Bu Dönüşümden 'Dönüş' Yok: E-Fatura

E-Fatura zorunluluğunun, şu an için yaklaşık 30 bin firmayı kapsam altına aldığı öngörülmekte. Bu firmalardan doğrudan kapsama giren 1.100 civarındaki firmanın yanı sıra, bu firmalardan mal alan belli bir brüt satış hasılatına sahip olan firmalar da e-Fatura sistemeleri kurmak ve e-Fatura sistemine dahil olmuş firmalarla artık sadece e-Fatura yöntemi ile faturalaşmak zorunda. Burada bahsedilen portföyün büyüklüğü nedeniyle, devletin önerdiği üç yöntem bu firmaların operasyonlarına ve e-Fatura yatırım stratejilerine göre seçilecektir:

E-fatura portali üzerinden manuel yolla oluşturmak veya e-Fatura veri dosyasını yüklemek suretiyle:

Firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulmuş www.efatura.gov.tr adresi üzerinden mali mühürlerini kullanmak suretiyle e-Fatura alıp gönderebilir. Bu türden kullanım için de Gelir İdaresi Başkanlığına başvuru ve koşulları aynı portal üzerinde belirtilmiş durumda. Bu yapı, sadece çok az sayıda e-Fatura üretecek müşteriler için kullanışlı olabilmektedir. Zira, fatura üretim, alım ve kontrol süreçleri tamamen el ile yapılmaktadır. Bu sistem, gönderilemeyen-alınamayan faturalar olabileceği endişesini mükellef üzerinde tutmakta olup, pratik işleyişte zaman alıcı ve insan hatasına açık bir yapıdadır. Öte yandan, büyük bir kurulum maliyeti gerektirmediği için çok az sayıda fatura üreten e-Fatura mükellefleri için kısa vadede elverişlidir.

BT Sistemlerinin GİB sistemlerine entegrasyonu yoluyla:

Bir otomasyon yapısı altında finans ve ERP sistemlerinden çıkan e-Fatura dosyalarınının, bir dönüştürücü yazılım kullanılarak GİB’in belirlediği UBL-TR formatına dönüştürülmesi ile süreç başlar. GİB’e mali mühür ile damgalanarak gönderim gerçekleştirilir. Alıcı tarafında da aynı şekilde, gelen fatura mali mühür tanımı ile açılır. Bu sayede alıcı-gönderici ve GİB arasında verinin doğru partiler arasında gönderimi, veri güvenliği ve veri bütünlüğü sağlanmış olur. Buna mukabil olarak da, faturaların yetkisiz üçüncü kişilerce görüntülenmesi ya da yanlış gönderimleri engellenmiş olur.

Bu yapının avantajlı tarafı, sistem kontrol ve denetiminin tamamen mükellefin kendi sorumluluk alanında olmasıdır. Diğer bir deyişle, ilgili mükellef ve bu mükellef ile çalışan diğer firmaların isteklerine göre ERP tarafındaki akışların özelleştirilmesi sağlanabilir. Ayrıca e-Fatura çevrimleri esnasında belirli davranış biçimleri (policy) uyarlamaları gerçekleştirilebilir.

Bu yapının dezavantajlı yönü ise sistemin ilk yatırımı sırasında oluşan yatırım maliyetleri ve bakım-işletim riskinin mükellefte kalmasıdır.

Özel Entegratörlerden hizmet alınması yoluyla:

Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile:

“Bununla birlikte mükellefler, elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterlilige sahip, baskanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler.”

şeklinde bir tanım kazandırılmıştır. Bu tanıma göre, firmalar bir otomasyon modeli ile finans-ERP sistemlerinden ya da özel entegratörün sunabileceği bir arayüzden oluşturacakları e-Faturaların aktarımını, arşivlenmesini ve sistem kullanımını bir sistem yatırımı yapma zorunluluğu olmadan yapabileceklerdir. Burada da finans-ERP sistemlerinde belli ölçülerde uyarlamalar için yeniden yapılandırmalar gerekebileceğinin bilinmesinde yarar bulunmakta.

Özel entegratörlük, özellikle küçük ve orta ölçekli mükelleflerin “kullandığın kadar öde” yöntemiyle, buradaki hizmeti ölçekleyebilmesi, bu iş için kendi bünyelerinde uzman tutma zorunluluğunun olmayışı ve bakım-işletim gibi yükümlülükleri devretmiş olması şeklinde değerlendirilmektedir.

Son tarih 1 Eylül 2013

Bütün bu veriler neticesinde, e-fatura kapsamına giren firmaların 1 Eylül 2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığına, e-Fatura sistemine, yukarıdaki üç modelden birisini kullanmak üzere başvurularını tamamlamaları gerekmektedir. 31 Aralık 2013 tarihine kadar da belirlenen yöntemle ilgili tüm hazırlıkların tamamlanmış olması ve tamamlandıkları tarih itibariyle e-Fatura sistemi üyesi firmaların sadece elektronik ortamda faturalaşmaya başlamaları bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmış bulunmaktadır.

Her üç yöntem için de firmaların, sisteme dahil olmak için resmi başvuru ve mali mühür taleplerini GİB’e iletmeleri gerekiyor. Mali Mühür, e-Fatura sistemine giren her tüzel kuruluş için bir zorunluluk. Ancak mali mührünü almış olmak kaydıyla, üçüncü modeldeki, yani “özel entegratör aracılığıyla e-Fatura kullanımı” için bir farklı durum söz konusu olmaktadır. Bu kapsamdaki firmalar, elektronik tanımları GİB’de bulunması ve kendiler tarafından hangi özel entegratörleri kullanacaklarını bildirmek suretiyle, ilgili özel entegratöre ait mali mühür ile de efatura üretebilecek ve alabilecekler.

Bu durum, aslında hem işletim noktasında bir avantaj oluşturmakta hem de özel entegratörler için yüksek sayıda mali mührü tutacak, maliyetli sistemler kurma zorunluluğunu kaldırmakta. Küçük bir teknik detay gibi görünen bu durum aslında sektör açısından büyük önem arz etmektedir.

E-Fatura dönüşümünün sektör ve kurumlar açısından tüm kazanımlarını bir önceki yazımda anlatmaya çalışmıştım.

Bu dönüşümden ‘dönüş’ yok

E-Fatura geçişi şu aşamada bir takım teknik detaylar, zorluklar ve belirsizlikler içerse de devletin yayınladığı tebliğler ile bu sürecin hayata geçeceği açıkça görünmektedir. Geçiş sonrasında yaygınlaşma ve genel anlamda iş piyasasının bu yönteme kayması beklenmektedir. Bu yapılanmaya ilave olarak sırada e-Defter görünmekte ve 2014’ün en aktif konusu olacağı öngörülmektedir.

‘E-Devlet’leşme sürecindeki önemli projelerden birisi olan e-Fatura sisteminin başarılı olması, devletin ilgili kurumları için olduğu kadar, vergi mükellefleri ve bu piyasayı donatacak çözüm sağlayıcılar için de önem arz etmektedir. AB mali yasalarına uyumluluk sürecinin de bir parçası olduğu düşünülen bu çalışmalar neticesinde, sektörlerin, iş yapış biçimlerinin, şirket ve departmanlarının daha verimli çalışması beklenmekte. Ayrıca, devletin mali denetimleri daha sağlıklı yapabilmesi, şirketlerin de daha şeffaf operasyonlar yürütebilmesi, maliye ve vergi disiplinleri için de önemli bir kazanım olacaktır.