Başarılı bir kurumsal otomasyon için 3 temel adım

İşletmelerde tekrarlayan rutin görevler çalışanların uzun vakitlerini alabildiği gibi beraberinde verimliliklerini de düşürüyor. Bu noktada rutin işleri otomatikleştirmek çalışanların üretkenliğini artırıyor. Ancak işletmelerin halen büyük bir kısmında çok fazla manuel süreç ve görev bulunuyor. Kurumlar bu manuel süreç ve görevleri kurumsal otomasyon kullanarak, çok daha verimli bir biçimde sonuçlandırma fırsatı yakalıyor.

İşletmelere daha mutlu çalışanlar ve sadık müşteriler kazandıran kurumsal otomasyon, verimlilik ve maliyet noktasında da tasarruf sağlıyor. Uzun zaman alan ve tekrarlayan manuel işleri büyük bir hızla tamamlama fırsatı veren kurumsal otomasyon, ayrıca süreçleri düzenli ve otomatik hale getiriyor. İşletmeler, kurumsal otomasyon sayesinde süreçleri ve görevleri insan müdahalesine daha az ihtiyaç duyarak tamamlama fırsatı yakalıyor. Bu da beraberinde, çalışanlara bağlı hataların minimuma inmesine yardımcı oluyor. Hatalar ortadan kalktığında düzeltme süreçleriyle ilgili harcanan efor da ortadan kalktığı için toplam verimlilik de artıyor.

Danışmanlık şirketi McKinsey’e göre çalışanların %70’i bir veya daha fazla görev için otomasyon teknolojilerinden faydalanmayı deniyor. Otomasyondan yararlananların üçte ikisi, işletme maliyetlerindeki azalma olduğunu, verimliliğin ve müşteri memnuniyetinin arttığını söylüyor. Şirketlere verimlilik, maliyet ve zaman tasarrufu, hata azaltma, müşteri memnuniyeti, hız ve iş sürekliliği gibi avantajlar kazandıran kurumsal otomasyon, kaynakların daha etkili yönetilmesini mümkün kılıyor. Ek olarak işletmelerin daha rekabetçi olmasını sağlayan kurumsal otomasyon, yönetim ve kontrol noktasında da avantaj yaratıyor.

Başarılı bir kurumsal otomasyon uygulaması için öncelikli olarak CIO’ların otomasyon fırsatlarının nerelerde olduğunu tespit etmesi gerekiyor. Bununla beraber otomasyonun çözmeye çalıştığı sorunu net bir şekilde tanımlama, doğru çözümü ya da otomasyon aracını seçme, çözümün uygulanma sürecine dahil olacak BT ekiplerini belirleme ve dahil etme, başarılı bir kurumsal otomasyon uygulaması için kritik adımları oluşturuyor. 

Problemi tanımak

Başarılı bir kurumsal otomasyon operasyonu için CIO’ların, öncelikle çözmeye çalıştıkları sorunu  ve elde edilmek istenen sonucu, yalın bir biçimde ele alması gerekiyor. Eğer süreçte karmaşıklıklar varsa bunu ortadan kaldırmak ve ilgili BT ekipleriyle süreci bu şekilde masaya yatırmak, projenin net biçimde anlaşılabilmesi için büyük önem taşıyor. Doğru ihtiyaç ve doğru çözüm ancak bu sayede eşleşebiliyor. CIO’ların, problemi net bir biçimde ve en sade haliyle tanımlaması, kurumsal otomasyonun başarısında büyük rol oynuyor. 

Doğru aracı seçmek

Başarılı bir kurumsal otomasyon operasyonu için en doğru aracı seçmek kritik önem taşıyor. CIO’ların piyasadaki çok sayıda robotik süreç otomasyonu (RPA) aracı arasından işe en yüksek katma değeri sağlayacak, en güvenilir aracı seçmesi gerekiyor. Bununla beraber kurumsal otomasyon çözümünde tüm şirket süreçleri için tek bir otomasyona güvenmek, bazı riskleri de beraberinde getiriyor. CIO’ların bu tür çözümlerin her noktada en iyi faydayı sağlayıp sağlayamayacağını kapsamlı biçimde değerlendirmesi büyük değer taşıyor. Ek olarak BT ekiplerinin özel platformlar tarafından sağlanan yerel entegrasyonlara uyum sağlaması gerekebiliyor.

Ekipleri belirlemek

Başarılı bir kurumsal otomasyon operasyonu için CIO’ların sürece hangi BT ekiplerini dahil edeceğini belirlemesi gerekiyor. Bir otomasyon projesi genellikle birden fazla BT ekibiyle yürütülüyor. Kurumsal otomasyon operasyonunda genellikle altyapı, ağ ve güvenlik ekiplerinin birlikte çalışmasına ihtiyaç duyuluyor. 

Herhangi bir otomasyon projesinde ekipleri erkenden belirlemek ve dahil etmek, CIO'lara projenin başlangıcında doğru motivasyonu oluşturma imkanı sağlıyor. Eğer ekipler, projenin mevcut iş yüklerini bireysel ve kolektif olarak azaltacağına inanıyorsa uygulama sürecini daha büyük motivasyonla tamamlıyor.