Faturalama sürecinde dijital dönüşüm
PayFlex’in e-Defter bulut hizmetiyle Kale Grubu, bir ay gibi kısa bir sürede Maliye Bakanlığı ve GİB standartlarına tam uyumlu e-Defter sistemine kavuştu. İnnova’nın e-devlet uygulamaları alanında uzman PayFlex ekibi ile Kale Grubu IT ekibinin ortaklaşa hareket ettiği bu proje sayesinde, Kale Grubu’nun ERP sisteminden alınan defter verileri ile yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, defter-i kebir ve defter-i kebir beratı dosyaları GİB standartlarına uygun formatta hazırlanmaya başlandı.
GİB’e otomatik bildirim
Kale Grubu’nun ERP sisteminden defter verilerini aldıktan sonra geriye kalan tüm mevzuat isteklerini otomatik olarak güncelleyen PayFlex e-Defter platformu, Kale Grubu’nun GİB’e yaptığı yasal bildirim sürecini kolaylaştırıyor. Faturalama süreçlerinde performans artışı sağlıyor ve hata riskinin azalmasına yardımcı oluyor.
E-Fatura’da İnnova “özel entegratörlüğü”
Zaten bir e-Fatura kullanıcısı olan Kale Grubu, bu proje kapsamında e-Fatura özel entegratörü İnnova’nın düşük maliyetli e-Fatura hizmetiyle de tanışmış oldu. Bugüne kadar e-Fatura üretim ve gönderim süreçlerini kendi e-Fatura altyapısı üzerinden gerçekleştiren Kale Grubu, İnnova’nın özel entegrasyon yöntemini tercih ederek önemli bir maliyet avantajı sağladı. Böylece PayFlex, faturalama süreçlerinden mali defterlere kadar uzanan bir süreçte Kale Grubu’nun yeni platfotmu haline geldi.
Defterler 10 yıl güvende
PayFlex e-Defter bulut hizmetiyle birlikte, GİB tarafından talep edilen tüm elektronik defter ve berat dosyalarını dönem boyunca arşivleyerek saklayan ve talep edildiğinde anında erişebilir olmasına imkân veren PayFlex e-Arşiv de Kale Grubu’nda devreye alındı. GİB’in e-Fatura ve e-Defter sistemiyle yüzde 100 uyumlu olan PayFlex e-Arşiv platformu, faturaların, defterlerin ve beratların dijital olarak kendi orijinal formatıyla arşivlenebilmesine ve gerektiğinde indirilebilmesine imkân veriyor. PayFlex e-Arşiv kapsamında bugüne kadar kağıt ortamında üretilen çıktıların 10 yıl boyunca saklanması da garanti altına alınıyor.
Kullanıcı dostu ekranlar
Defterlerin kolaylıkla hazırlanmasına ve sisteme yüklenebilmesine olanak sağlayan e-Defter, kolay menü navigasyonu ve kullanıcı dostu tasarımı ile GİB'nın belirlediği standartlar çerçevesinde Yevmiye Defteri, Yevmiye Defteri Beratı, Defter-i Kebir ve Defter-i Kebir Beratı dosyalarını kolaylıkla elektronik olarak GİB'e gönderiyor. Kolay kullanılabilen menüleri ile defter bilgilerini ERP sisteminden alarak, GİB formatına uygun olarak dönüştüren PayFlex e-Defter bulut uygulaması, bu defterleri mali mühürle imzalayarak berat ve detay dosyalarını da hazırlıyor.
Kale Grubu, PayFlex e-Defter platformuyla mali süreçlerde önemli bir zaman ve kaynak tasarrufu sağladı.
Kağıt fatura ve defter yok
Kale Grubu, PayFlex e-Defter bulut uygulaması ile dijital dönüşüm sürecini başlatarak yeni bir döneme adım atmış oldu. Fiziksel defterlerin çıktısının alınmasına ve noterde tasdik ettirme işlemlerine gerek bırakmayan uygulama, gereksiz kaynak kullanımının önüne geçerek faturalama işlemlerindeki giderleri önemli ölçüde azaltıyor. Toplam 7 şirketten oluşan Kale Grubu, e-Defter dönemi öncesinde faturalandırma süreçleri için önemli ölçüde tasarruf sağlamış, PayFlex e-Defter bulut ile kağıt ortamında fiş ve defter basma ile noterde tasdikleme maliyetlerini tamamen ortadan kaldırdı.
