iNNOVA - Documents �nnova / Belge Ar�iv ve S�re� Y�netim Sistemi

�� Ortaklar�m�z Kariyer �leti�im English

Sekt�re G�re ��z�mlerimiz

�� Kollar�na G�re ��z�mler

��z�mler

Documents �nnova / Belge Ar�iv ve S�re� Y�netim Sistemi

Documents �nnova, kamu kurumlar� ba�ta olmak �zere, belgenin ‘de�er’ oldu�u t�m i�letmeler i�in yasal mevzuat�n gereklerini tam olarak yerine getiren, TSE taraf�ndan belirlenen standartlara uygun bir ��z�m sunmaktad�r. Bu ��z�mle kurumlar belgelerini, yasalar�n belirledi�i �artlar �er�evesinde �retmekte, ar�ivlemekte ve bilgilere gerekti�inde h�zl�ca eri�me imk�n� bulmaktad�r.

Bilgi sermayesinin do�ru kullan�m�
Bilgi ve ileti�im teknolojileri her ge�en g�n geli�mekte ve bilgi �a��na ge�i� d�nemi ya�anmaktad�r. Son y�llarda s�k�a duydu�umuz e-kurum, e-d�n��m ve e-devlet gibi kavramlar bu geli�melerin bir sonucudur. E-kurum yap�s�n�n temelini ise elektronik bilgi sistemleri olu�turmaktad�r. Kurumlar�n faaliyetlerine ili�kin belgeleri kay�t alt�na almas�nda kurumsal aktivitelerin ayr�lmaz bir par�as� olan Elektronik Belge Y�netim Sistemleri, kurum personelinin her zaman, her yerden kolayl�kla ula�abilece�i �effaf, verimli ve sade bir elektronik devlet yap�s�n�n olu�umuna katk� sa�lamaktad�r. Her g�n binlerce belge �reten kurumlarda bu i�eri�in g�venli bir �ekilde saklanmas�, belgelerin y�netilebilir bir d�zen i�inde ar�ivlenmesi, y�netilmesi ve istenen belgeye ula��labilmesi hayati ihtiya�lara d�n��m��t�r. Documents �nnova, kurumlar�n, belgelerini web tabanl� olarak, en etkin bi�imde saklamalar�n�, y�netmelerini ve kullanmalar�n� sa�lamaktad�r. Documents �nnova, kurumlar�n mevcut belgelerini olu�turma ve saklama maliyetlerini d��rmelerine, belge ak��n� h�zl� ve do�ru bir �ekilde y�netebilmelerine, k�rtasiye masraflar� ile i� g�c� ve zamandan tasarruf etmelerine imk�n tan�maktad�r. Ayr�ca, de�i�en i� ve dok�man s�re�lerinin personele aktar�lmas�, hi� bir e�itim maliyeti ya da ek bir yaz�l�m geli�tirmeye ihtiya� duymaks�z�n kurum personeli taraf�ndan h�zl� bir �ekilde sisteme eklenerek ger�ekle�tirilebilmektedir.

Vatanda�a daha h�zl� hizmet
Documents �nnova, sadece kurumlar�n kendi i� s�re�lerinde olumlu bir etki yaratmakla kalmay�p, kurumun ana amac� do�rultusunda da bir�ok fayday� beraberinde getirmektedir. Bunlardan en �nemlisi de ku�kusuz kamu kurumlar� taraf�ndan vatanda�a verilen hizmetteki olumlu de�i�imlerdir. Say�sal ortama ge�irilen belgeler saklama, k�rtasiye ve i� g�c� gibi bir�ok kayb�n �n�ne ge�erken, ba�ar�l� bir belge ve ar�iv y�netiminin kullan�lmas� belgeye ve dolay�s�yla da bilgiye eri�im s�resini k�saltmaktad�r. Hizmet g�t�rme noktas�nda, aranan bilgiye hemen ula�abilen ve e-imza gibi teknolojileri yasal mevzuata uygun bir �ekilde kullanarak hizmetin kalitesini art�ran kurumlar daha bug�nden gelece�in vizyonunu olu�turmaktad�r. ��te bu noktada Di, g�venli ortamda belgeye ve bilgiye eri�im sa�lamakta, standartlara ve mevzuata uyumlu, esnek yap�s�yla kullan��l� bir elektronik belge, ar�iv ve s�re� y�netim ��z�m� sunmaktad�r. Ayr�ca
Di’nin ‘ar�iv imza’ �zelli�i sayesinde belgelerin elektronik imzalar�n�n uzun y�llar boyunca do�rulanabilmesi sa�lanmaktad�r. Bu da kurumlar�n geriye d�n�k olarak yapacaklar� t�m tarama ve incelemelerde, fiziksel belgeler kadar g�venilir bir kayna�a ula�abilmelerini sa�lamaktad�r.

E-Yaz��ma Projesi kapsam�nda
Kamu kurum ve kurulu�lar� aras�ndaki resmi yaz��malar�n elektronik ortamda y�r�t�lmesini sa�layacak ortak kurallar�n ortaya konmas�n� ve standartlar�n belirlenmesini ama�layan e-Yaz��ma Projesi ile uyumlu olarak geli�tirilen Documents �nnova, uygulaman�n yayg�nla�mas�n�n ard�ndan, kullan�lan t�m kurumlarda sorunsuz bir b�t�nle�me s�recine olanak tan�yacakt�r. B�ylece Documents �nnova ��z�m�yle y�netilen t�m belgeler ba�ka kurumlarla, sorunsuz bir �ekilde payla��labilecek, kurumlar aras� i� ak��n�n g�venli ve h�zl� bir �ekilde tamamlanmas� m�mk�n olacakt�r.

E-imzada kanun esas�
Fiziksel belgelerden say�sal belgelere ge�i�te �slak imza da tarihe kar��arak yerini ‘elektronik imzaya (e-imza) b�rakmaktad�r. E-imzaya ge�i�, say�sal olarak �retilmi� / kaydedilmi� t�m i�eri�i ‘resmi belge’ye d�n��t�r�rken, bir taraftan da bu teknoloji ile ilgili olarak yasalar nezdinde birtak�m d�zenlemeler yap�lmas� g�ndeme gelmi�tir.Bu do�rultuda haz�rlanan ve 23 Ocak 2004 tarihinde resmi gazetede yay�mlanan 5070 say�l� ‘Elektronik �mza Kanunu’, elektronik imzan�n hukuki, teknik y�nleri ve kullan�m�na ili�kin esaslar� d�zenlemektedir. Bu kanunla e-imzan�n, elle at�lan imza (�slak imza) ile ayn� ispat g�c�ne sahip oldu�u vurgulanmaktad�r. Di, bu kanunda belirtilen �artlara uygun bir e-imza kullan�m� sa�lamaktad�r.

Documents �nnova, yasal mevzuatlara %100 uygun bir ��z�md�r:
• TS 13298,5070 Say�l� Elektronik �mza Kanunu
• 2008/16 Say�l� Elektronik Belge Standartlar� Genelgesi
• Devlet Ar�iv Hizmetleri Hakk�nda Y�netmelik
• Resmi Yaz��malarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakk�nda Y�netmelik
• 2005/7 say�l� Standart Dosya Plan� Konulu Ba�bakanl�k Genelgesi
• Kalk�nma Bakanl�� E-Yaz��ma Projesi
• Kalk�nma Bakanl�� E-D�n��m Projesi Birlikte �al��abilirlik Esaslar�
• 2011/1 Say�l� Devlet Te�kilat� Veritaban� Genelgesi

TS 13298 nedir?
• Elektronik ortamda �retilmi� ya da �retilmemi� t�m belgelerin y�netilebilmesi i�in gereksinimleri,
• Elektronik belgelerde bulunmas� gereken diplomatik �zellikleri,
• Elektronik belgelerin hukuki ge�erliliklerinin sa�lanmas� i�in al�nmas� gereken �nlemleri,
• G�venli elektronik imza ve m�h�r sistemlerinin uygulanmas� i�in gerekli sistem alt yap�s�n�n tan�mlanmas�n� i�erir.
Documents �nnova, TS 13298’in t�m bu gereksinimlerini sa�layan, g�venilir bir ��z�md�r.

Kamu alan�nda �nnova tecr�besi
Documents �nnova’y� bu noktada farkl� k�lan en �nemli �zellik, t�m yasal mevzuatlara tam anlam�yla uyumlu olmas�n�n yan�nda, �nnova’n�n kamu alan�ndaki tecr�besiyle sunulan bir ��z�m olmas�d�r. Kamu alan�nda bir�ok �nemli referansa sahip olan �nnova’n�n, kurumlar�n i�leyi�ine hakim, deneyimli proje ve destek ekipleri taraf�ndan geli�tirilen �r�n�, kurumun ihtiyac�na g�re yine �nnova titizli�iyle uyarlanarak tam bir ��z�m haline getirilmektedir.�n analizle ba�layan her projede m��teri ihtiya�lar�na en uygun uyarlama ve konfig�rasyon se�enekleri tespit edilmekte, sistemin; y�netim bilgi, kurumsal kaynak planlama vb. sistemlerle b�t�nle�ik �al��abilmesi hedeflenmektedir. Bu nedenle �n analiz s�ras�nda mevcut sistemlerin incelenerek olas� entegrasyon ihtiya�lar� da ortaya ��kar�lmaktad�r. T�m bu s�re�lerde �nnova’n�n Elektronik Belge Y�netim Sistemi konusundaki tecr�besi, sistemin en y�ksek verimle i�ler hale getirilmesinde fark� ortaya koymaktad�r.

Bilgi Teknolojileri ve �leti�im �htisas Grubu taraf�ndan ge�ti�imiz y�llarda haz�rlanan ‘Elektronik belge y�netimi’ ba�l�kl� �al��ma, TS 13298 numaras�yla T�rk standartlar� aras�ndaki yerini alm�� ve y�r�rl��e girmi�tir. TS 13298 standard� ile kurumlarda �retilecek �e�itli elektronik dok�manlar�n ‘belge’ niteli�inin korunabilmesi i�in gerekli esaslar belirlenmi� bulunmaktad�r. Ba�bakanl��n 2008/16 no’lu genelgesinde, kamu kurumlar�nda kullan�lmas� planlanan belge ve ar�iv y�netim sisteminin TS 13298 belgesine sahip olmas� �art ko�ulmu�tur.

�� s�re�leri a��s�ndan Documents �nnova
Hem maliyet hem de i�g�c� avantaj� sa�layan Di ��z�m�, en geni� anlam�yla, kurum i�inde olu�turulan ve farkl�, �ok say�da kullan�c� taraf�ndan kullan�lan t�m belgelerin, sistematik olarak elektronik ortamda saklan�p etkin bir �ekilde y�netilebilmesini sa�lamaktad�r. Web tabanl� bir ��z�m olan Di, mek�n ve zaman�n �tesinde, tamamen �zg�r bir �al��ma ortam� yaratmakta; dinamik sorgu olu�turma, belgenin kategorisine g�re dinamik �stveri alanlar� ekleme, farkl� formlar tasarlama ve dinamik i� ak��lar� olu�turabilme gibi geli�mi� �zellikler sunmaktad�r.

Kurumsal haf�zaya b�y�k katk�
Kurum i�in stratejik bir yap�ta�� olan bilginin y�netimi, kurumsal haf�zan�n olu�mas�nda �nemli bir rol �stlenmektedir. Kurumun uzun vadede alaca�� kararlar� etkileyebilecek kadar �nemli olan belgelerin y�netimi, ayn� zamanda belgelerin, ya�am d�ng�s� boyunca, tan�mlanan i� ak��lar�na uygun bir �ekilde ve g�venli olarak; y�netilmesini, d�zenlenmesini, versiyonlanmas�n�, indekslenerek depolanmas�n� ve ar�ivlenmesini sa�lamaktad�r. Documents �nnova, ‘s�re� y�netimi’ i�levi sayesinde s�re�lerde t�kanmaya neden olan noktalar�n raporlanmas�n� ve bu sayede tespit edilmesini sa�lamaktad�r.Documents �nnova, dosya depolama ihtiyac� i�in veritaban� ve dosya sistemi aras�nda se�im yap�labilmesini sa�layan esnek bir ��z�md�r. Ayr�ca �oklu dil deste�i ve ki�iselle�tirme �zellikleriyle kullan�c�lar i�in kullan�m� kolay bir y�netim platformu haline gelmektedir. Kullan�c�lar, aray�z ve men�leri kendi istekleri ve ihtiya�lar� do�rultusunda ki�iselle�tirebilmektedirler.

Uzun vadeli saklama ve do�rulama imk�n�
Documents �nnova, getirdi�i ayr�cal�kl� ��z�mler sayesinde her zaman bir ad�m �ndedir. Documents �nnova i�erisinde yer alan ‘ar�iv imza’ �zelli�i, belgelerin elektronik imzalar�n�n uzun y�llar boyunca do�rulanabilmesini sa�lamakta, bu da kurum i�in, belgelerin ve sunulan hizmetin de�erini art�rmaktad�r. Ayr�ca, D� ile �retilen belgelerde kullan�lan dok�man format� sayesinde uluslararas� standartlarda da kabul g�rm�� uzun s�reli saklama ve ‘ar�iv imza’ �zelli�i sayesinde uzun s�reli do�rulama m�mk�n olmaktad�r.

Ba�ar� �yk�leri

�zelle�tirme �daresi'nde yeni nesil bilgi y�netim sistemi

T.C. Ba�bakanl�k �zele�tirme �daresi Ba�kanl��, �nnova taraf�ndan geli�tirilen “�zelle�tirme Y�netim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Sistemi Projesi” sayesinde operasyonel performans�n� art�rarak karar alma s�re�lerini h�zland�rd�.

Daha fazla bilgi i�in

Bize bir e-posta g�nderin, i� s�re�lerinizi nas�l daha verimli hale getirebilece�imiz ile ilgili size daha detayl� bilgi verelim

info@innova.com.tr

iNNOVA B�L��M ��Z�MLER� A.�
istanbul | ankara | dubai