iNNOVA

Ýnnova’nýn tescilli ürünü Documents Ýnnova, belgenin deðer olduðu tüm iþletmeler için yasal mevzuatýn gereklerini tam olarak yerine getiren, TSE tarafýndan belirlenen standartlara uygun bir çözüm sunarken, bu çözümle kurumlar, sayýsal belgelerini, yasalarýn belirlediði þartlara uygun bir þekilde üretme, arþivleme ve bunlar üzerindeki veriye gerektiðinde hýzlý bir þekilde eriþme imkânýna kavuþuyor.

Yeni çaðýn ihtiyacý kurumsal kütüphane
Her geçen gün geliþen bilgi ve iletiþim teknolojileri bilgi çaðýna geçiþ dönemini hýzlandýrýyor. Son yýllarda duymaya alýþtýðýmýz e-kurum yapýsýnýn temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluþturuyor. Kurumlarýn faaliyetlerine iliþkin belgeleri kayýt altýna almasýnda kurumsal aktivitelerin ayrýlmaz bir parçasý olan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, kurum personelinin her zaman, her yerden kolaylýkla ulaþabileceði bir kurumsal kütüphanenin oluþumuna katký saðlýyor.

Veriye anýnda ulaþmak
Her gün binlerce belge üreten kurumlarda içeriðin güvenli bir þekilde saklanmasý; belgelerin yönetilebilir bir düzen içinde arþivlenmesi, yönetilmesi ve istenen belgeye anýnda ulaþýlabilmesi hayati ihtiyaçlar haline geldi. Bu ihtiyaca yönelik olarak Ýnnova tarafýndan geliþtirilen Documents Ýnnova çözümü, kurumlarýn, belgelerini web tabanlý olarak, en etkin biçimde saklamalarýný, yönetmelerini ve kullanmalarýný saðlýyor.

Maliyeti düþüren verimli arþivleme
Documents Ýnnova, kurumlarýn mevcut belgelerini oluþturma ve saklama maliyetlerini düþürmelerine, belge akýþýný hýzlý ve doðru bir þekilde yönetebilmelerine, kýrtasiye masraflarý ile iþ gücü ve zamandan tasarruf etmelerine imkân tanýr. Ayrýca çözüm, deðiþen belge ve süreçlerin yeni personele aktarýlmasýný kolaylaþtýrýrken, belgelerin hiçbir eðitim maliyeti ya da ek bir yazýlým geliþtirmeye ihtiyaç duymaksýzýn kurum personeli tarafýndan hýzlý bir þekilde sisteme eklenebilmesini saðlar.

Deðiþime hýzlý adaptasyon
Documents Ýnnova, kurumlarýn iç süreçlerinin daha verimli bir þekilde tanýmlanmasýný saðlarken, kesintisiz devam eden süreç iyileþtirmelerini ve deðiþimlerini de anýnda devreye alabilmeyi ve bu sayede deðiþimin hýzlý adaptasyonunu da mümkün kýlar. Sayýsal ortama geçirilen belgeler saklama, kýrtasiye ve iþ gücü gibi birçok kaybýn önüne geçerken, baþarýlý bir belge ve arþiv yönetiminin kullanýlmasý belgeye ve dolayýsýyla da bilgiye eriþim süresini kýsaltýr.

Müþteriye hizmet götürmek söz konusu olduðunda, aranan bilgiye hemen ulaþabilen ve e-imza gibi teknolojileri mevzuata uygun bir þekilde kullanarak hizmetin kalitesini artýran kurumlar, geleceðin vizyonunu daha bugünden görerek yol alabilir. Ýþte bu noktada Documents Ýnnova, güvenli ortamda belgeye ve bilgiye eriþim saðlayan, standartlara ve mevzuata uyumlu, esnek yapýsýyla kullanýþlý bir belge, arþiv ve süreç yönetim çözümü sunar.

Mevzuata ve standartlara yüzde 100 uyum
Documents Ýnnova; tüm elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gereksinimleri, elektronik belgelerde bulunmasý gereken diplomatik özellikleri, belgelerin hukuki geçerliliklerinin saðlanmasý için alýnmasý gereken önlemleri, belge hareketlerinin detaylý bir þekilde kayýt altýna alýnmasý, nitelikli elektronik imza ve mobil imza sistemlerinin uygulanmasý için gerekli sistem alt yapýsýnýn tanýmlanmasýný içeren TS 13298 standartýnýn tüm gereksinimlerini saðlayan, güvenilir bir çözümdür.

TS 13298 nedir?
Bilgi Teknolojileri ve Ýletiþim Ýhtisas Grubu’nun çalýþmasý neticesinde ortaya çýkan ve yürürlüðe giren TS 13298 standardý ile kurumlarda üretilecek çeþitli elektronik dokümanlarýn ‘belge’ niteliðinin korunabilmesi için gerekli esaslar belirlendi. Böylece kamu kurumlarýnda kullanýlacak Kurumsal Ýçerik ve Süreç Yönetim sistemlerinin TS 13298 belgesine sahip olmasý þartý da koþuldu.

Kurumlar arasý iþ akýþý e-Yazýþma Projesi güvencesinde
Kamu kurum ve kuruluþlarý arasýndaki resmi yazýþmalarýn elektronik ortamda yürütülmesini saðlayacak ortak kurallarýn ortaya konmasýný ve standartlarýn belirlenmesini amaçlayan e-Yazýþma Projesi ile uyumlu olarak geliþtirilen Documents Ýnnova, uygulamanýn yaygýnlaþmasýnýn ardýndan, kullanýlan tüm kurumlarda sorunsuz bir bütünleþme sürecine olanak tanýyacak. Böylece Documents Ýnnova çözümüyle yönetilen tüm belgeler baþka kurumlarla, sorunsuz bir þekilde paylaþýlabilecek, kurumlar arasý iþ akýþýnýn güvenli ve hýzlý bir þekilde tamamlanmasý mümkün olacak.

Yasalara uygun e-imza kullanýmý
Fiziksel belgelerden sayýsal belgelere geçiþte ýslak imza da tarihe karýþarak yerini ‘elektronik imzaya (e-imza) býrakýyor. E-imzaya geçiþin sayýsal olarak üretilmiþ / kaydedilmiþ tüm içeriði ‘resmi belge’ye dönüþtürmesi sonucu yasalar nezdinde birtakým düzenlemeler yapýlýyor. Bu doðrultuda hazýrlanan ve 23 Ocak 2004 tarihinde resmi gazetede yayýmlanan 5070 sayýlý ‘Elektronik Ýmza Kanunu’, elektronik imzanýn hukuki, teknik yönleri ve kullanýmýna iliþkin esaslarý düzenliyor. Bu kanunla e-imzanýn, elle atýlan imza (ýslak imza) ile ayný ispat gücüne sahip olduðu vurgulanýyor. Documents Ýnnova, bu yasada belirtilen þartlara uygun bir e-imza kullanýmý saðlayarak kurumlar arasý yazýþmalarýn sorunsuz bir þekilde gerçekleþtirilebilmesini saðlýyor.

Uzun vadede güvenilir veriyi elde edin
Kurum için stratejik bir yapýtaþý olan bilgi yönetimi, kurumsal hafýzanýn oluþmasýnda da önemli bir rol üstlenir. Kurumun uzun vadede alacaðý kararlarý etkileyebilecek kadar önemli olan belge yönetimi, ayný zamanda belgelerin, yaþam döngüsü boyunca, tanýmlanan iþ akýþlarýna uygun bir þekilde ve güvenli olarak; yönetilmesini, düzenlenmesini, farklý versiyonlarýnýn oluþturulmasýný , indekslenerek depolanmasýný ve arþivlenmesini saðlar. Documents Ýnnova’nýn ‘arþiv imza’ (long term signature) özelliði sayesinde belgelerin elektronik imzalarýnýn uzun yýllar boyunca doðrulanabilmesi saðlanýr. Bu da kurumlarýn geriye dönük olarak yapacaklarý tüm tarama ve incelemelerde, en az fiziksel belgeler kadar güvenilir bir kaynaða ulaþabilmelerine imkân tanýr.

Limitlere takýlmadan iþinize odaklanýn
Hem maliyet hem de iþgücü avantajý saðlayan Documents Ýnnova, web tabanlý bir çözüm olarak mekân ve zaman engellerini aþarak, tamamen özgür bir çalýþma ortamý yaratýr. Dinamik sorgu oluþturma, belgenin kategorisine göre dinamik üstveri alanlarý ekleme, farklý formlar tasarlama ve dinamik iþ akýþlarý oluþturabilme gibi geliþmiþ yetenekleri kuruma kazandýrmasýnýn yanýnda sýnýrlarý da ortadan kaldýrarak, sýradan bir çözümün getirdiði kýsýtlamalarý aþmanýzý saðlar. Bunun en büyük örneði: Baðlý olan veya sisteme kayýtlý kullanýcý sayýsý, belli bir süre içinde taranmýþ veya iþlenmiþ matbu evrak sayfa sayýsý gibi sýnýrlarýn Documents Ýnnova çözümünde söz konusu olmamasýdýr. Tüm kullanýcýlar sisteme ayný anda baðlanabilir ve sýnýrsýz evraký iþleme sokabilir.

Documents Ýnnova, ‘süreç yönetimi’ iþlevi sayesinde süreçlerde týkanmaya neden olan noktalarýn raporlanmasýný ve bu sayede tespit edilmesini saðlar. Documents Ýnnova, dosya depolama ihtiyacý için veritabaný ve dosya sistemi arasýnda seçim yapýlabilmesini saðlayan esnek bir çözümdür. Ayrýca çoklu dil desteði ve kiþiselleþtirme özellikleri ile kullanýcýlar için kullanýmý kolay bir yönetim platformudur. Kullanýcýlar, arayüz ve menüleri kendi istekleri ve ihtiyaçlarý doðrultusunda kiþiselleþtirebilir.

Deðiþen ihtiyaçlar için en uygun çözüm
Documents Ýnnova’nýn en önemli özelliklerinden biri, hýzla deðiþen dünyanýn tahmin edilemez ihtiyaçlarýna yönelik esnek ve deðiþken çözümler getirebilmesidir. Ms.NET altyapýsý üzerine kurulu olan çözüm, kurumlarýn sonradan ortaya çýkan veya deðiþen ihtiyaçlarýnýn karþýlanmasý yönünde yapýlacak ek çalýþma maliyetlerini düþürür. Documents Ýnnova’da çok kýsa bir süre içinde yeni ihtiyaçlarýn karþýlanmasý için gereken geliþtirmeler yapýlabilir. Ayrýca yine bu altyapýnýn getireceði teknolojik yenilikler yeni sürümlere yansýtýlabilir ve sürüm yükseltmeleri de çok daha hýzlý bir þekilde gerçekleþtirilebilir.

KOBÝ’lere özel paketler
Documents Ýnnova, bir takým standartlara ve mevzuata uygun bir platform oluþturmayý ve bunlarla birlikte verimliliðini artýrmayý hedefleyen her ölçekteki þirket için önerilebilecek bir çözümdür. Özellikle kamu kurumlarý ile yakýn temasta bulunan ve yazýþmalarýný da bu düzeyde yapmak zorunda olan þirketler için en uygun platformu sunan çözümün; esnek, ölçeklenebilir ve modüler yapýsý, sýnýrlý bir belge ve arþiv yönetimine ihtiyacý olan küçük ve orta büyüklükteki iþletmelere de hitap eder. Ýnnova, bu tip þirketler için Documents Ýnnova’yý ölçeklendirerek çözümü müþteriye uygun bir paket haline dönüþtürebilir.

Tüm sistemlerle tam uyum
Ön analizle baþlayan her projede müþteri ihtiyaçlarýna en uygun uyarlama ve konfigürasyon seçenekleri tespit edilmekte, sistemin; yönetim bilgi, kurumsal kaynak planlama vb. sistemlerle bütünleþik çalýþabilmesi hedeflenir. Tüm bu süreçlerde Ýnnova’nýn dijital içerik yönetim sistemleri ve elektronik belge yönetim sistemleri konusundaki tecrübesi, sistemin en yüksek verimle iþler hale getirilmesinde farký ortaya koyar. Kamu ve özel sektör alanýnda Türkiye’de ve yurtdýþýnda birçok önemli referansa sahip olan Ýnnova’nýn, kurumlarýn iþleyiþine hakim, deneyimli proje ve destek ekipleri tarafýndan geliþtirilen ürünü, her kurumun ihtiyacýna göre Ýnnova titizliðiyle uyarlanarak uçtan uca bir çözüm haline gelir.

Güvenilir çözüm
Ýþ süreçlerinin kalbinde bulunan ve kurumun en deðerli varlýðýný yönetmek üzere konuþlandýrýlan belge, arþiv ve süreç yönetim sistemlerinin deneyimli bir saðlayýcý tarafýndan desteklenmesi en kritik konudur. Documents Ýnnova, uzun süren Ar-Ge çalýþmalarý sonucunda, kurumlarýn bu alandaki tüm ihtiyaçlarýna eksiksiz cevap verebilecek, esnek ve modüler bir çözüm olarak tasarlanmýþtýr. Çözümün arkasýndaki büyük güç ise projenin her aþamasýnda uçtan uca çözümler konusundaki tecrübesini hissettiren, Türkiye’nin önde gelen çözüm saðlayýcýsý Ýnnova’dýr.

Yüzde yüz Türk mühendisliðinin eseri olan Documents Ýnnova’nýn en büyük avantajý, sadece projenin teslimine kadar geçen aþamalarda deðil, platformun çalýþmasýný sürdürdüðü her gün, her saat Ýnnova güvencesi altýnda olmasýdýr. Bu güvence, kurumlarýn iþ akýþlarýnda sürekliliði saðlamak açýsýndan son derece önemlidir.

Diðer taraftan Documents Ýnnova’nýn baþtan sona sadece Ýnnova tarafýndan saðlanan bir çözüm olmasý, çözümün farklý büyüklükteki þirketlere özel olarak ölçeklendirilebilmesini ve deðiþen ihtiyaçlara göre anýnda yeniden yapýlandýrýlabilmesini saðlar. Bu özellik, Ýnnova’nýn lisanslama politikalarýyla birlikte kurumlarýn maliyetlerini düþüren bir avantaja dönüþür.