İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

Hürriyet İçerik Yönetim Portali Projesi

Hürriyet, dijital dönüşüm yolculuğundaki iş ortağı olarak İnnova’yı seçti.

Hürriyet ve İnnova proje ekipleri

Hürriyet, 1948 yılından bu yana Türk basınının öncüleri arasında yer alan, bugün bünyesinde pek çok farklı yayını barındıran dev bir basın kuruluşudur. Yayın hayatını sürdürdüğü 65 yıldan uzun sürede, çeşitli konularda 5 milyondan fazla belge üretmiş olan Hürriyet’in arşivi, Türkiye tarihinin yakın tanıklarından biridir.

Hürriyet, fotoğraf, metin ve PDF belgelerinden oluşan devasa arşivini, yazı işleri kadrosu başta olmak üzere gerekli tüm birimlerin aradığına hızlıca ulaşabilecekleri, kullanıcı arama deneyimlerine duyarlı yeni bir platformdan sunmayı hedefleyerek dijital dönüşüm yolculuğunu başlattı.

Firma Hürriyet
Çözüm Microsoft SharePoint ve Fast for SharePoint
Sektör Üretim ve Hizmet

Dijital dönüşüm yolculuğunda İnnova’yı tercih eden Hürriyet, proje dahilinde milyonlarca belgeden oluşan büyük veri arşivini, verinin bütünlüğünü koruyarak, kayıpsız bir şekilde yeni platformuna taşıdı. Artık Hürriyet kullanıcıları (çalışanları) ihtiyaç duyduğu veriye yeni arama platformu üzerinden saniyenin dörtte biri gibi çok kısa bir süre içerisinde ulaşıyor.

“Yerel bir iş ortağı olarak seçtiğimiz İnnova’nın desteğiyle SharePoint üzerinde ihtiyaç duyabileceğimiz her türlü özel uygulamayı hayata geçirebileceğimizi biliyoruz.”

Bundan 20 yıl önce (1994-1997 yılları arasında) ilk dijital dönüşümünü başlatan Hürriyet’in bugüne kadar kullandığı hazır içerik yönetim ve dijital arşiv paketi, kurum içerisindeki birimlerin erişimine açıktı. Hürriyet yazı işleri, istihbarat, magazin, ekler, reklam, kurumsal iletişim, yurtdışı yayınları, internet (hurriyet.com.tr) departmanları, Radikal Gazetesi, Hürriyet Daily News ve ayrıca dışarıdan hizmet verilen; CNN Türk, Kanal D, Doğan Kitap ve Hürriyet Dergi Grubu, tüm Hürriyet arşivine erişimini bu paket arama program üzerinden sağlıyordu.

Neden yeni bir sistem?

“Yaklaşık 16 yıldır kullanmakta olduğumuz içerik yönetim ve dijital arşiv sistemimiz, o dönemde yurt dışından temin ettiğimiz paket bir programdı. Bu arama programı, genel ihtiyaçlara hitap eden ve özelleştirme imkanları kısıtlı araçlar içeriyordu. İhtiyaçlarımızı karşılamak içim yaptığımız geliştirmelerde belirli sınırlar içerisinde kalmak zorundaydık” diyen Hürriyet IT Koordinatörü Muhsin Atamer Öcal, projenin ortaya çıkışını şu sözlerle anlattı: “Kullanıcılarımızın aradıkları içeriklere hızlı ve çok daha kolay bir şekilde erişebilecekleri, bir sisteme geçiş yapmamız gerekiyordu. Hürriyet’in dijital dönüşüm yolculuğu böyle başladı.”

Belge yönetimi odaklı bir portal

“İlk başta, nasıl bir altyapıya ihtiyacımız olduğunu anlamamız ve kimlerle çalışmamız gerektiğini tayin etmemiz gerekiyordu. Araştırmalarımız sonrasında, Microsoft SharePoint ve Fast for SharePoint’in birlikte kullanılmasının çok iyi bir çözüm sağlayacağı konusunda karara vardık.” diyen Öcal, İnnova ile çalışmayı neden tercih ettiklerini ise şu sözlerle açıkladı: “İçerik yönetim sistemi ve web portalinin ek ihtiyaçlara açık ve her zaman genişletilebilir bir yapıda olması şarttı. Yerel bir entegratör ile yola çıkmamızın gerekliliği de burada ortaya çıktı. Yerel ihtiyaçlara yerel çözümler üretebilen İnnova ile çalışmamızın ana nedeni bu oldu.”

“İlk ve önemli uygulamalar geliştirdik”

1997 yılından bu yana eski sistem (arama programı) üzerinde geliştirilmiş tüm özelliklerin analiz edildiğinden söz eden Öcal, süreçte kurum içerisinden gelen yeni isteklerin de projeye dahil edildiğini belirtti. Çok uzun süredir elde bulunan yüksek hacimli verinin yeni sisteme aktarılmasının da (veri aktarımı) proje sürecinin en zorlu süreçleri arasında olduğunu söyledi ve dijital dönüşümün ilk ayağının kendileri için önemini şu sözlerle aktardı:

(solda) Hürriyet ‎IT Koordinatörü Muhsin Atamer Öcal ve (sağda) Hürriyet ‎IT Direktörü & Yönetim kurulu Üyesi Reha Argaç

Hürriyet ve İnnova proje ekipleri

“Microsoft’un SharePoint ve Fast for SharePoint uygulamalarının bizim istediğimiz şekilde çalışabilmesi için gerekli olan ilk geliştirmeler ve bazı özelleştirmeler İnnova ve Microsoft desteğiyle gerçekleştirildi. Bunlardan bazıları muhtemelen Türkiye’de ve dünyada ilk defa denenen geliştirmeler oldu. Bu açıdan projenin hayli ciddi süreçlerden geçtiğini söyleyebilirim.”

Microsoft ile yakın işbirliği

“İnnova’nın kurumsal bir firma olmasını, Türkiye’nin en büyük yazılım şirketlerinden birisi olmasını ve Microsoft ile yakın işbirliği içerisinde olmasını önemli avantajlar olarak sayabiliriz. İhtiyaçlarımızın tam olarak karşılanması konusunda başarılı bir çalışma gerçekleştirildi.

Projenin odak noktalarından biri olan kullanıcı deneyimi konusunda beklentinin büyük olduğunu vurgulayan Öcal, “Kullanıcılarımız belirli kategoriler içerisinde arama yapma konusunda, güçlükler yaşıyordu. Yeni sistemde ise kullanıcılarımız arama sonuçlarını iyileştirme/filtreleme araçları sayesinde istedikleri belgelere hızlıca ulaşabiliyor.

“Yazarlarımız yeni sistemi beğendi”

“Hürriyet ailesindeki yazarlarımızdan ve yazı işleri müdürlerimizden yeni portal ve içerik yönetim sistemimizle ilgili olumlu geri bildirimler almaya başladık. Gelen e-postalarda, yeni sistemin içerik arama süreçlerini kolaylaştırdığına dair olumlu tepkileri görüyoruz. Sistemin kullanıcıları, daha önce arama programı ile ulaşamadıkları pek çok belgeye artık kolayca ulaşabildiklerini belirtiyor. Bu da bizi mutlu ediyor.” diyen Öcal, içerik girişi tarafında da önemli çalışmalar yaptıklarını, özellikle arka ofis (back office) çalışmalarının performansa yönelik olumlu neticeler verdiğini söyledi: “Kullanıcılarımız artık; toplu fotoğraf yükleme, toplu indeksleme yapabilme, takip listesi oluşturabilme, birden fazla ekrandaki dokümanı seçip belirli bir yerde toplayabilme vb. pek çok başarılı belge yönetimi özelliğini kullanabiliyor.”

Özel dosyalar kategorisi

Bu sistemle birlikte, özel dosyalar adlı yeni bir kategorinin oluşturulduğunu kaydeden Öcal, bu kategorinin kullanıcılara katkısını şöyle özetledi: “Örneğin bir editörümüz 11 Eylül konusunda bir araştırma çalışması gerçekleştirdi. Bu kategori ile birlikte kullanıcımız, bununla ilgili tüm içerikleri, oluşturduğu özel dosya içerisinde toplayarak başka çalışanlarla veya çalışma gruplarıyla paylaşabiliyor. Kısacası Hürriyet arşivi içinde yapılan araştırmanın yine sistemde saklanabilmesi mümkün oluyor. Dolayısıyla diğer kullanıcılar böyle bir araştırmanın daha önce yapıldığını görüyor ve yeniden aynı araştırmayı yapmaya gerek kalmadan bu özel dosyanın içeriğine anında ulaşabiliyor.”

RAKAMLARLA HÜRRİYET

  • 1 milyon 200 bin adet fotoğraf
  • 1 milyon 100 bin adet metin
  • 900 bin adet PDF
  • 1.500 adet video

  • Toplamda 5 milyondan fazla kayıt!

Fotoğraf arşivinde büyük kolaylık

Muhsin Atamer Öcal’ın üzerinde durduğu en önemli yeniliklerden biri ise fotoğraf arşivine doğrudan fotoğraf yükleyebilme özelliği… Bu özellik sayesinde Hürriyet ve bağlı yayınların muhabirleri fotoğraflarını sisteme kendileri yükleyebiliyor. Bu sayede diğer kullanıcılar dokümantasyon merkezinin fotoğrafları sisteme kaydetmesini beklemeden en güncel fotoğrafları kullanma şansını yakalıyor.

“Her açıdan ele aldık”

İnnova Uygulama Geliştirme Yöneticisi Daron Mazman ise İnnova açısından projenin çok boyutlu bir bakış açısıyla ele alındığına dikkat çekerek şunları söyledi: “Proje ekibi olarak analiz sürecimizi, yalnızca sisteme içerik girişi yapan veya içerik üretenlerin değil, sisteme o ya da bu şekilde temas eden herkesin görüşlerini alarak tamamladık. Hem teknik, hem de operasyonel anlamda en iyi kullanıcı deneyimini yakalayabilmek için çalıştık. Tabii projeyi tam anlamıyla sahiplenen ve ileriye taşıyan Hürriyet proje ekibinin bu başarının elde edilmesinde en büyük paya sahip olduğunu da belirtmek gerekiyor.”

HEDEF

  • Aranılan içeriğe en kısa sürede ulaşılmasını sağlayacak çözüm oluşturmak
  • Sahip olunan devasa arşivin, kayıpsız yeni platforma taşınmasını sağlamak
  • Kullanıcı deneyimlerine uygun tasarlanmış yeni bir arama web portaline sahip olmak
  • İçeriklerin sisteme girişini otomatize etmek ve kolaylaştırmak

ÇÖZÜM

  • Microsoft SharePoint

  • Microsoft Fast for SharePoint (araç)

SONUÇ

  • Yapılan bir arama, 5 milyondan fazla belge içerisinde 250 milisaniyede sonuçlanabiliyor.
  • İçeriğin güvenliğini FAST sağlıyor. Yetki verilmemiş belgeler kullanıcın arama sonuçlarına dahi katılmıyor.
  • Muhabirler kendi fotoğraflarını sisteme kendileri kaydedebiliyor.
  • Dış uygulamalarda üretilen belgeler arşiv sistemine artık otomatik olarak aktarılıyor.

  • Kullanıcılar alışık oldukları yeni arayüzlerde tüm içerik aramalarını kolayca gerçekleştiriyor.
  • 1948 yılından bu yana, tüm Hürriyet dönemini kapsayan arşivde detaylı arama yapılabiliyor.
  • Metin ve fotoğraf arama ve belge yönetimi işleri çok daha kısa zamanda tamamlanıyor.

Son Güncelleme Tarihi: Temmuz 2014