Video konferans kullanan KOBİ’lerin işine yarayacak 5 ipucu
10.08.2021
Sosyal Medya

Video konferans kullanan KOBİ’lerin işine yarayacak 5 ipucu

2020 yılı pandemi nedeniyle iş dünyasında iş yapış şekilleri açısından geri dönüşü olmayan büyük değişikliklerin yaşandığı bir yıl oldu. Bu değişikliklerle birlikte çok fazla konuşmaya başladığımız uzaktan çalışma teknolojileri birçoğumuz için yeni olmasa da değişime adapte olma konusunda tüm sektör için zorunluluk haline gelmeleri, hepimiz için yeni bir meydan okuma oldu.

Örneğin bu teknolojiler arasında ilk sırada olan video konferans araçları uzun yıllardır hayatımızda vardı. Ancak salgın döneminde sokağa çıkma kısıtlamalarıyla birlikte hem günlük hem iş hayatımızın önemli bir parçası haline geldi.

Video konferans ipuçları

7’den 70’e herkesin görüntülü konuşma ve video konferans araçları ile daha fazla haşır neşir olduğu pandemi döneminde, bu teknolojiler işletmeler için de haliyle daha fazla şey ifade etti. Toplantılardan etkinliklere tüm fiziksel organizasyonların sanal ortama taşınmasını sağlayan video konferans teknolojileri, yalnızca önemli bir iletişim aracı değil, aynı zamanda dönüşüm oranı optimizasyonunun sağlanmasına yardımcı olabilmesi ile de organizasyonlar için kıymetli. Tabii doğru ve verimli kullanıldığı sürece. Peki video konferans kullanımında özellikle küçük işletmeler için süreç daha verimli hale nasıl getirilir? Bu yazıda video konferans kullanan küçük işletmelerin işine yarayacak ipuçlarını 5 alt başlıkta ele aldık.

Teknik hazırlık

Planladığınız bir video konferans görüşmeniz varsa, öncesinde hazırlık yapmanız önemlidir. Bu hazırlık sadece toplantı kapsamında kullanacağınız, aktaracağınız bilgi ya da diğer materyallar ile ilgili değil, kullanacağınız teknoloji ile de ilgilidir.  Video konferanstan önce her şeyin test edilmesi gerekir. Görüşme öncesinde bir kontrol listesi hazırlayıp, testlerinizi bu liste üzerinden yaparsanız, hiçbir şeyi atlamamış olursunuz. Peki bu listede yer alması gereken elzem başlıklar neler olmalı?

Görüşmede kullanacağınız kamera ve mikrofonların doğru çalıştığını kontrol etmelisiniz. İkiden fazla kullanıcının olduğu bir görüşmede katılımcıların hepsinden ekipmanlarını kontrol etmelerini isteyebilirsiniz. Görüşme süresince, ışık önemli bir detaydır. Dolayısıyla aydınlatmanın yeterli olduğundan ve tüm katılımcıların yüzlerinin görüldüğünden emin olun.

İnternet bağlantı hızınız belki de en önemli konudur. Bağlantı öncesi iyi bir sinyaliniz olduğunu ve kesinti olasılığının düşük olduğunu teyit etmeniz önemli. Sinyaldeki değişim nedeniyle görüşmenin kalitesinin etkilenmesi sinir bozucu olabilir.

Bağlantınızı kontrol edebilmek için bir arkadaşınıza veya meslektaşınıza hızlı bir test araması yapın. Bu, toplantıdan kısa bir süre önce veya bir önceki gün olabilir. Bağlantınızın iyi olduğunu bilmek önemli bir faktördür.

Ayrıca işletmeniz için uygun olan video konferans yazılımını seçmelisiniz. Küçük bir işletmeyseniz, pahalı bir video konferans yazılım paketine ihtiyaç olmayabilir. Örneğin ücretsiz bir Slack alternatifinin ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığına bakabilirsiniz.

Diğer yandan farklı alternatifleri de deneyebilirsiniz.  Birçok küçük işletme artık VoIP (internet protokolü üzerinden ses) teknolojisini kullanıyor. Burada da bütçenize uygun hareket etmeniz en doğrusu.

Görgü kuralları

Bir süredir uzaktan çalışıyor olabilirsiniz. Günlük işlerinizi üzerinizde sıradan ev kıyafetleri ile yapmaya alışkın olabilirsiniz; hatta bütün günü pijamalarıyla geçirenleriniz dahi vardır. Ancak herhangi bir görüntülü toplantı söz konusu olduğunda, ekip ya da müşteri fark etmez, toplantıya uygun bir şekilde giyinmelisiniz. Burada çok resmi bir iş kıyafeti gerekli değildir, ama en azından rahat ve şık bir kıyafet tercih edebilirsiniz.

Diğer önemli nokta ise toplantı sırasındaki davranışlarınızdır. Örneğin bir ekip toplantısında bir dereceye kadar gayrıresmiyete izin verilmeli, müşterilerin görüşmeye dahil olduğu durumda ise resmiyet her zaman belirli bir düzeyde olmalıdır.

Video konferans görüşmelerinde görgü kuralları konusunda aşağıdaki ipuçları işinize yarayacaktır.

• Video konferans görüşmelerinde en azından şık gündelik kıyafetler tercih edin. Toplantıya ofisten bağlanıyorsanız standart iş kıyafetleri içinde olmanız önemli.

• Görüşmede asıl konuya girmeden önce bir konuşma yapın. Katılımcılar arasında birbirlerini tanımayanlar varsa, kendilerini tanıtmalarını ve rollerini açıklamalarını sağlayın.

• Dikkatinizi dağıtan şeylerden kaçının. Evcil hayvanlar, çocuklar vb. dikkat dağınıklığına neden olabilir. Video konferansa ofisten bağlanıyorsanız diğer personelin sizi rahatsız etmemesini veya devam ederken toplantı odasına girmemelerini sağlayın.

• Görüşmede herhangi biriyle aynı fikirde olmasanız bile, tartışmadan kaçının.

• Katılımcılardan birine hitap ederken, o kişiyle göz temasını sürdürün. Gruba hitap ediyorsanız, bu göz temasını tüm grupla gerçekleştirin.

• Toplantıda katılımcılar otururken, sunum yapıyorsanız ayakta duruyor olabilirsiniz. Her iki senaryoda da vücut dilinizin her zaman açık veya nötr olduğundan emin olun.

Konum

Toplantı için iyi bir konum seçimi önem taşır. Toplantıya ofisten katılıyorsanız, iyi aydınlatılmış ve beraberinizdeki tüm katılımcıların sığabileceği bir oda seçin. Açık bir ofis alanında toplantı yapmak, katılımcı olmayanlardan büyük olasılıkla gürültü geleceği ve bunun da dikkat dağınıklığına neden olacağı anlamına gelir. Bu nedenle, mümkünse özel bir alan bulun ve insanların dikkat dağıtacak şekilde kadraja girmelerine (örneğin arkanızdan geçmelerine) izin vermeyin.

Uzak bir konumdan katılıyorsanız, dikkatinizi dağıtmayacak sessiz bir oda bulun. Evdeki alanınız sınırlı olabilir, ancak bu bilgiyi diğer katılımcılarla paylaşırsanız, anlayış görebilirsiniz. Olabildiğince tarafsız ve arka planı karmaşık olmayan bir alan bulun. Bu zorsa, çoğu video konferans yazılımının sunduğu arka plan görsellerinden birini tercih edebilirsiniz.

Evden katılıyorsanız dikkat etmeniz gereken bir diğer husus da evde başka insanlar olabileceğidir. Alan sınırlıysa, görüşmeniz sırasında gürültüyü minimumda tutmalarını, televizyonu kapatmalarını, telefonlarını sessize almalarını isteyin. Uzaktan çalışma birçok zorluk içerir, ancak toplantı süresince size mümkün olduğunca az zorluk çıkaracak bir alan oluşturmanız, toplantının verimliliği için çok önemlidir.

Materyal hazırlığı

Video konferansınız genel bir sohbet üzerine olabilir, ancak her durumda öncesinde hazırlanan materyallerin ve bilgilerin olması, toplantının kalitesini artırır. Video konferans yazılımlarının en büyük avantajlarından biri, istediğiniz içerikleri sunum olarak paylaşmanın oldukça kolay olması ve ayrıca ilgili tüm materyalleri toplantı öncesinde tüm katılımcılarla paylaşabilmenizdir.

Canlı ekran paylaşımı, tüm grubun bilgileri görmesi için harika bir yol olsa da önceden hazırlanmış materyali paylaşmak size birçok avantaj sunacaktır. Örneğin, potansiyel bir müşteriyle planlanmış bir video görüşmeniz varsa, birkaç gün öncesinden ilgili bilgileri göndermek, bunların değerlendirilmesini ve yeterince incelenmesini sağlar. Müşterinizin görüşme sırasında olumlu ve bilinçli  bir şekilde karar vermesine de olanak tanır.

Zamanlama

Bir video konferans, birçok açıdan yüz yüze bir toplantıdan farksızdır. Zamanlama da her iki konferans türünün farklı olmadığı noktalardan birisidir. Tüm katılımcıların uyması gereken bir başlangıç zamanı ve gerçek hayatta yaptığınız gibi izleyeceğiniz bir gündem belirleyin. Toplantıların planlanandan daha uzun sürebileceğini hepimiz bilsek de yaklaşık bir bitiş zamanı belirlemek de yararlı olabilir.

Uzaktan çalışan diğer kişilerin sizin belirlediğiniz toplantı saatiyle çakışan başka toplantısı ya da programı olabilir. Video konferansı önceden ayarladığınızdan ve olası program çakışmalarını göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Toplantıyı olabildiğince önceden ayarlamak, gerektiğinde bir takım değişiklikler yapmanıza imkan tanır.

Ancak her halükarda bazı kişilerin toplantıya katılamayacağı durumlar olabilir. Video konferans yazılımının başka bir büyük avantajı da burada saklıdır. Katılımcı olmayanların daha sonra izleyebilmesi için toplantının tamamını kaydedebilirsiniz. Bu, bazı noktaların üstünden geçmek veya toplantıyı bir bütün olarak değerlendirmek için yeniden ele alabileceğiniz bir fırsat sunar. Ancak toplantı kaydını almadan önce katılımcıların rızasını almayı unutmamalısınız.

Öne Çıkan Yazılar
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir? Nasıl Çalışır?
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir? Nasıl Çalışır?
Robotik süreç otomasyonu (Robotic Process Automation - RPA) nedir? Nasıl çalışır? Bu soruların cevaplarını bulmaya çalışacağımız...
14.03.2019
Dijital Dönüşüm
Gelecekte tarım nasıl olacak?
Gelecekte tarım nasıl olacak?
Tarım sektörünün önemi küreselleşen ekonomik sistem, artan rekabet ve değişkenlik gösteren pazar şartlarının etkisiyle giderek...
28.08.2020
Dijital Dönüşüm
Geleceğin akıllı şehir konsepti nasıl bir yaşam vadediyor?
Geleceğin akıllı şehir konsepti nasıl bir yaşam vadediyor?
20. yüzyılın son çeyreğinden itibaren gelişen teknolojilerle yenilikçilik kavramlarını bir araya getiriliyor ve yeni bir...
17.04.2020
Dijital Dönüşüm
Endüstri 4.0 ile Gelen Yeni Üretim Çağı - Akıllı Fabrikalar
Endüstri 4.0 İle Gelen Yeni Üretim Çağı - Akıllı Fabrikalar
Makinelerin kendi aralarında konuştuğu, üretimi insanların değil makinelerin organize ettiği Akıllı Fabrikalar ile üretimin...
13.07.2016
Dijital Dönüşüm
Küreselleşme 4.0 nedir, önceki evreleri nelerdir?
Küreselleşme 4.0 nedir, önceki evreleri nelerdir?
Dijitalleşmenin tüm alanlarda hızını artırdığı günümüzde, endüstrinin yeni formu olarak nitelendirilen Endüstri 4.0 kavramı...
28.07.2020
Dijital Dönüşüm
Kurumsal Hafıza Nedir, Nasıl Çalışır?
Kurumsal Hafıza Nedir, Nasıl Çalışır?
Kağıttan ekrana doğru hızla dijitalleşen belgeler ve iş süreçleri geleceğin kurumlarını şekillendiriyor. Belge ve süreç yönetimi...
29.02.2016
Dijital Dönüşüm