Excel'den modern bütçe planlama dönemine geçiş

Kurumların kendi süreçlerini yönetirken kullandıkları birçok yazılım, araç veya online hizmet var. Bütün bu araçları ve hizmetleri yan yana dizip gözden geçirdiğimizde özellikle hesap tablosu yazılımlarının öne çıktığını görüyoruz. İsim vermek istersek aklımıza ilk gelen de şüphesiz Microsoft’un Excel’i olacak... Nerelerde kullandığınızı gözünüzün önüne getirin: Neredeyse her yerde, evet. Basit, pratik, herkesin kolayca erişebileceği bir yazılım olarak rakamları iyi idare ettiğinizi düşünebilirsiniz. Fakat birçok işlevden mahrum kaldığınız gibi bazı çalışanlar verimli zamanlarını kendilerine gönderilen parça parça hesap tablolarını bir araya getirerek anlamlı verilere ulaşma çabası uğrunda harcayacak.

Hyperion Planning ile tek noktada çözüm

İlk başta pratik gibi gelen bir uygulama bir noktadan sonra kurumunuz için sorunlar oluşturmaya başlayacak ve bazı çıkmazlara üreteceğiniz “çözümler” size daha büyük zaman kayıpları olarak dönmeye başlayacak. Hyperion Planning gibi bir planlama aracı, bu tür zaman kayıpları ve aslında var olmaması gereken “tablo entegrasyon süreçleri” gibi kavramları geride bırakarak herkesin yapması gereken işe odaklanmasını sağlayabilir. Hyperion Planning kullanarak her türlü veriyi bir arada tutup dönemsel raporlama ve değerlendirmeler konusunda hızlı karar verilebilmesini sağlamanız mümkün.

Hyperion Cloud uygulaması ile donanım maliyetlerini dert etmeden, sadece kullandığınız kadar ödersiniz. Ayrıca kurulum ve versiyon güncellemeleri nedeniyle herhangi bir kullanım kesintisi de yaşamazsınız. Proje sürecini oldukça kısaltan Hyperion yapısı ile sağlanan 7/24 bütçeleme ve planlama işlemleri, kurumunuzun ihtiyaçlarına göre dikey ve yatay genişlemeye de yardımcı olur.

Tüm bunları yaparken kimse elbette, alışık olduğu Excel’i bir kenara bırakmak istemeyecektir. Hem sürdürmek istedikleri kullanıcı deneyimi, hem de Excel’in değerlendirme aşamasındaki esnekliği bakımından Hyperion Smart View for Office ile kullanıcılar Hyperion Planning raporlara, verilere ve formlara kolayca erişebilir. Örneğin bütçeleri sisteme girerek dönemler arasında kıyaslamalar yapıp istediği verileri tekrar Excel’e alarak üzerinde işlem yapmayı sürdürebilir.

Excel'de Bütçe Planlama

Hyperion'da Bütçe Planlama

Şablonlar kullanıcılar tarafından değiştirilebildiğinden standardizasyon zor.

Kullanıcılar merkezi konumdaki veriyi ve metrikleri kullanıyor, Konsolide çalışma ortamı var.

Ana iş süreçlerinin bütçelenmesinde merkezi bir metodoloji bulunmuyor.

Ana bütçeler tek bir yönetici tarafından yönetiliyor. Yöntemler standart.

güvenlik sadece Excel şifresiyle sağlanıyor.

Kişiye özel erişim seçenekleri var.

Konsolidasyon zor. Farklı şablonlar ve Excel sayfaları için işlemlerin tekrarlanması gerekiyor.

Tüm veriler Hyperion Essbase OLAP veritabanında depolandığından konsolidasyon kolay ve hızlı.

Hesaplamalar için standart bir metodoloji yok.

İş akışlarında aşamalar yönetici onayıyla ilerliyor.

{module|IlgiliYazilar}

1. Karşımıza çıkan sorunlardan bir tanesi verinin dağınık bir yapıdan tek noktaya toplanması sırasında kaybedilen iş gücü, zaman ve açıkçası varsayılan bir şablonda gelme teminatı olmayan verinin konsolide edilirken yaşanabilecek güçlükler... Hyperion Planning ile bütçe planlama için girilen tüm verileri tek bir noktada, tek bir veri tabanında topladığınız için merkezi bir yapıya sahip olabiliyorsunuz. Herkes aynı şablona sahip olacağı için girilen verinin sınıflandırılması, ayrıştırılması veya üzerinden değerlendirilme yapılarak raporlanması gibi konularda sorun yaşama ihtimaliniz kalmıyor. Onay süreçleri de ekip içindeki e-posta ekindeki hesap tablosu trafiğinden temizlendiği için çok net şekilde ilerleyebiliyor.

2. Planlar çalıştığınız kurumda artmaya başlarsa benzer planların taslakları arasında yaşanan değişikliklerin, güncelleştirmelerin ve en sonunda onaylanan belgelerin hesabını tutmak da bir o kadar zorlaşacaktır. Dilerseniz elle verdiğiniz sürüm numaraları ve kişilerin bu sürüm numaralarında yaptıkları değişiklikleri içeren changelog sistemine geçin, hesap tablosu karmaşasından kurtulmanız mümkün değil. Eğer yazılımcıların kullandığı gibi bir değişiklik takip sistemiyle ayrıca uğraşmak istemiyorsanız Hyperion Planning’in sürüm denetimi (version control) özelliğinden faydalanabilirsiniz. Bu şekilde kim, ne zaman, ne gibi bir değişiklik yaptı sorularına çok hızlı biçimde cevap bulabilirsiniz.

3. Güvenlik konusunda elbette Office belgelerinize parola koyabilirsiniz. Bu önlem, yetkisiz kimselerin veriye erişmesini imkânsız hale getirecektir. Diğer taraftan ise sürekli insanlar arasında gidip gelen ve tamamı şifrelenmiş hesap tablolarının ilgili kısımlarına müdahale edecek kimselerle paylaşılan parolalar çok da işlevsel olmayacak veya güvenlikten tamamen vazgeçeceksiniz. Hyperion ile kullanıcılarınıza yalnızca kendileriyle ilgili verilere ve planlamalara erişim hakkı tanımlarsanız gözünüz arkada kalmaz ve herkes kendisine düşen işi rahatlıkla yapabilir.

4. Onay süreçleri için e-posta yağmurunda kalmanıza gerek yok. Yönetici tarafından belirlenen planlama birimleri onay sürecinin adım adım tamamlanmasını kolaylaştırır. Planın geldiği noktada geçtiği süreci inceleyerek iş akışına şekil verebilir ve yapılan herleyi kolaylıkla görebilirsiniz.

5. Raporlama konusunda farklı sistemlere gereksiniminiz ortadan kaldıran Hyperion Planning, Hyperion Financial Reports veya web tabanlı erişim sağlayan Web Analysis ile raporların tüm ilgili kırılımlarını görüntülemenizi sağlar.

Özetle, bütçeleme süreçlerini günün gereksinimlerine uygun hale getirebilmek için Excel’in hücrelerinden biraz dışarı çıkarak, daha modern ve yetenekli bütçe araçlarına da göz atmanız yararlı olabilir. Beklediğinizden daha fazla kolaylıkla karşılaşabilirsiniz.