İnnova'nın self servis cihaz pazarındaki lider markası Kiosk İnnova'nın web sitesine yönlendiriliyorsunuz...

www.kioskinnova.com

PayFlex e-Mutabakat Çözümü

İnnova’nın finans dünyasına yönelik tecrübesiyle ortaya çıkan PayFlex e-Mutabakat çözümü, muhasebe süreçlerini dijital ortama taşıyarak hızlandırırken, manuel süreçlerde karşılaşılan hataları da ortadan kaldırıyor.

Cemil Şahbaz

Proje Yönetim Uzmanı, Fintek

Bu konuda daha fazla bilgi almak için doğrudan çözüm danışmanımızla temasa geçebilirsiniz.

90 212 329 7315

İnnova’nın finans dünyasına yönelik tecrübesiyle ortaya çıkan PayFlex e-Mutabakat çözümü, muhasebe süreçlerini dijital ortama taşıyarak hızlandırırken, manuel süreçlerde karşılaşılan hataları da ortadan kaldırıyor.

Şirketler için kritik süreçlerden biri kuşkusuz muhasebe departmanları tarafından yürütülen işlemlerdir. Uzun yıllar boyu borç – alacak konularında telefon ya da faks ile yürütülen mutabakat süreçleri İnnova’nın PayFlex e-Mutabakat çözümüyle dijital ortama taşınıyor. İş dünyasındaki finansal süreçleri dijital ortama taşıma adımlarının önemli basamaklarından biri olan e-Mutabakat, sağladığı kolaylık ve getirdiği avantajlar ile kısa sürede yaygınlaşmaya başladı.

Finansal Süreçlerde de Dijital Dönüşümün Doğru Adresi: İnnova

İnnova, kendi bünyesinde yasal gereklilikleri tam olarak karşılayacak şekilde geliştirdiği PayFlex çözümleri ailesini her geçen gün geliştiriyor. İnnova’nın ödeme, tahsilat ve sadakat programlarını bünyesinde barındıran PayFlex çözüm ailesi; e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv ve e-Bilet çözümlerinin ardından şimdi de e-Mutabakat ile şirketlerin finansal süreçlerini dijital ortama taşımaya devam ediyor.

e-Mutabakat Süreci Nasıl İşliyor?

İnnova PayFlex e-Mutabakat çözümü, geçmişte manuel olarak yürütülen süreçlere büyük bir hız ve kolaylık sağlar. Uygulama ile tüm aşamalar dijital ortama taşınır. Mutabakatı gönderen kurumlar, PayFlex e-Mutabakat ile kendi belirledikleri şablonları kullanarak mutabakat talep ettikleri alıcı kuruma e-posta ortamında bildirimde bulunabilir. Mutabakat talebini alan kurum ise gelen bildirim üzerindeki “Kabul Et” ya da “Red Et” seçeneklerini kullanarak onay mekanizmasını aktifleştirir. Yine alıcı kurum dilerse gelen bildirime açıklama ekleyerek gönderici kuruma kolayca iletebilir. Alıcı kurumun mutabakata olumlu ya da olumsuz yanıt vermemesi halinde sistemde tanımlanmış aralıklarla alıcıya hatırlatma yapılabilmektedir. Bu işlev sayesinde, özellikle muhasebe departmanlarının üzerinde bulunan önemli bir iş yükü ortadan kalkmış olur. Onayın e-posta yerine diğer alternatif yollarla alınması durumunda ise yetkilendirilmiş kullanıcılar sistem üzerinde güncelleme yapabilmektedir.

Kağıt ortamında çalışmanın getirdiği riskler, PayFlex e-Mutabakat çözümü ile ortadan kalkıyor.

e-Mutabakat Modelleri

Toplam üç farklı mutabakat modeli bulunur. Bunlar satıcı ve alıcı mutabakatını kapsayan “Cari Mutabakat” ile BA (Beyanname Alıcı) mutabakatı ve BS (Beyanname Satıcı) mutabakatı. PayFlex e-Mutabakat çözümü, BA ve BS ile ilgili raporları otomatik olarak oluşturarak Gelir İdaresi Başkanlığı ile paylaşabilme yeteneğine sahiptir. Sürecin dijital ortamda çalışması sayesinde gerek raporlama gerekse bu raporların ilgili yasal mercilerle paylaşımı otomatize edilmiş olur.

e-Mutabakat Oluşturmak

İnnova, e-Mutabakat kullanıcılarına yeni mutabakat oluşturma için üç farklı seçenek sunar. Bunlar:

  • Portal üzerinden manuel olarak
  • ERP entegrasyonu sayesinde WebServis hizmetleri ile otomatik olarak
  • Sisteme dosya (excel) yükleyerek

Tek Ekrandan Tam Kontrol

Çok sayıda tedarikçi ile çalışan şirketlerde mutabakat süreçlerinin takibi de önemli bir başka iş yüküdür. İnnova PayFlex e-Mutabakat çözümü, ilgili firmalara gönderdikleri mutabakatların tümünü tek bir ekrandan izleyebilme ve operasyonu yönetebilme kolaylığı sağlar.

Öne Çıkan Faydalarl

  • Dijital ortama geçiş ile süreçleriniz hızlanır.
  • Zamandan tasarruf edersiniz.
  • Kağıt ortamında tutulan evrakların kaybolma riski ortadan kalkar.
  • Kağıt kullanımının azalmasıyla kurumunuzun ekolojik ayak izini azaltırsınız.
  • Personel giderlerinden tasarruf edersiniz.
  • Gelen yanıt sürelerini ekranda görüntüleyebilir ve sorun yaşadığınız müşteri ya da tedarikçilerinizi kolayca tespit edebilirsiniz.

BA/BS kayıtlarınız başta olmak üzere tüm mutabakat süreçlerinizi dijital ortama taşımak kurumunuza çok sayıda avantaj kazandırır.


Avantajlar ve Özellikler

İnnova, PayFlex e-Mutabakat ile kurumunuza pek çok avantaj sunar. Bunlar arasında öne çıkan bazıları şu şekildedir:

  • Beyanname Alıcı (BA) ve Beyanname Satıcı (BS) ile Müşteri Cari ya da Satıcı Cari mutabakat işlemlerini hızlı ve kolayca oluşturarak alıcı firmadaki yetkili kişiye e-posta yoluyla otomatik olarak iletebilirsiniz.
  • Daha az kaynak kullanımı,
  • Mutabakat iletilerini göndermeden önce önizleme yapabilir, yapmak istediğiniz değişiklikleri taslak ekranından kolayca gerçekleştirebilirsiniz.
  • Gönderilecek mutabakat e-maili şablonunu kurumunuza göre özelleştirebilirsiniz.
  • Alıcıların verdikleri onay ve yorumları anında sisteminizde görüntüleyebilirsiniz.
  • Yanıt gelmemesi durumunda periyodik olarak hatırlatmalarda bulunabilirsiniz.
  • Alıcı kurumdaki yetkili kişileri oluşturabilir, mutabakat tipine göre aynı kurum içinde farklı kişileri yetkilendirebilirsiniz.
  • BA/BS kayıtlarınıza ilişkin, Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) bildirdiğiniz rapor formatında çıktıya PayFlex e-Mutabakat çözümü üzerinden ulaşabilirsiniz. GİB’e yüklemeye hazır formatta indirebileceğiniz bu dosyayı, hiçbir değişiklik yapmadan GİB’e yükleyebilirsiniz.

Soru 1 : e-Mutabakat nedir?

Cevap 1 : Şirketler arasındaki borç-alacak hesaplarının eşitlenmesi amacıyla telefon, faks, e-posta ya da dijital olmayan diğer yollarla yürütülen mutabakat süreçlerinin dijital ortamda otomatize edilmesidir.

Soru 2 : PayFlex e-Mutabakat çözümü ile ne tip mutabakatlar yapılabilir?

Cevap 2 : Beyanname Alıcı (BA) / Beyanname Satıcı (BS) mutabakatları ile Cari Mutabakatı yapılabilmektedir.

Soru 3 : Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilecek raporlar sistemden alınabilir mi?

Cevap 4 : Evet, PayFlex e-Mutabakat çözümünü kullanarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından talep edilen BA/BS raporunu almak mümkündür.

Soru 4 : Mutabakat için gönderilecek şablonu özelleştirmek mümkü müdür?

Cevap 4 : Evet, şablonu şirketinizin kurumsal kimlik standartlarına uygun olacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Soru 5 : Toplu mutabakatlar oluşturulabiliyor mu?

Cevap 5 : PayFlex e-Mutabakat çözümüne, kullandığınız ERP çözümünden alacağınız Microsoft Excel formatındaki dosyayı yükleyebilir, dosyada kayıtlı bulunan tüm alıcılara toplu gönderim yapabilirsiniz.

Soru 6 : Mutabakat durumu manuel olarak değiştirilebilir mi?

Cevap 6 : Gönderilen mutabakata ve sonrasındaki hatırlatmalara e-posta üzerinden yanıt gelmemesi durumunda telefon ya da farklı bir yolla onay alınabilmektedir. Bu tip bir onay almanız durumunda yetkili kullanıcılarınız mutabakat durumunu manuel olarak güncelleyebilmektedir.

Soru 7 : Gönderim öncesi kontrol mekanizmaları nasıl işliyor?

Cevap 7 : Mutabakatlar gönderim öncesinde bir önizleme ekranında görüntülenmektedir. Bu ekrandan gerekli kontrolleri yapabilir ve varsa değişikliklerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Soru 8 : Raporlama alternatifleri neler?

Cevap 8 : PayFlex e-Mutabakat çözümü tüm mutabakatlarınızı kurum, dönem ya da mutabakat tipi bazında raporlama olanağı sunmaktadır.

Soru 9 : Kullanıcı ya da gönderim adedi sınırlamaları var mı?

Cevap 9 : Hayır, kullanıcı sayısı ve e-posta adetleriyle ilgili bir sınırlama bulunmamaktadır.

Soru 10 : Dönemsel mutabakatları nasıl takip edebiliriz?

Cevap 11 : PayFlex e-Mutabakat çözümü, dashboard özelliği ile süreci kolaylıkla takip etmenizi sağlar. Döneminize ve mutabakat tipine göre adet ve tutar bazında mevcut durumu görebilir, yine bu kriterlerde mutabakatlarınıza yanıt verilme durumlarını izleyebilirsiniz.

Soru 11 : Mutabakatların saklanma süresine ait bir sınırlama var mı?

Cevap 11 : PayFlex e-Mutabakat kullanıcılarının oluşturduğu mutabakatlar, herhangi bir zaman sınırlaması olmadan İnnova’dan hizmet alınmaya devam edildiği müddetçe saklanmaktadır.