'E-ticaret siteleri için e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu'01Nisan

'E-ticaret siteleri için e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu'

2014 yılı cirosu 5 Milyon TL ve üzerinde olan e-ticaret sitelerinin, 1 Ocak 2016 tarihinden önce e-Arşiv uygulamasına geçme zorunluluğu bulunuyor. E-Arşiv uygulamasına geçebilmek için e-Fatura uygulamasına da geçme zorunluluğu bulunuyor. Dolayısı ile 5 Milyon TL’den fazla cirosu olan e-ticaret sitelerinin her iki uygulamaya birlikte geçmeleri gerekiyor. Bu zorunluluk kapsamına girmeyen e-ticaret siteleri de, sağladığı avantajlardan yararlanabilmek için dilerlerse e-Arşiv ve e-Fatura’ya geçebiliyor. Bu konudaki detaylı bilgi için ‘10 soruda e-Arşiv’sayfamıza göz atabilirsiniz.
 

E-Arşiv ve e-Fatura uygulamasına geçiş yapan e-ticaret siteleri böylelikle, kendilerinde kalan fatura nüshalarını elektronik olarak saklayabilme imkanına kavuşmuş oluyorlar. Aynı zamanda talep eden müşterilerinin faturalarını da e-posta ile gönderebiliyorlar.

 

Kağıt kullanmak, göndermek ve saklamak yok

Bilindiği üzere, her şirketin satış yaptığında fatura kesmesi (satış fişini de bu kapsamda değerlendirebiliriz) yasal bir zorunluluk. Şirketler uzun yıllardır faturalarını bilgisayar ortamında hazırlıyorlardı ama kağıda basmaları gerekiyordu. Muhasebe ve finans işlemleri bilgisayar ortamında takip ediliyordu ancak nihayetinde faturanın kağıda basılması, imzalı ve kaşeli olarak müşteriye teslim edilmesi gerekiyordu. Kesilen her faturanın bir nüshasının da şirket tarafından 10 yıl süre ile saklanması da halen geçerli olan bir yasal zorunluluk. Milyonlarca müşterisi olan şirketlerin ise her ay milyonlarca fatura gönderdikleri gibi, kendilerinin de bir o kadar faturayı arşivlemeleri gerekiyor. Bu sebeple bazı şirketlerin, klasörlerce faturaların bulunduğu devasa arşivleri bulunuyordu. Yaşadığımız teknoloji çağı, fatura işlemlerini bir adım daha ileriye taşıyan gelişmeleri de beraberinde getirdi.
 

Bu konuda, Gelir İdaresi Başkanlığı’nca (GİB) ‘e-Fatura’ ve ‘e-Arşiv’ adı verilen ve birbirinin tamamlayıcısı iki uygulama yürürlüğe alındı. E-Fatura uygulaması, sisteme dahil olan şirketlerin faturalarının karşı tarafa elektronik ortamda iletilmesini mümkün kıldı. Böylelikle şirketlerin zaten bilgisayar ortamında ürettikleri faturalar, karşı tarafa yine elektronik olarak iletilebilmiş oldu. Bu uygulamada e-Faturalar güvenlik anahtarı ile şifrelenmiş ve elektronik olarak mühürlenmiş bir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemlerine otomatik olarak ulaştırılıyor. GİB’in sistemi de e-faturayı alıcı şirketin posta kutusuna teslim ediyor.
 

Henüz e-Fatura uygulamasına geçmemiş olan şirketlere ve nihai tüketicilere kesilen faturaların şirkete ait nüshasının elektronik ortamda saklanabilmesini mümkün kılan sistem ise ‘e-arşiv uygulaması’ ismi ile hayata geçirildi. Bu sayede e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçmiş olan şirketlerin kendilerinde kalan fatura nüshalarını kağıda basılı olarak saklama zorunlulukları ortadan kalkıyor. Ayrıca e-fatura uygulamasına geçmemiş olan şirketlere ve nihai tüketiciye de elektronik fatura kesilebiliyor ve bu faturalar kendilerine GİB’in istediği şartları sağladığı sürece elektronik ortamda iletilebiliyor. Böylelikle e-Arşiv faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek kalmıyor.
 

Özetle söylemek gerekirse; E-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçen şirketlerin muhasebe sistemi yine önceki gibi çalışmaya devam ediyor. Önceden faturalar yazdırılmak için yazıcıya gönderilirken, artık yazıcı yerine e-fatura veya e-arşiv uygulamalarına gönderiyor.
 

Sanal POS ile nasıl kullanılacak?

Başta e-ticaret siteleri olmak üzere, yaygın bayi ağına sahip şirketler tahsilat işlemlerini Sanal POS (vPOS) üzerinden gerçekleştiriyor. E-Arşiv ve e-Fatura’ya geçen, Sanal POS kullanıcısı olan şirketlerin ödeme ve tahsilat sistemleri gerekli entegrasyonun yapılması ile sorunsuz olarak çalışabiliyor. Böylece, e-ticaret sitesinin müşterisi, e-Fatura sistemine dahil bir şirket ise, işlemin e-Faturası GİB üzerinden müşterinin posta kutusuna iletiliyor. e-ticaret işlemini yapan müşteri e-Faturaya dahil olmayan bir müşteri ise ya da nihai tüketici ise faturasını e-posta olarak almak isteyip istemediği soruluyor. İsteyen müşterinin faturası e-posta olarak gönderilirken, e-posta olarak istemeyen müşterinin faturası önceden olduğu gibi kağıda basılı olarak sipariş edilen ürün ile birlikte teslim edilebiliyor. Bu uygulamalara geçmenin e-ticaret sitesi açısından en önemli avantajı, kendi tarafında 10 yıl saklaması gereken faturaların bundan böyle kağıda basılı olarak değil, elektronik ortamda tutulacak olması.
 

İnnova, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Fatura Özel Entegratörü ve e-Arşiv Özel Entegratörü olarak yetkilendirilmiş bulunuyor. İnnova, bugüne kadar birçok müşterisine kendi geliştirdiği ‘PayFlex e-Fatura’ ve ‘PayFlex e-Arşiv’ uygulamaları ile entegrasyon hizmeti sağlamış durumda... PayFlex platformu, GİB kriterlerini tamamını karşılayan, Sanal POS desteği sunan, e-Fatura ve e-Arşiv altyapısına ihtiyaç duyan şirketlerin tercih ettikleri güvenilir bir altyapı sağlıyor.