklanabilmesine imkan sağlayan yasal düzenlemeyi ve bunun için gerekli teknolojinin kullanımını” ifade ediyor. Başka arşivlerle karışmaması için ‘e-Arşiv Fatura’ da diyebiliriz aslında. e-Fatura uygulaması ile iş hayatımıza giren elektronik fatura kavramı, e-Arşiv Fatura uygulaması ile son kullanıcıya da ulaşmış oluyor. e-Arşiv uygulamasına geçmek her mükellef için şimdilik zorunlu değil, ancak zamanla tüm işletmelere yayılacağını öngörebiliriz.

Birkaç cümle ile e-Arşiv Fatura uygulamasını özetlemeye çalışalım:

1. e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasının tamamlayıcısı bir uygulama. e-Arşiv’e geçmek için, e-Fatura uygulamasına geçmek gerekiyor. Yani bir işletme (mükellef) e-Arşiv uygulamasına geçti ise, aynı zamanda e-Fatura uygulamasına da tabi olmuş oluyor.

2. e-Fatura uygulamasına geçmiş işletmelerin (vergi mükelleflerinin) e-Arşiv’e geçmek için tekrar GİB’e başvurması gerekmiyor. Sadece e-Arşiv Özel Entegratörü’ne başvurması yeterli. Mükellefler, alternatif olarak, kendi sistemini GİB’in sistemine entegre etmeyi de ikinci bir yöntem olarak tercih edebiliyorlar.

3.

a. Fatura kestiğiniz işletme de e-Fatura sistemine kayıtlı ise, faturanız e-Fatura sistemi üzerinden karşı tarafa iletiliyor.

b. Fatura kestiğiniz işletme (vergi mükellefi) e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, (klasik usulle çalışmaya devam eden bir mükellef ise) ilk nüsha fatura olarak, e-arşiv kapsamında oluşturulan elektronik fatura görselini yazıcıdan çıktı alarak karşı tarafa teslim ediyorsunuz. İkinci nüsha hükmünde olan elektronik ortamdaki faturayı ise yazıcıya gönderme kolaylığı ile e-Arşiv Fatura sistemine gönderiyorsunuz.

c. Faturayı bireysel müşterinize kesiyorsanız, ilk nüshayı kağıda basılı olarak müşterinize veriyorsunuz. İkinci nüsha hükmünde olan elektronik bir kopyası e-Arşiv sistemine alınıyor.

d. Bireysel müşteriniz faturasını e-posta olarak almayı kabul ediyorsa, ona kağıtta fatura verilmeyip, müşteri nüshası e-posta olarak gönderiliyor, ikinci nüshası yine e-Arşiv sistemine alınıyor.

e-Arşiv Fatura uygulaması özellikle, çok sayıda fatura kesen işletmeler için önemli kolaylıklar sağlayan bir uygulama olduğu için işletmeler arasında hızla kendisine yer bulmasını bekleyebiliriz. Faturasını e-posta olarak almak isteyen kullanıcıya elektronik ortamda fatura göndermek de önemli bir kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca, uygulama yeni hataya geçtiği için faturanın birinci nüshasının isteğe bağlı olarak e-posta ile gönderilmesi uygulamasının ilerleyen dönemlerde Gelir İdaresi Başkanlığı’nca zorunlu hale getirilmesini ve isteğe bağlı olmaktan çıkarılmasını bekliyoruz. Örneğin, birkaç milyon müşterisi olan bir şirketi düşünürsek, e-Arşiv’e geçmesi, her ay milyonlarca faturanın ikinci nüshalarını klasörler dolusu raflarda arşivlemekten kurtulması anlamına geliyor. Birinci nüshanın da e-posta ile gönderilmesinin yaygınlaşması halinde, kağıda fatura basma dönemi yavaş yavaş tarih olacaktır.

Peki e-Arşiv Fatura’yı kimler kullanacak? Hangi işletmeler faturalarını elektronik ortamda saklayabilecekler?

e-Arşiv uygulamasına dileyen her işletme geçebiliyor. İki grup işletmenin geçmesi ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nca zorunlu tutuluyor:

1. Bazı faturaları e-posta ile alabiliyorduk hatırlarsınız. Bu sisteme EFKS, Elektronik Fatura Kayıt Sistemi deniyordu. Artık bu sistem kullanılmayacağı için, daha önceden EFKS’ye bağlı olan işletmelerin 2014 yılı sonuna kadar e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri bir zorunluluk. Vatandaşlar olarak bunun bize etkisini hissetmeyeceğiz, çünkü zaten faturamızı e-posta ile alıyor idiysek, aynı şekilde almaya devam edeceğiz.

2. İkinci grup işletme ise, e-ticaret siteleri ama hepsi değil. 2014 yılı brüt satış rakamı 5 milyon lira ve üzerinde olan e-ticaret siteleri en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundalar. Bu gruptaki şirketlerden yaptığımız alışverişlerde son kullanıcılara “Faturanızı e-posta olarak almak ister misiniz?” diye sorulacak, kabul eden müşterilere kağıtta fatura gönderilmeyecek. Ama asıl rahatlamayı bu internet sitelerinin çalışanları ve yöneticileri hissedecek. Çünkü zaten tüm alışveriş işlemi elektronik ortamda yapılıyor. Fatura da elektronik ortamda oluşturuluyor. Fatura üretildiğinde yazıcıya göndermek yerine, bir nüshası müşteriye e-posta olarak gönderilirken, ikinci nüshası da hizmet alınan e-Arşiv Özel Entegratörü’ne elektronik ortamda iletilecek. Hepsi bu kadar… Kağıda basmak yok, klasörlere yerleştirmek yok, aylara – yıllara göre klasörleri depolarda düzenlemek yok… Dahası herhangi bir denetim olması halinde, istenen faturanın depolardan bulunup ikinci nüshasının gösterilmesi için çaba harcamak da yok…

Faturaların elektronik ortamda saklanmasının çevreye olan faydalarını da düşünürsek, her ay kesilen milyarlarca faturanın ikinci nüshası artık kağıda basılmayacağı için, her yıl yüzbinlerce ağacın kurtulacağını da hesaplayabiliriz. Bu yönüyle hem e-Arşiv, hem de e-Fatura uygulamaları aynı zamanda çevre dostu teknolojik çözümler.

İnnova, e-Arşiv ve e-Fatura Özel Entegratörü

e-Arşiv Özel Entegratörü ve e-Fatura Özel Entegratörü olarak yetkilendirilmiş olan İnnova, müşterilerine kendi geliştirdiği, GİB’in e-Arşiv ve e-Fatura uygulamaları ile tam uyumlu elektronik fatura platformu PayFlex e-Arşiv ve PayFlex e-Fatura üzerinden hizmet veriyor. İnnova PayFlex platformu ile, işletmelerin e-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarına kolay ve sorunsuz bir geçiş yapmalarını sağlıyor.