e-Arşiv Fatura uygulamasından haberdarsınız. Ne gibi kolaylıklar sağladığını biliyorsunuz. Faturalarınızın ikinci nüshalarını kağıda basılı olarak tutmaktan kurtulmak istiyorsunuz ve e-Arşiv Fatura’ya geçmek için kararınızı verdiniz. O halde önünüzdeki alternatifleri değerlendirmekte yarar var…  

Öncelikle e-Arşiv sistemine geçebilmek için e-Fatura uygulamasına da geçmek gerektiğini hatırlatmakta yarar görüyorum. (e-Fatura uygulaması ile ilgili bilgiyi, bu konudaki çözüm sayfamızdan alabilirsiniz.)  

e-Arşiv’e geçmek için önünüzde 2 yol var:

·       1. Sisteminizi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemine entegre ederek uygulamaya dahil olabilirsiniz. Bu biraz zor bir yol. Çünkü GİB’in istediği kriterleri sağlamalı, (detaylarına aşağıda değindiğim) sertifikasyonlarınızı tamamlamalısınız. Ama imkansız değil tabii sonuçta. Milyonlarca müşteriniz varsa, her ay milyonlarca veya yüzbinlerce fatura kesiyorsanız bu yolu değerlendirebilirsiniz.

·       2. İkinci yol, GİB tarafından yetki verilmiş, ‘e-Arşiv Özel Entegratörü’ olarak adlandırılan, hizmet sağlayıcı bir şirket aracılığı ile e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak. Bu yol çok daha kolay ve hemen kullanmaya başlamaya çok daha uygun bir yöntem. e-Arşiv Özel Entegratörü olarak yetkilendirilmiş olan İnnova’dan bu hizmeti almaya hemen başlayabilirsiniz.  

Yeri gelmişken belirteyim, sizin için uygun yönteme karar vermekte zorlanıyorsanız, bize danışmaya çekinmeyin lütfen. Sitemizdeki formu doldurmanız yeterli. Size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.  

Yukarıda kısaca bahsettiğimiz bu iki yolu biraz açmakta yarar var:

e-Arşiv uygulamasını, bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanmak

Bu yöntem, kendi bilgi işlem sistemi 7/24 çalışan, yeterli yazılım ve teknik donanıma sahip olan mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasına kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden dahil olabilmelerine imkan sağlıyor. Bu yöntemi kullanmak isteyen mükelleflerin, TS-ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı, TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi belgelerine sahip olmaları ön koşul. Bu belgeleriniz varsa, bilgi işlem sisteminin fatura/rapor oluşturma, imzalama/onaylama, zaman damgası kullanma, faturaların iletilmesi ve aktarılması ile ilgili işleyişini açıklayan Bilgi İşlem Sistemi (BİS) raporunu Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunmaları gerekiyor. Mükellefin sisteminin e-Arşiv uygulaması ile entegre olarak çalışabileceğine dair denetimlerden geçebilmesi halinde, mükellefler e-Arşiv uygulamasını, sisteme entegre olarak kullanmaya başlayabiliyorlar. Biraz zorlu bir süreç olsa da, gerek sisteminizin entegrasyonu, gerekse ilgili sertifikasyon belgelerinin alınması konusunda İnnova danışmanlık vererek bu süreçte yardımcınız olabilir.  

e-Arşiv Özel Entegratörü aracılığı ile uygulamayı kullanmaya geçmek

Yukarıda saydığımız belge ve raporlamaları sağlayan, gerekli denetimlerden geçerek, sistemlerinin ve altyapılarının e-Arşiv uygulamasına uygun olduğu ve başka mükelleflere bunu hizmet olarak sunabileceği Gelir İdaresi Başkanlığı’nca onaylanan aracı kurumlar “e-Arşiv Özel Entegratörü” olarak isimlendiriliyorlar. Gerekli teknik gereksinimleri bu şirketler zaten sağladığı için, Özel Entegratör’den hizmet alacak mükelleflerin sadece kendi sistemlerini Özel Entegratör’ün sistemi ile konuşabilir hale getirmeleri yeterli oluyor.  

Mükellef şirketin kullandığı SAP, Oracle, Logo, Netsis, Mikro ya da başka bir muhasebe veya kurumsal kaynak planlama uygulamasının fatura verilerini CSV, XML, JSON vb. bir dosya formatında offline dosya olarak çıkarabilmesi (export edebilmesi) yeterli. Gerekli ayarların yapılmasının ardından, ERP sisteminin dışarıya çıkardığı bu fatura dosyaları, sanki faturayı yazıcıya gönderiyormuş gibi, kolaylıkla Özel Entegratör’ün sistemine aktarılarak e-Arşiv Fatura uygulamasına kaydedilmiş oluyor.

e-Fatura uygulamasına zaten geçmiş olan mükelleflerin durumu

Halihazırda e-Fatura uygulamasına geçmiş mükellefler, sadece e-Arşiv Özel Entegratör’üne başvurarak e-Arşiv uygulamasına da geçebiliyor. Ayrıca GİB’e başvuru yapmaları gerekmiyor.  

Henüz e-Fatura uygulamasına geçmemiş mükelleflerin durumu

Henüz e-Fatura uygulamasına geçmemiş ama e-Arşiv uygulamasının kolaylıklarından yararlanmak isteyen mükelleflerin, e-Fatura uygulamasına da geçmeleri gerekiyor.  

e-Fatura uygulamasına geçmek için 3 yöntem bulunuyor:

e-Arşiv’de olduğu gibi, e-Fatura’da da Özel Entegratör’den hizmet almak mümkün. Sadece bir defaya mahsus, gerekli ayarlamaların yapılması yeterli.  

Çok yüksek sayıda fatura kesen, kendi bilgi işlem altyapısı yeterli olan mükelleflerin tercih edebileceği bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz. ERP sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre ederek, 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükellefler bu yöntemi kullanmayı değerlendirebilirler.  

Az sayıda fatura kesen mükelleflere yönelik olarak sunulan bu yöntemde işlemler mükellef tarafından manuel olarak, GİB’in portali üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Portali kullanarak e-Fatura uygulamasına dahil olacak kullanıcıların aylık 500 adet fatura yükleme sınırı bulunuyor. 500 adetten daha fazla fatura yükleme ihtiyacı bulunan mükellefler bu yöntemi kullanamıyorlar.  

·       1. e-Fatura Özel Entegratörü aracılığı ile uygulamayı kullanmaya geçmek

·       2. Mükellefin ERP sistemini, doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemine entegre etmesi

·       3. e-Fatura portalını kullanarak geçmek  

Tercih sizden, destek İnnova’dan

e-Arşiv Özel Entegratörü ve e-Fatura Özel Entegratörü olarak yetkilendirilmiş olan İnnova, mükelleflerin her iki uygulamaya hızlı, kolay ve sorunsuz geçmelerini sağlıyor. İnnova, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarını kendi geliştirdiği ve birçok mükellef tarafından kullanılan, bulut tabanlı PayFlex e-Arşiv ve PayFlex e-Fatura platformu üzerinden sunuyor. Bu uygulamanın mükelleflere sunduğu başlıca kolaylıkları şöyle sıralayabiliriz:  

e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına İnnova’dan Özel Entegratör hizmeti alarak geçmenin sağladığı kolaylıkların başlıcaları.  

Özel Entegrasyon Danışmanlığı

İnnova, bilgi işlem sistemini GİB sistemi ile entegre etme (piyasadaki yaygın adı ile ‘doğrudan entegrasyon’) yöntemini seçerek, kendi sistemini GİB’in sistemine doğrudan entegre etmeyi tercih eden işletmelere kendi ürünü olan PayFlex platformunun kullanım lisansını vererek ya da danışmanlık hizmeti sunarak, mükelleflerin bu süreci çok daha hızlı ve sorunsuz gerçekleştirebilmeleri için gerekli know-how paylaşımını da sağlıyor.  

·       Maliye Bakanlığı elektronik fatura (E-Fatura) ve e-Arşiv Fatura standartları ile tamamen uyumlu

·       Değişen mevzuata göre sürekli güncelleme,

·       Fatura bilgilerinin felaket kurtarma özellikleri ile donatılmış, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kriterlerini tamamen sağlayan güvenli veri merkezinde 10 yıl boyunca arşivlenmesi;