E-Mutabakat ile Karmaşık Mutabakat Süreçlerine Son!

E-Mutabakat çözümleri ile mutabakat süreçlerini daha rahat ve kolay adımlarla tamamlayabilir, zor koşulları ortadan kaldırabilirsiniz.

Türk Dil Kurumu’nun uzlaşma, uygunluk olarak tanımladığı mutabakat kelimesi Türkiye’deki muhasebe ve mali işler birimlerinin en büyük baş ağrılarından biri. Finansal teknolojiye yönelik yatırımlar giderek artarken mutabakat süreçlerinin halen büyük ölçüde manuel operasyon içeren ilkel yapısı merak uyandıracak düzeyde. Mutabakat konusu henüz e-dönüşüm furyasının bir parçası haline gelmese de yeni nesil teknolojik çözümler sayesinde bu komplike süreçleri oldukça kolay işler hale getirmek mümkün.

Cari hesap mutabakatının temelinde yer alan alacak ve borç takibi düzenli kontrol gerektiren bir süreç. Birbiriyle devamlı olarak iş ilişkisi olan şirketlerin aralarında her zaman bir uzlaşma bulunması gerekmekte. Cari hesap bu iki işletme arasında gerçekleşen alacak, verecek işlerinin hesabının tutulmasıdır. Cari hesaplaşma sonucunda işletmeler aralarındaki borç / alacak ilişkilerinde güncel durumu takip etmiş olurlar. Bu sebeple mutabakat şirketin kasasına girecek ve kasasından çıkacak paranın yönünü belirleyen temel bir unsur durumuna dönüşür. Bu temel öğenin elektronik ortamda düzenlenen hali ise e-mutabakat olarak adlandırılır. E-mutabakat sistemleriyle kurumlar cari bilgilerini sisteme yükleyip karşı firmadan gelen bilgilerle kolayca sistemden karşılaştırabilir ve bu sayede mutabakatsızlık durumları pratik bir şekilde çözümlenebilir.

Ayrıca tedarikçi ya da müşteri olarak iş ilişkisi yürüttüğünüz firmalarla yapılan BA, BS ve Cari bakiye mutabakat süreçlerinde eski nesil telefon ya da faks kullanmak yerine PayFlex e-Mutabakat platformuna entegre e-mail ya da mobil uygulama gibi yeni teknolojileri kullanarak operasyonel kolaylık sağlayabilirsiniz. Yaptığınız mutabakatlar ve aldığınız yanıtlar dijital ortamda süresiz olarak saklanabileceği için verimliliğinizi de artırmış olursunuz.

Mutabakat evraklarında ıslak kaşe ve imza olmadığında, imza huzurda atılmadığında ve ilgili imza firmayı temsile yetkili olmadığında hukuken geçersiz hale gelir. Bugüne kadar sürdürülen kaşe, imza geleneği esasen iyi niyet çerçevesinde kabul edilen bir centilmenlik anlaşması niteliği taşımaktadır. Tebligat kanununa göre herhangi bir şirketin resmi sunucularından gönderilen e-mail yanıtı en az eski gelenekteki kaşe, imza kadar bağlayıcıdır. Hukuken bu tür veriler mahkemede yardımcı delil statüsünde olup alacağı ya da borcu kesinleştirmenin tek yolu çek, senet, poliçe gibi bonolardır. Bunların olmadığı durumlarda bilirkişilerin dayanak noktası irsaliye, sipariş formu, fatura ve defter kayıtları olacaktır. Alternatif olarak KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kullanımı ile mutabakat yapılan karşı firmanın yasal olarak kimlik doğrulamasını yapmak da mümkün.

PayFlex e-Mutabakat Çözümü ile Komisyon, Avans, Teminat Süreçleri de Kontrol Altında

Diğer taraftan PayFlex e-Mutabakat platformu temel olarak e-posta ya da mobil uygulama gibi ara yüzleri kullanıyor ancak e-mail kullanmayan müşterilerinizin sözlü onaylarını telefonla alabilir ve sisteme manuel olarak kaydedebilirsiniz, böylece o döneme ait dosya bütünlüğünü sağlamış olursunuz. Müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle cari hesap mutabakatlarınızı ve BA-BS mutabakatlarınızı yapabilirisiniz. Bunun yanında kur farkı, vade farkı, komisyon giderleri, avans ve teminat mutabakatlarınızı takip edebilirsiniz.

E-Mutabakat platformu pek çok süreci kolay kılsa da, verimliliğini öne çıkaran en büyük unsur karşı firmadan gelecek yanıtlardır. Yanıtın gelmediği durumlarda birkaç hatırlatmanın ardından yanıt vermeyenlerin sayısını azaltmayı hedefleyen platform sayesinde yanıt vermemekte ısrar eden firmaların e-mail adreslerinin doğruluğu telefonla teyit edebilir, son yazılı hatırlatmanın ardından TTK’nın 92. maddesi gereği mutabık sayılacağı bildirerek, mutabakat dosyası tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.

İnnova uzmanlığında geliştirilen PayFlex e-Mutabakat çözümü sayesinde yazımız boyunca bahsettiğimiz mutabakat süreçlerini ve daha pek çok konuyu daha kolay ve rahat yaparak, operasyonel yükü azaltmak mümkün. Kullanıcı dostu ara yüzleri ve ERP entegrasyonları sayesinde mutabakat verilerinizi kolayca sisteminizden PayFlex e-Mutabakat platformuna aktarabilir ve borç / alacak, BA / BS ve cari mutabakatlarınızı tek platform üzerinden takip edebilirsiniz. Daha detaylı bilgi almak ve uzmanlarımıza danışmak için PayFlex e-Mutabakat sayfamızı ziyaret edin.