E-Fatura başvurusu için yol haritası

Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan işletmeler için e-Fatura’ya geçiş zorunluluğunun 1 Temmuz’da başlamasıyla birlikte e-Fatura başvuru aşamaları yeniden gündeme geldi. Blog yazımızda e-Fatura başvurusu nasıl yapılır sorusuna açıklık getiriyoruz.

E-Fatura sistemi maliyeti düşürüyor, faturalama ve ödeme süreçlerini hızlandırıyor ve muhasebe işlemlerini kolaylaştırıyor. Kâğıt tüketimini minimuma indirdiğinden dolayı doğa dostu bir uygulama olan e-Fatura ile saatlerce fatura arama sorunu da ortadan kalkıyor. Bu yazımızda e-fatura başvuru aşamalarını adım adım işliyoruz.

E-fatura başvuru aşamaları

E-Fatura uygulamasını kullanacak mükelleflerin ilk adımda “kullanıcı hesabı” oluşturması gerekiyor. GİB Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı’na yazılı olarak başvurulabileceği gibi www.efatura.gov.tr adresinden  de başvuru yapılabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunulması gereken evraklar şunlar:

E-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi,

Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalı aslı,

Başvuru formuna ve Mali Mühür taahhütnamesine şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği,

Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

İkinci aşamada e-Fatura’ya ait bilgi bütünlüğünü koruyan mali mühür temin ediliyor. Mali Mühür Sertifikası için https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresinden başvuru gerçekleştirilebilir. Ardından son ekranda görüntülenen bilgilere göre ödeme gerçekleştiriliyor. 

KAMUSM adresinden sürücüler indirilerek kurulum yapılıyor. Çok sayıda fatura düzenleyen firmalara, saniyede 45-50 faturanın imzalanmasını sağlayan HSM (Donanımsal Güvenlik Modülü), USB ve masaüstü olarak iki seçeneği olan ve 10-12 saniyede bir fatura imzalanan akıllı kart okuyucu öneriliyor.

E-Fatura sistemi nasıl kullanılır?

Sistemi kullanmak için 3 seçenek sunuluyor. GİB portalı üzerinden e-Fatura sistemi kullanılabileceği gibi, uyumlu bir yazılımla GİB’e entegrasyon sağlanabilir veya özel entegratörler kullanılabilir. E-Fatura oluşturma, e-Fatura’yı alıcıya gönderme, e-Fatura alma ve elektronik ortamda arşivleme gibi temel fonksiyonları bünyesinde barındıran GİB Portalı, aylık 5.000 adet faturayı destekliyor. Bilgi işlem sistemi yeterli olmayan ya da fatura adedi düşük olan firmalara GİB Portalı öneriliyor.

Aylık düzenledikleri fatura sayısı 5.000 adedi aşan ve faturaları kendi bilgi işlem sisteminde saklamak isteyen şirketler bilgi işlem sistemini GİB sistemine entegre edebilir. GİB ile entegrasyonda mevzuat değişiklikleri için yazılımın güncellenmesi ve GİB ile entegrasyondaki sorunların 48 saat içinde giderilmesi gerekir.

Aylık olarak yaklaşık 5.000 adetten fazla fatura düzenleyen ve bilgi işlem altyapısı yetersiz olan mükellefler GİB ile Entegrayon çözümü ile aynı kapsama sahip olan özel entegratörü tercih edebilir. Özel entegratörde sorunların 48 saat içinde giderilmesinden entegratör sorumlu tutuluyor.

PayFlex ile 3 Adımda e-Fatura'ya Geçin

Maliye Bakanlığı standartlarına tam uyumlu PayFlex E-Fatura çözümüyle, mali altyapınızı doğrudan GİB sistemine entegre edebilir ya da İnnova’nın Özel Entegreatörlük Hizmetinden yararlanarak, yatırım maliyeti olmadan e-fatura sistemine geçebilirsiniz. Kurumların BT ve Mali İşler (Muhasebe) birimlerinde köklü bir değişimi öngören elektronik fatura sistemine entegrasyonu süreci İnnova’nın uzman kadrosu ile baştan sona yönetilir. 

Çözüm, fatura alım ve gönderim süreçlerini ERP sistemleri ile entegre bir şekilde otomatik olarak gerçekleştirir. Maliye Bakanlığı’na otomatik yasal fatura alışverişi sağlayan çözüm, hem UBL’ye (Universal Business Language), hem de EFKS’ye (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) uyumlu. İnnova, E-Fatura çözümü ile birlikte, kurumların ihtiyaç duyduğu elektronik saklama çözümünü ücretsiz olarak sunar.

E-Fatura çözümüyle İnnova’yı tercih edenler ilk yıl bakım ücreti ödemez. Bir yıl boyunca mevzuatta gerçekleşecek her türlü değişiklikte, gerekli işlemler ücretsiz olarak yapılır. Böylece kurumlar E-Fatura dönüşüm sürecindeki maliyetlerini kolayca kontrol altında tutabilir.