"Artık bütçeyi revize etmemiz gerektiğinde çok küçük parametrelerle oynayarak, çok kısa bir süre içerisinde hatasız olarak bütçe sonuçlarını görebiliyoruz. Bütçeyi bölgelere kadar indirebiliyoruz. Bu sayede çalışanlar kendi performanslarını değerlendirebiliyorlar, açıklarını görüp, her an eksiklerini tamamlama şansı yakalıyorlar."
Şeffaf ve Hızlı Bütçeleme Dönemi
Zurich Sigorta’da bütçeleme dönemleri eskisinden çok farklı geçiyor. İnnova’nın desteği ile gerçekleştirilen Oracle Hyperion Planning bütçe uygulaması sayesinde bütçe planları eskisinden daha hızlı ve katılımcı olarak yapılabiliyor.
Yangın, nakliyat, kaza, sağlık, hukuksal koruma, kredi sigortaları ve mühendislik branşları olmak üzere hayat dışı sigorta alanında hizmet veren Zurich Sigorta, geçen seneye kadar yıllık hedeflerini ve stratejisini sene başında düzenlediği bütçe planına göre belirliyordu. Ancak bütçe planlama çalışmaları yaklaşık 3 ay sürüyor ve bütçeyi herkesin takip etmesi mümkün olmuyordu. Bunun üzerine Zurich Sigorta, İnnova’nın desteği ile “Oracle Hyperion Planning Bütçe” projesini hayata geçirdi. Böylece bütçe altyapısı, merkezi bir yapıya kavuşturuldu, bütçe planlama ve takip süreçleri iyileştirildi. Artık bütçe planı 3 hafta gibi kısa bir sürede hazırlanıyor, ilgili tüm kişiler bütçeyi takip edebiliyor.
Bölge ve dağıtım kanallarına indirgenen satış hedefleri, daha sonra bölge yöneticileri tarafından adetsel ve tutarsal olarak acente-tarife kırılımına indigeniyor. Böylelikle her bir acentenin hedefi ile gerçekleşenleri ürün bazında karşılaştırılabiliyor. Bölge – Acente (yaklaşık 264 acente), Tarife (70 tarife) kırılımında gelir planlama imkanı sunuluyor.
3 Ay Süren Bütçeleme Dönemi 1 Aya İndirildi
Proje, 2009 yılının Şubat ayında başlayan çalışma güncelleme ve revizyonlarla birlikte 6 ayda tamamlandı. Zurich Sigorta içerisinde önceki dönemde yaklaşık 3 ay süren bütçeleme süreci Oracle Hyperion sayesinde 1 aya kadar indirildi. Bütçenin revizyonu için eskiden yaklaşık 15-20 güne ihtiyaç duyulurken, şimdi revizyonlar 1 haftada tamamlanabiliyor.
Zurich Sigorta CFO’su Özkan Okumuş, eskiden bütçe hazırlanırken, yukarıdan aşağıya doğru bir bütçeleme yapısına sahip olduklarını anlatıyor; “Daha önce hedefler genellikle Genel Müdürlük tarafından belirlenirdi, yukarıda belirlenen hedefler, aşağıya bildirilirdi. Mali gelirler, genel giderler, primler hesaplanır, bu bütçelere bakarak önümüzdeki yıllar için mali yapı ve hedefler ortaya konurdu. Yöneticiler de bu bütçeler doğrultusunda sorumlu oluyorlardı.”
Bütçe planlaması ve buna göre hedeflere ne kadar ulaşıldığı, bir firmanın performansının en temel göstergelerinden bir tanesi. Zurich Sigorta, bütçe planlama işini daha önce Excel üzerinden yaptığı için hataya çok açık bir yapı vardı, çalışanlar bütçeyi göremedikleri gibi, bütçe planlamaya katılamıyor, bu konuda görüş veya öneri bildiremiyorlardı.
Zurich Sigorta Bütçe Planlama Uygulaması
Zurich Sigorta açısından, projenin en büyük getirisi kısa zamanda bütçeyi tamamlamak ve bütçeyi en ince ayrıntılarına kadar görebilme olanağına sahip olmak. Okumuş “Bütçeyi revize etmemiz gerektiğinde çok küçük parametrelerle oynayarak, çok kısa bir süre içerisinde hatasız olarak bütçe sonuçlarını görebiliyoruz. Bütçeyi artık bölgelere kadar indirebiliyoruz. Eskiden, bütçe sahipliği Genel Müdür ve bazı Genel Müdür Yardımcıları’nda oluyordu, şu anda bütün şirket çalışanları istenildiği her an kendi yaptıkları işlemleri rahatlıkla takip ediyor. Bu sayede kendi performanslarını değerlendirebiliyorlar, açıklarını görüp, her an eksiklerini tamamlama şansı yakalıyorlar” diyor.
Excel İle Tam Entegrasyon
Hyperion’un içerisinde yer alan Financial Reporting ürünü sayesinde sayfa formatlı finansal tablo analizlerinin yanı sıra, yönetici kokpitlerinin oluşturulması gerçekleştirildi. Excel ile sorunsuz bir entegrasyon sunan Smartview ürünü sayesinde ise kullanıcıların, istedikleri an Excel önyüzü ile bütçelenen analizleri istedikleri kırılımda yapabilmeleri sağlandı. Böylece çalışanlar, bütçelemenin her aşamasına katılabiliyor, bölgeler de dahil olmak üzere herkes kendi girdiği hedefleri revize edilmiş haliyle takip edebiliyor.
Süreç Yönetim Özelliği
Okumuş, bütçeyi ayrıntıları ile görmenin çalışanlar açısından çok olumlu etkileri olduğunun da altını çiziyor: “Artık çalışanlar, yaptıkları işleri ve hedeflerini anında karşılaştırma şansı buldukları için eksik taraflarını hemen tamamlayabiliyorlar.” Ayrıca süreç yönetimi özelliği ve mail entegrasyonu sayesinde bütçe sürecinin genel durumu tek bir merkezden kontrol edilebilir hale getirildi. Oracle Data Integrator ile operasyonel sistemlerin entegrasyonu sağlanarak tek tuşla bütün verilerin Hyperion Planning sistemi ile senkronize olması sağlanıyor.
Böyle bir projede İnnova ile çalışırken hiç sıkıntı çekmediklerini ifade eden Okumuş şöyle diyor: “İnnova’nın gayet profesyonel bir yaklaşımı var, proje belirlenen süreler içinde, sorunsuz bir şekilde tamamlandı. Genel Müdürlük içerisinde, IT dışında arkadaşlarla ve diğer departmanlarla da çalıştık ve herkes açısından iyi bir proje çalışması oldu.”
