e-Arşiv ile e-Fatura sistemleri arasındaki farklar

Türkiye’de birçok işletme için zorunlu hale getirilen e-Arşiv uygulaması, faturaların mali mühürlü ve imzalı şekilde ancak kağıt yerine dijital PDF formatında gönderilmesini sağlıyor. İşlevi gereği e-Fatura uygulamasıyla karıştırılan e-Arşiv sisteminin özelliklerini ve farklarını inceliyoruz.

e-Arşiv nedir?

Firmaların faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine entegre eden ve PDF formatında iletilmelerine olanak tanıyan e-Arşiv uygulaması, yüksek sayıda fatura kesen tüm firmalara zaman, iş gücü, kaynak ve arşivleme konularında büyük tasarruflar sağlar. e-Arşiv uygulaması, kağıt fatura gönderme ve depolama maliyetini tamamen ortadan kaldırarak operasyonel yükleri de asgariye indirir. e-Arşiv sistemi, e-Fatura kullanmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara yönelik fatura oluşturma, gönderme ve saklama süreçlerini dijital ortama aktarır.

Neden e-Arşiv kullanmalısınız?

İşletmeniz GİB tarafından e-Arşiv kullanmakla yükümlü mükelleflere dahil edilmese bile uygulamayı benimseyerek hem iş yükünden hem zamandan hem de kağıttan tasarruf edebilirsiniz. e-Arşiv kurumunuza şu avantajları sağlar:

Kağıt fatura oluşturma ve iletme maliyeti ortadan kalkar

Fiziksel fatura arşivlerine ihtiyaç duyulmaz

Muhasebe süreçleri hızlanır

Geleneksel süreçlerdeki hatalar yaşanmaz

Her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenir

e-Arşiv uygulamasına nasıl geçilir?

e-Arşiv mükellefleri, GİB tarafından özel entegratör izni verilmiş bir çözüm ortağıyla çalışarak entegrasyon ve sertifika maliyetlerine maruz kalmadan e-Arşiv kullanmaya başlayabilirler. Firmaların ayrıca bilgi sistemlerini GİB ile entegre ederek kendi e-Arşiv sistemlerini kurmaları da mümkündür ancak bunun için ISO27001, ISO22301 ile TS 13298 belgelerine sahip olmaları ve GİB’in e-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda yer alan tüm şartları yerine getirmeleri gerekir.

e-Arşiv ile e-Fatura farkı

e-Fatura uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın başlattığı e-Fatura sistemine geçmiş şirketler arasındaki faturalaşmalar için kullanılır. Dolayısıyla, e-Fatura şirketler arası (B2B) faturalaların elektronik ortamda düzenlenmesini, iletilmesini ve depolanmasını sağlar. e-Arşiv uygulaması ise hem e-Fatura mükellefi olmayan şirketler arasındaki (B2B) hem de şirketlerin son kullanıcıları için (B2C) kestikleri faturaları elektronik ortamda düzenlemek, iletmek ve depolamak için kullanılır:

e-Fatura kurumlar arasındaki kağıt faturaların elektronik ortama taşınmasıdır. e-Arşiv ise hem e-Fatura mükellefi olmayan kurumlar arasındaki hem de kurumlar ile son kullanıcılar arasındaki faturalama süreçlerini dijitalleştirir.

e-Fatura sisteminde faturalaşma süreci GİB sistemleri üzerinden gerçekleştirilirken, e-Arşiv sisteminde GiB’e yalnızca raporlama yapılır.

İsteyen her kurum e-Fatura kullanmaya başlayabilir ancak e-Arşiv sistemine geçmek için önce e-Fatura sistemine geçmek zorunludur.

İnnova PayFlex e-Arşiv ile yatırım maliyeti olmadan geçiş

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv sistemine geçerek iş yükünden, zamandan ve maliyetten tasarruf etmek isteyen firmalar, İnnova’nın yerli ve milli çözümü PayFlex e-Arşiv kullanarak hiçbir yatırım maliyetine girmeksizin elektronik fatura arşivlerini tutmaya başlayabilirler. Küresel standartların üzerinde kalitesiyle birçok fintek çözümüne sahip olan PayFlex İnnova ürün ailesinin en sevilen özellikleri PayFlex e-Arşiv’de de kurumların kullanımına sunulur. Bulut tabanlı İnnova PayFlex e-Arşiv çözümü, halihazırda kullandığınız kurumsal sistemlerle kolayca entegre olur.

PayFlex e-Arşiv’in kesintisiz bulut altyapısı faturalara web arayüzünden kolayca ulaşılmasını, resmi ve iç denetimler sırasında anında ibraz edilebilmesini sağlar. PayFlex İnnova platformunu tercih eden şirketler fatura oluşturmak, saklamak ve erişmek için çok daha az zaman, işgücü ve kaynak harcar.

İnnova PayFlex e-Arşiv sayesinde firmalar mevzuat takibi, yasal uyum, güncelleme, bakım gibi konularla da ilgilenmek zorunda kalmıyor. Uyumluluk ve sistemin verimliliği için gerçekleştirilecek eforlar İnnova’nın alanında uzman geliştirici mühendisleri tarafından titizlikle sağlanıyor.

GİB tarafından e-Arşiv ve e-Fatura için özel entegratörlük izni alan İnnova, e-Fatura ve e-Arşiv hizmetlerini tek bir çözüm olarak da sunabiliyor.