E-Fatura Bu Kışa Yetişir Mi?

Son zamanların BT sektörünün “hot topic” özelliği taşıyan kavramı e-Fatura, artık bizim için bir proje ya da batı ülkelerinde duyduğumuz yeni bir iş modeli olmanın ötesinde... Devletin bilişim sektöründe yaptığı düzenleyici faaliyetler genellikle, tüketici yararını ya da kamu yararını gözeten konularla ilişkili olup, kurum veya son kullanıcıların iş akışlarını doğrudan etkileyecek nitelikli olmazdı.

E-fatura’nın gelmesiyle ise doğrudan bir tüzel kişiye ilişkin akışın, iş sürecinin etkilenmekte olduğunu görmekteyiz. Aslında bu yeni durum, devletle kurumların ve kişilerin de teknolojinin nimetleri sayesinde giderek daha yakınlaştığının da bir göstergesi. Devletin, denetim mekanizmalarında bilgi toplayıp, üretilen bilgilerden raporlar alıp, bunları farklı iç süreçlerine döndürebilmesi için, bu yakınlaşmanın özellikle; tüzel kişiler, yani ticari faaliyet gösteren kurum ve kuruluşlar ile devlet kurumları arasında işlerin hızlanacağını da gösteriyor. Bu hızlanmanın bir sonucu olarak, şirketlerin kurulma ve sonrasındaki işletme süreçlerinin de ivmeleneceği ve kapasitelerin de artacağı gibi bir öngörüden bahsedilebilir.

Peki bunlar tam olarak ne zaman gerçekleşecek? İlk sırada hangi kurumlar var? İşte bu soruların cevabını öğrenmek için e-Fatura ile ilgili diğer yazıma göz atmanızı tavsiye ediyorum.

Günlük hayattaki yansımaları

“Peki nedir e-Fatura” gibi bir paragrafla başlamak, bugüne kadar yazılmış olan ve bilişim sektörünün yukarıda belirtilen hızlanmaya cevabına haksızlık olacaktır. Zira, e-Faturanın tanımları anlamında birçok yazı, blog, sunum ve müşterilere yönelik birebir bilgilendirmeler, bilhassa 2013 içerisinde yoğun bir şekile yapıldı. Aslında firmaların ekseriyetle merak edeceği noktanın, e-Fatura sistemine geçiş süreci ve sonrasındaki günlük hayata dair olduğu düşünülebilir.

Kısaca ifade etmek gerekirse, yıllarca kağıt faturayı elle, bir finans sistemi üzerinden ya da daha gelişmiş bir ERP sistemi üzerinden üretip müşterilerine gönderen ve de yine aynı türden gelen kağıt faturaları alıp, satın alma ve onay süreçlerinden geçiren bu organizasyonlara, artık daha farklı bir akışla karşı karşıya kalacaklarını belirtmekte yarar olacaktır. Her şeyden önce, mükelleflerin devlete karşı görünürlüğünün artacağının, bu nedenle yapılacak işlerde daha çok iç denetim ve daha çok mutabakata tabi olmaları gerektiği de e-faturanın beraberinde gelen bir konu...

Muhasebede yeni bir devir başlıyor

E-fatura sonrasında bir işletmenin farklı birimlerinin, artık birbirleriyle de günlük operasyonları ile daha hızlı ve verimli bir çalışma yapısı kazanmaları beklenmekte. Bir finans-muhasebe biriminde çalışan operatörün eskisinden farklı olarak, elektronik ortamda üretilen fatura verisini anında müşteriye ulaştırabilmesi, müşterisinden anında fatura alabilmesi ve hatta diğer bir takım iş akışlarını da bu iş akışıyla birleştirerek otomasyon altına alabilmesi söz konusu olacaktır.

Proje veya sipariş bazlı çalışan ve normal şartlar altında kuralları tanımlanmış, rutine bağlanmış faturalaşmalar ile birlikte, ödeme ve tahsilat döngülerinin de başlatılmaları ve böylece günlük işlerin hızlandırılması buna iyi bir örnek olarak düşünülebilir. Buradan hareketle, firmaların e-Fatura gereklerini tamamlamaları aslında şu an sadece bir başlangıç kriteridir de denebilir. Bir süre sonra e-fatura sistemlerinin diğer iç süreçlerle de entegre hale gelerek finans-muhasebe birimlerinin iç ve dış müşterilerle daha yüksek bir otomasyon seviyesine ulaşması beklenmelidir.

Büyük işletmeler için yan avantajlar söz konusu

Özellikle yüksek sayıda fatura üreten operatörler için bu sistemin bu yazı boyunca belirtilen tüm avantajlarının yanı sıra, kağıt fatura üretim maliyetleri ve zorluklarının büyük ölçüde kalkacağı da şüphesiz en önemli kazanım özelliklerinden biridir. Halihazırda sınırlı sayıda telekom ve doğal gaz operatörü bir pilot uygulamayla bu şekilde faturalarını son kullanıcılara gönderebilmektedir. Burada çevre bilinci ve doğanın korunması da belki de hepimiz tarafından gözetilmesi gereken birinci derecede önemli bir kazanım.

Yapılan düzenlemelere göre firmaların Vergi Usül Kanununa göre en az 5 yıl ve yeni Türk Ticaret Kanununa göre de en az 10 yıl kadar süreyle gelen ve giden faturalarını saklama zorunlulukları söz konusu. Bu durum, geçmişte arşiv odalarında asıl ve bir takım suretlerin tutulmaları gereği nedeniyle arşiv sorumluluğunu da firmalar üzerinde tutmakta ve olası denetimler esnasında her zaman bir “korkulu rüya” niteliği taşımaktaydı.

Yeni düzenlemeler sonrasında, bu faturaların elektronik olarak arşivlenmesi ve fiziki alan gereksinimlerinin ortadan kalkacağı ufukta belirmekte. Arşiv sorumluluğu konusunda yasal olarak halen mükelleflerin sorumluluğu devam etse de, burada operasyonu tercihlerine göre kendileri yapabilecekleri gibi, özel e-Fatura işletmecilerine (özel entegratörler) de devredebilecekler. Bu sayede ciddi sunucu, veri depolama sistem yatırımları, bu sistemlerin yüksek işletim maliyetleri ve uzman personel çalıştırma gerekleri firmalar açısından ortadan kalkabilir; firmaların operasyonel verimliliğine de bu yolla katkı sağlayabilir.

Peki hangi firmalar e-faturaya geçmek zorunda, bu dönüşü olmayan dönüşümde nelere dikkat edilmesi gerekiyor. Yazının devamına buradan ulaşabilirsiniz.