Başarı Hikayeleri

Veri akışının ortak bir sistem üzerinden kontrolsüz bir şekilde kişi bağımlı olarak yürütüldüğü zaman büyük hataların ortaya çıkmasının ve ciddi insan ve zaman kaybı yaşanmasının kaçınılmaz olduğunu söyleyen Akgül, ETKB’nin Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi öncesi ihtiyaçları hakkında şu bilgileri verdi: “Sistem bütünlüğünün sağlanması, güvenilir verilerin hızlı bir şekilde uygun raporlama teknikleriyle elde edilerek, paylaşılması gerekiyordu. Yine enerjide önemli konulardan olan verimlilik sürecinde mevcut durumun doğru verilerle incelenmesi, atılacak adımların belirlenmesinde büyük önem arz ediyordu.”

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi projesi ile öncelikle ETKB’nın üst düzey yetkililerinin karar alma sürecinde enerji sektöründe yürütülen işlemlere ilişkin verilere erişerek istenilen raporlamaların elde edilmesinin hedeflendiğini kaydeden Akgül, proje sonucunda; iş yapma biçiminde değişiklik, daha süratli iş yapma yeteneği, işlemlerde hız, kırtasiye ve iş gücü maliyetlerinde tasarruf, verilere göre karar alabilme yeteneği, istenilen anda ve sıklıkta rapor alabilme ve e-devlet uyumu gibi somut kazanımlar sağlanmasının amaçlandığını belirtti.

• Bakanlığa bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşları arasında veri tutarsızlıkları engellenerek ortak bir enerji veri altyapısı oluşturulması,
• Enerji ve tabii kaynaklar sektöründe faaliyet gösteren piyasa oyuncularından faaliyetleri ile ilgili düzenli veri akışının sağlanması,
• Stratejik karar verme sürecini destekleyici veriye kolay ve hızlı erişim,
• Kritik verilerin doğru ve güncel haliyle tutulması,
• Bakanlık personelinin bu verileri kullanarak analiz yapabilmesi,
• Faaliyetlerin mevzuata uygun bir şekilde, iş süreci mantığında standardizasyon sağlanarak yürütülmesi,
• Kullanım yetkileri dahilinde bilgiye hızlı ve kolay, erişilmesine olanak tanınması,
• Bakanlığa bağlı, ilgili ve ilişkili kurum ve kuruluşlar arasındaki resmi yazışma ve bürokratik işlemler trafiğinin azaltılması,
• Çözümle birlikte sunulan iş zekası platformu ile yapılabilen veri analizi ve dinamik raporlama sayesinde üst düzey kullanıcılara Karar Destek Hizmeti sağlanması,
• Verilerin şeffaf, erişilebilir ve güvenilir bir şekilde kamuoyuyla paylaşılması sağlanıyor.

2011 Mayıs ayında teknik değerlendirme esasına dayalı KİK ihale kurallarına uygun olarak ihale gerçekleştirildiğini kaydeden Akgül, Temmuz 2011’de teknik ve mali değerlendirme sonuçlarına göre en iyi teklifi sunarak ihaleyi kazanan İnnova ile sözleşmenin imzalandığını belirtti. İmza sürecinin ardından ETKB içi ve bağlı kuruluşlardan çalışma grupları oluşturulduğunu aktaran Akgül, İnnova’dan beklentilerinin ne yönde olduğunu şöyle aktardı: “bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarımız ile veri entegrasyonunun tam olarak sağlanabilmesi ve raporlama araçları ile üst yönetime raporların hazırlanmasına olanak sağlayan esnek, dinamik, sürdürülebilir bir sistem kurmalarını bekledik.”

TS ISO/IEC 15504 (SPICE) periyodik denetimlerine giren ve bu alandaki örnek projelerden birisi olan Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi, Karar Destek Sistemi (KDS) ve KDS ile entegre bir şekilde çalışacak olan Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) uygulamaları ile YBS, KDS ve Bakanlık bünyesinde çalışmakta olan diğer uygulamalara erişim sağlamak üzere geliştirilecek portal temel bileşenlerinden oluşmaktadır.

Karar Destek Sistemi (KDS): Karar Destek Sistemi altyapısını MS SharePoint 2010 Enterprise Edition ve MS SQL Server 2008 R2 Standart Edition oluşturmaktadır. KDS ile kullanıcıların dinamik bir ortamda değişik formatlarda raporlar tasarlamasına ve dinamik arayüzler aracılığı ile raporlarını görüntüleyebilmesine, raporları doğrudan ya da e-posta olarak bilgisayarlarına indirebilmelerine imkân tanıyacak işlevler sağlanmaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemi (YBS): Çok katmanlı mimariyle geliştirilmekte olan tamamen web tabanlı kurumsal uygulama yazılımıdır. YBS, aşağıdaki ana modüllerden oluşmaktadır: Bütçe ve Yatırım Yönetimi, Dış İlişkilerin Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi, Karar Destek Yönetimi, Mali İşler Yönetimi, Mevzuat Yönetimi, Enerji Politikaları Uygulama, Strateji Yönetimi, Teftiş ve Denetleme Yönetimi.

İntranet Portal Uygulaması: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi projesi kapsamında geliştirilmekte olan portal bileşeni, ETKB bünyesinde kullanılmakta olan diğer uygulamalar ile KDS ve YBS uygulamaları için giriş kapısı mahiyetindedir. Kurum içindeki kullanıcılar kurum ağından veya dış ağlardan güvenli mekanizmalar vasıtasıyla portalda oturum açabileceklerdir. Diğer uygulamalara bir ana geçiş kapısı olması özelliği dışında portal uygulaması; Kurum personelinin, kurum içi genel duyurulara ve haberlere erişebileceği, kurum personeli ile paylaşılması planlanan hizmet bilgilerine ulaşabileceği, ETKB birimlerinin içeriklerinin yayınlanabileceği, kurum yemekhanesindeki yemek menüsü gibi periyodik değişime uğrayacak bilgiler için kurumsal bir paylaşım ve iletişim ortamı olarak sağlanmaktadır.

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi kapsamında hayata geçirilen karar destek sisteminin karar vermeyi kolaylaştırmak ve daha etkili hale getirebilmek amacıyla kullanıldığını belirten Akgül, KDS’nin oldukça geniş katılımcısı olan ve çok fazla veri içeren enerji sektörü için, verilerin kolayca işlenerek görsel unsurlarla daha açık ve bilgilendirici hale getirilmesine destek sağlayacağını söyledi.

Akgül, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi kapsamındaki yönetim bilgi sisteminin de kurum içi işleyişe, performans artıcı yönde katkı sağlayacağını belirtti ve sözlerini şu şekilde sürdürdü: “İnsan gücü ve zamandan tasarruf sağlayacağı gibi, daha doğru, kontrollü veri akışına da olanak sağlayacak. Kullanıcı dostu bir arayüze sahip olan portal yapısı ile personelin yeni uygulamalara daha kolay uyum sağlaması ve dolayısıyla yeni sistemleri daha hızlı ve daha az hatayla geçilmesi sağlandı. Mevcut portal uygulaması, teknik özellikleri dolayısıyla da önceden çok uzun sürede, kısıtlı olanaklarla, oldukça fazla insan gücü harcanarak yapılan işlemlerin daha kolay yapılmasını sağladı.”

ETKB tarafından oluşturulan teknik ekibin, yazılım geliştirme sürecinde İnnova ile birlikte yakın işbirliği içinde çalıştığını belirten Akgül, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi’nin teslim döneminde denetimden geçtiğini, gerekli eksikliklerin giderildiğini ve Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi’nin İnnova tarafından en uygun hale getirilerek sunulduğunu kaydetti. Akgül, projenin yazılım süreci boyunca geçen dönemde gerek mevzuat değişiklikleri, gerekse de teknolojideki yeni gelişmelere bağlı olarak ürün teslimi ile birlikte geliştirilmeye devam edeceğini de sözlerine ekledi.

YBS kapsamında yapılanlar: ETKB merkez teşkilatında yürütülen işlerden otomasyona dönüşmesi gerekenler tespit edildi. Mevcut tespitlere göre birimlerle oldukça kapsamlı planlanan analiz doğrulama çalışmaları ile yazılım süreci başladı. Analiz sürecinde Bakanlık merkez teşkilatında kullanılan diğer uygulamaların da teknik incelemeleri yapıldı. Mevcut yazılımların güncellenmesi ve Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi ile entegrasyon çalışmaları da paralelinde yürütüldü.

KDS kapsamında yapılanlar: ETKB merkez teşkilatı ile bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarımız kapsamında Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi projesi öncesi hazırlık döneminde veri aktarım gereksinimleri, raporlama ihtiyaçları ve kuruluşların bilişim altyapılarına yönelik analiz çalışmaları yürütülerek detaylı bir rapor hazırlandı. Bu çalışma doğrultusunda ETKB’nin (üst düzey yöneticilerin) gereksinimleri olan raporların hazırlanması için gerekli veri setlerinin kuruluşlar ve merkez birimler bazında tespiti yapıldı ve entegrasyon yöntemleri belirlendi.

Portal kapsamında yapılanlar: ETKB’de kullanılan diğer uygulamalar ile Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi YBS ve KDS uygulamalarına ortak, güvenilir bir erişim sağlanması amacıyla kullanılabilecek bir Portal uygulaması da yine Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Stratejik Yönetim ve İstatistik Sistemi kapsamında yürütüldü. Ayrıca Portal altyapısının personelin işlemlerini daha kolay yürütmesini sağlayacak esneklikte geliştirildi.