Daha fazla bilgi için: info@innova.com.tr

Documents Innova’nın Modülleri




Elektronik / Mobil İmza

Elektronik/mobil imza; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufundaki güvenli e-imza aracıyla oluşturulan elektronik veriyi ifade eder. E-imza, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlar ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar.

Documents Innova’da oluşturulan evraklar da 15.01.2004 tarihli 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak elektronik/mobil imza bileşeniyle kolayca doğrulanabilir. Bu sayede Documents Innova içindeki dökümanlarda hızlı ve güvenli doğrulama yapılarak iş süreçleri kesintisiz şekilde sürdürülebilmektedir.

Documents Innova’nın e-imza özelliği, TÜBİTAK’ın e-imza uygulamaları kontrol listesiyle ve çeşitli uluslarası standartlarla tam uyumlu şekilde çalışır.

Mobil Uygulama

Günümüzde tüm sistemlere mobil erişim ihtiyacı hızla artmaktadır. Documents Innova mobil uyumlu web uygulamasının yanısıra iOS ve Android için Native uygulama sunmaktadır.

Documents Innova kullanıcıları akıllı mobil cihazları üzerinden mobil web uygulamasını veya mobil uygulamaları kolayca kullanabilir, iş süreçlerini akıcı bir şekilde yönetebilir.

Documents Innova kullanıcıları akıllı mobil cihazları üzerinden iş süreçlerini akıcı bir şekilde yönetebilir. Mobil cihazlardan erişim ile birçok işlemi kolayca gerçekleştirebilir. Documents Innova mobil uygulamaları, gelişen ihtiyaçlara göre güncellenmeye devam etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi

İnnova’nın kendi markasını taşıyan Documents Innova, kurumsal doküman, belge ve arşiv yönetimi konusunda üstün yetenekleriyle tam donanımlı bir platform sunar. Kurum için resmi nitelik taşımayan tüm dokümanların kurumsal ve kişisel klasörler yardımıyla saklanması, versiyonlanması (CheckIn/CheckOut), versiyon takiplerinin yapılabilmesi ve iş akışı aracılığıyla kurum içerisinde paylaşılması sağlanabilir. Hazırlanan bu dokümanlar sistem içerisinde kolaylıkla onaya/imzaya çıkartılarak resmi nitelik kazandırılabilir.

Belge / Evrak Yönetim Sistemi

Documents Innova, bir kurum için resmi nitelik taşıyan tüm belgelerin (gelen/giden evraklar, iç yazışmalar, formlar) elektronik olarak kayıt altına alınması, elektronik ortamda dolaşımının sağlanması, arşivlenmesi ve ihtiyaç dahilinde hızlı kayıtlı sorgular ve/veya dinamik sorgularla sorgulanarak ulaşılmasını sağlamaktadır. ​​​​

Documents Innova ile kurumların mevcut belgelerini oluşturma ve saklama maliyetleri düşerken, belge akışını hızlı ve doğru bir şekilde yönetilmesi kırtasiye masrafları ile iş gücü ve zamandan tasarruf sağlar.

Sunulan kullanıcı dostu arayüzleri sayesinde, değişen belge ve süreçlerinin mevcut kurum personeline ve yeni personele aktarılmasını kolaylaştırırken, belgelerin yüksek eğitim harcamalarına veya ek bir yazılım geliştirmeye ihtiyaç duymaksızın kurum personeli tarafından hızlı bir şekilde sisteme eklenebilmesini mümkün kılar.

İş Akış/Süreç Yönetim Sistemi

Documents Innova’da sayısal belgelerini yasal standartlara uygun şekilde üreten, arşivleyen ve gerektiğinde hızlı bir şekilde bu içeriklere erişebilen kurumlar, iş akış ve süreç yönetiminde de geniş olanaklara sahiptir.

İş akış yönetim sistemi yardımıyla belge ve dokümanlar iş akışlarına dahil edilebilir. Tamamen web tabanlı bir İş Akışı Yönetim Sistemi (BPM) aracı ile kuruma özel iş akışları ve süreçler sürükle & bırak yöntemi ile görsel olarak kolayca düzenlenebilmektedir. Bu sayede sisteme yeni katılan bir kullanıcı dahi hızlıca iş akış ve süreç yönetim sistemine uyum sağlayabilir.

Arşiv Yönetim Sistemi

Belge ve Formlar kategorileri tanımlanarak arşivlenebilmektedir. Arşivlenen belgelerin aslı üzerinde değişiklik yapılamamakta ve silinememektedir. Arşiv belgesinin aslı sistemde bir tane tutulmaktadır ve kullanıcılar yetkisi dahilinde belgeye ulaşabilmektedir. Her birim isterse kendi arşivlediği (birim arşivindeki) belgeleri listeleyip görüntüleyebilmektedir. TS 13298 ve Devlet Arşivleri, Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak Saklama Planları, Tasfiye İşlemleri, Birim Arşivi, Kurum Arşivi işlemleri yapılabilmektedir.

IRM Şifreleme ve Hak Yönetimi

Information Rights Management (IRM) modülü belge şifreleme ve hak yönetimi uygulamasıdır. Documents Innova uygulaması tarafından saklanan belgelere ait dokümanların kullanıcı tarafından istenmesi durumunda şifrelenebilmesi veya sistem tarafından belirlenen gizlilik derecesine sahip evrakların otomatik olarak şifrelenebilmesi, sadece istenen kişiler tarafından dokümana erişilebilmesi, bu şifrelenmiş dokümanların uygulama dışına çıkartılması durumunda dahi içeriğine yetkisiz erişimlerin engellenmesi için gerekli bileşenlerin Documents Innova uygulaması ile entegre şekilde çalışmasını sağlayan modüldür.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Entegrasyonu

Documents Innova, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve senet hükmünde yasal geçerli kesin delil haline getiren elektronik posta hizmeti sunan KEP hizmet sağlayıcılarının yazılımları ile entege bütünleşik çözüm sunar.

Tarama / Optik Karakter Tanımlama (OCR) Sistemi

Documents Innova yoğun tarama yapan kullanıcılar için Windows uygulaması olarak çalışan bir tarama bileşeni ve az sayıda tarama yapan kullanıcılar için web tabanlı bir tarama uygulaması barındırmaktadır. Toplu ADF (Automatic document feader) ünitesine konulan dokümanlar belge ve ekleri olarak manuel, boş sayfa veya barkod ayırma yöntemleri kullanılarak taranıp ayrılabilmektedir. Doküman içinden belirli bir sayfa seçilerek silme, yeniden taranıp değiştirme, önüne/sonuna/araya sayfa ekleme, döndürme işlemleri tarayıcıdan veya dosya sistemi kaynak gösterilerek yapılabilmektedir.

Taranan belgeler sayfa sınırlaması olmaksızın sunucu tabanlı olarak OCR işlemine tabi tutulabilmektedir. Türkçe OCR desteği bulunmaktadır ve OCR işlemlerinin sonuçları indekslenebilmekte ve bu indekslere göre içerikten arama yapılabilmektedir. Ayrıca farklı OCR ürünleri ile de entegre bir şekilde çalışabilmektedir.

Form Yönetimi:

Kurumsal formların sistem üzerinde tanımlanmasına olanak sağlayan web tabanlı bir form tasarım modülüdür. Dinamik form tasarımı için, tablo, tablo üzerinde aritmetik işlemler (dört işlem), seçme kutuları, seçmeli kutu, tek seçmeli liste ve kullanıcı bilgileri şeklinde arayüz bileşenleri sağlanmaktadır. Belirli bir kullanıcı grubu tarafından doldurulan formaların tanımlanan tek bir kullanıcıda toplanması ve bu formların hangi kullanıcılar tarafından doldurulduğuna dair raporların alınabilmesi mümkündür. Formlar tanımlanan bir zaman diliminde otomatik olarak dolaşıma açılabilmekte, zaman dilimi sonunda da formların dolaşımı sonlandırılabilmektedir.

Entegrasyon Katmanı

Documents Innova web tabanlı ve SOA (Service Oriented Architecture) mimarisi sayesinde web servis sağlayan tüm kurumsal uygulamalar (SAP, Oracle vb uygulamalar) ile entegre olabilmektedir. Bu kurumsal uygulamalardan girilen bilgilerin üst veri olarak alınması, içeriğin belge şablonuna yansıtılması, kurumsal uygulama tarafından üretilen dokümanın imza süreçlerine dahil edilmesi, elektronik form ile toplanan verilerin ilgili kurumsal uygulamaya aktarılması gibi birçok işlem entegrasyon katmanı ile gerçekleştirilebilmektedir. Aynı zamanda Documents Innova belirtilen e-posta ve faks hesaplarını dinleyerek gelen elektronik postaların ve faksların belgeleşmesini sağlanabilmektedir.