e-Arşiv nedir, kimler için zorunludur?
15.10.2021
Sosyal Medya

e-Arşiv nedir, kimler için zorunludur?

e-Arşiv, kurumların son kullanıcılara mali mühürlü ve imzalı resmi faturaları PDF formatında iletmelerine olanak sağlayan sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığınca belirli kurum ve kuruluşlar için zorunlu tutulan e-Arşiv uygulaması, kurumların hem zamandan hem de kırtasiye masraflarından tasarruf etmesini sağlar.

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv sistemi, faturaların son kullanıcıların yanı sıra e-Arşiv mükellefi şirketler arasındaki faturalaşma süreçlerinde de elektronik olarak PDF formatında iletilmesine olanak tanıyor. Elektronik ortamda oluşturulan faturaların bir nüshası 10 yıl boyunca arşivleniyor, böylece resmi ve iç denetimler esnasında kolaylıkla ibraz edilebiliyor. Faturaların elektronik ortama taşınması, şirketlerin kağıdın yanı sıra fiziksel arşivleme sürecinin getirdiği masraflardan ve gerekliliklerden de kurtulmasını sağlıyor.

e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki farklar

e-Arşiv sistemi, sık sık işlevi gereği Gelir İdaresi Başkanlığı (GiB) tarafından başlatılan bir diğer uygulama olan e-Fatura ile karıştırılıyor. Bu iki uygulama arasındaki başlıca fark faturaların kesildiği alıcılardır. e-Fatura, GiB tarafından bu sisteme geçmekle yükümlü şirketler arasındaki (B2B) faturalaşma süreçleri için kullanılırken, e-Arşiv ise e-Fatura mükellefi olmayan şirketler tarafından diğer şirketlere ve son kullanıcılara (B2C) kesilen faturalar için geliştirilen bir elektronik fatura uygulamasıdır.

İki sistem arasındaki işleyiş farkı ise GiB’in süreçte ne kadar etkin rol oynadığından kaynaklanıyor. e-Faturada faturalaşma süreci GİB sistemleri üzerinden gerçekleşirken, e-Arşiv sisteminde ise kesilen elektronik faturalar GiB’e yalnızca raporlanır. İsteyen her kurum e-Fatura sistemine geçebilirken, e-Arşiv için önce e-Faturaya geçmek gereklidir.

e-Arşiv kimler için zorunlu?

e-Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçtikleri tarihte e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorunda. Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracıları ile 2020 ve takip eden hesap dönemlerinden itibaren bu alanlarda faaliyet gösterecek mükellefler (işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içerisinde) e-Arşiv uygulamasına geçmelidir.

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren vergi mükellefi olmayanlara düzenledikleri faturaların toplam tutarı vergiler dahil 30.000 TL'yi, vergi mükellefi olanlara düzenledikleri faturaların ise 5.000 TL’yi aşanlarını, yalnızca belirtilen tutarların aşılması durumunda e-Arşiv Fatura olarak GİB üzerinden düzenlenmek zorundadır. Öte yandan, internet üzerinden satış yapan ve 2018 yılında 5.000.000 TL ve üzerinde hasılat elde edenlerin 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura düzenlemeleri zorunlu tutulmuştur.

İnnova PayFlex e-Arşiv tüm faturalaşma süreçlerini elektronik ortama taşıyor

Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv Özel Entegratörü, e-Fatura Özel Entegratörü ve e-Fatura Saklama Hizmeti Verme yetkileri alan İnnova, tek bir çözümle kurumların tüm faturalaşma süreçlerini dijitalleştirmek amacıyla e-Arşiv uygulamasını e-Fatura ve e-Defter çözümü içerisinde sunuyor.

PayFlex e-Arşiv çözümü, e-imzalı ve mühürlü fatura ile defterleri Türkiye’nin en güvenilir veri merkezlerinde yüksek sıkıştırma ve açma performansıyla muhafaza ediyor. 7x24 kesintisiz çalışan PayFlex e-Arşiv sistemi, firmaların faturalarını elektronik ortamda üretmelerini, iletmelerini ve arşivlemelerini sağlayarak; baskı, gönderi ve saklama maliyetlerini düşürüyor. PayFlex e-Arşiv çözümünü tercih eden şirketler, mevzuat takibi, yasal uyum, güncelleme ve bakım konularıyla ilgilenmek zorunda kalmıyor, bu süreçler İnnova’nın uzman ekibi tarafından yürütülüyor.

İnnova PayFlex e-Arşiv uygulaması, işletmelere kullanıcıları için farklı erişim yetkileri verme ve bu yetkilerle erişilebilen ayrı arşiv klasörleri oluşturma kabiliyeti sağlıyor. Oluşturulan klasörleri ihtiyaçlara göre kategorize eden sistem, kolay dosya arama avantajı sunmanın yanı sıra, hassas bilgilerin güvenliğini de sağlıyor.

PayFlex e-Arşiv çözümünün avantajları

Zaman, iş gücü, kaynak ve arşivleme tasarrufu sağlayan PayFlex e-Arşiv uygulaması, faturaları 10 yıl boyunca Türk Telekom’un Türkiye’deki en güvenli veri merkezlerinde arşivliyor. Kurumsal kaynak yönetimi (ERP) sistemleriyle entegre çalışan sistem, kesilen faturaları otomatik olarak bu sistemlere aktarıyor.

Sektör farkı olmaksızın kolay ve hızlı şekilde entegre edilebilen PayFlex e-Arşiv, e-Arşiv uygulamasına geçiş sürecini de kolaylaştırıyor. Bu çözümü tercih eden firmaların İnnova’ya başvurmaları yeterliyken, bunun yanı sıra Gelir İdaresi Başkanlığı ile iletişime geçmeleri gerekmiyor.

Herhangi bir yazılım ya da donanım satın alınması gerekmeksizin firmaların tüm elektronik faturalama ve arşivleme süreçlerini gerçekleştiren PayFlex e-Arşiv, GiB’e periyodik elektronik raporlamalar yapıyor.

Öne Çıkan Yazılar
NFT nedir, nasıl yapılır ve satılır?
NFT nedir, nasıl yapılır ve alınır?
Son dönemde blok zinciri ve kripto paraların yükselişini NFT teknolojisi izledi, özellikle sanat eserlerinin yüksek fiyatlarla...
15.06.2021
Dijital Dönüşüm
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir? Nasıl Çalışır?
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir? Nasıl Çalışır?
Robotik süreç otomasyonu (Robotic Process Automation - RPA) nedir? Nasıl çalışır? Bu soruların cevaplarını bulmaya çalışacağımız...
14.03.2019
Dijital Dönüşüm
Nesnelerin İnterneti (IoT) Nedir?
Nesnelerin İnterneti (IoT) Nedir?
Nesnelerin İnterneti, bilgi üretebilen ve internet üzerinden bunu paylaşabilen tüm bilgi işlem cihazlarını, mekanik ve dijital...
7.05.2021
Dijital Dönüşüm
Gelecekte tarım nasıl olacak?
Gelecekte tarım nasıl olacak?
Tarım sektörünün önemi küreselleşen ekonomik sistem, artan rekabet ve değişkenlik gösteren pazar şartlarının etkisiyle giderek...
28.08.2020
Dijital Dönüşüm
Geleceğin akıllı şehir konsepti nasıl bir yaşam vadediyor?
Geleceğin akıllı şehir konsepti nasıl bir yaşam vadediyor?
20. yüzyılın son çeyreğinden itibaren gelişen teknolojilerle yenilikçilik kavramlarını bir araya getiriliyor ve yeni bir...
17.04.2020
Dijital Dönüşüm
Endüstri 4.0 ile Gelen Yeni Üretim Çağı - Akıllı Fabrikalar
Endüstri 4.0 İle Gelen Yeni Üretim Çağı - Akıllı Fabrikalar
Makinelerin kendi aralarında konuştuğu, üretimi insanların değil makinelerin organize ettiği Akıllı Fabrikalar ile üretimin...
13.07.2016
Dijital Dönüşüm