Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'nda belge ve iş akış süreçleri Documents Innova ile Dijital ortama taşındı.

Merkez ve taşra teşkilatlarıyla birlikte 81 ilde faaliyet gösteren Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı (BSTB), günlük binlerce sayfa olarak oluşturulan evrakın takibini fiziksel olarak gerçekleştiriyor. Bakanlık evrakın ilgilileri nedeniyle farklı illere gönderilmesinde zaman kaybı yaşanmaması ve işlerini hızlı, güvenli ve pratik şekilde yapmalarını sağlamak amacıyla Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi’ne ihtiyaç duydu.

BSTB’nin belge ve iş akış süreçleri analiz edilmesiyle başlayan proje, yapılan analiz ve tasarım çalışmalarının ardından hem TSE 13298 standartlarına, hem de kurumun ihtiyaçlarına uygun olarak tamamlandı. BTSB’nin birim ve organizasyon yapısı, kişi ve kullanıcı bilgileri ve belge akış süreçleri uygulama üzerine yansıtıldı.

Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Elektronik Doküman, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi

Posta maliyetleri azaldı

2011 yılında tamamlanan ve şu anda 3000 kullanıcının kullanımına açılan Elektronik Doküman, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi ile Haziran 2015 itibariyle 6.200.000 sayfa üretildi ve 620 bin adet belge taranarak sisteme dahil edildi.

Bu sistem ile Haziran 2015 itibariyle yaklaşık 500.000 adet sayfanın çıktısının alınmasına gerek kalmadı. Ayrıca, kurumun günlük olarak kendi taşra teşkilatıyla yaptığı yüzlerce belge yazışması fiziksel posta gönderimi sağlanırken hem büyük bir ulaşım maliyeti hem de zaman kaybı oluşuyordu. Projenin devreye alınmasıyla birlikte bu tür ek giderlerin de önüne geçilmiş oldu.

İnnova Documents

Bu Hizmet Hakkında Bilgi Almak İstiyorum

Türk Patent Enstitüsü Elektronik Doküman,...Sonraki Başarı Hikayesi

Benzer Başarı Hikayeleri